Wybierz miejsce przyjmowania płatności odpowiednie do przebiegu wizyty
Recepcja daje personelowi jedno miejsce do sprawdzenia opłat, przyjęcia płatności i omówienia kolejnej rezerwacji. Minusem może być tłok: klient regulujący rachunek może dzielić stanowisko z osobą, która właśnie przyszła albo pyta o usługi. Ustal, która rozmowa ma pierwszeństwo, gdy recepcję obsługuje tylko jedna osoba.
Przyjęcie płatności przy fotelu zabiegowym, stoliku konsultacyjnym lub w innym odpowiednim miejscu może wyeliminować kolejkę, ale ktoś musi przenosić, ładować i odkładać terminal. W przypadku wizyt u klientów rozważ obsługę płatności za pomocą urządzenia mobilnego. Zapytaj, które dostępne urządzenia sprawdzą się w poszczególnych miejscach, zamiast zakładać, że każdy terminal działa poza ladą.
Ustal rachunek przed podaniem terminala
Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za potwierdzenie wykonanych usług, uzgodnionych dodatkowych usług i wcześniej zarejestrowanych płatności. Przed podaniem terminala wyjaśnij klientowi ostateczną kwotę. Jeśli wcześniej pobrano zaliczkę, sprawdź jej zapis, zamiast polegać na notatce zawierającej jedynie informację, że wizyta jest potwierdzona.
Traktuj zakończenie rezerwacji i zakończenie płatności jako odrębne kwestie. Zakończona wizyta nie oznacza, że płatność kartą się powiodła. Ustal, kto sprawdza wynik na terminalu, kto aktualizuje zapis w firmie i kto zajmuje się niejasnym wynikiem. Nie proś klienta o ponowną płatność, dopóki nie sprawdzisz pierwszej próby.
Sprawdź łączność w miejscu przyjmowania płatności
W lokalu w Radcliffe lub w innym miejscu w Greater Manchester sprawdź proponowane połączenie w pomieszczeniach, w których będą przyjmowane płatności. Połączenie działające przy routerze może zachowywać się inaczej za wewnętrznymi ścianami. Potwierdź, jakie rodzaje łączności obsługuje dane urządzenie i czy jego użyteczność zmienia się przy przenoszeniu między pomieszczeniami.
W przypadku usług świadczonych poza lokalem zapytaj o wymagania dotyczące zasięgu i dostępne opcje, gdy połączenie jest niedostępne. Nie zakładaj, że urządzenie może przyjmować płatności offline. Ustal procedurę awaryjną, którą personel będzie mógł spokojnie wyjaśnić, w tym sposób sprawdzania niepewnej transakcji i miejsce, w którym można uzyskać pomoc.
- Wymień ladę, pomieszczenia i lokalizacje poza lokalem, w których potrzebne są płatności.
- Sprawdź wymagania dotyczące połączenia, sposób ładowania i dostępność urządzeń.
- Zapytaj, jak uzyskać informację o wyniku płatności po przerwaniu połączenia.
Przykład: dwie wizyty kończące się jednocześnie
Przykład hipotetyczny: salon kosmetyczny w Radcliffe zatrudnia dwie osoby wykonujące zabiegi i jedną recepcjonistkę. Dwa zabiegi kończą się jednocześnie, a w tym samym czasie przychodzi kolejna klientka. Salon wybiera rozliczanie przy recepcji, ponieważ recepcjonistka może sprawdzić rachunek i umówić następną wizytę. Każda osoba wykonująca zabieg przekazuje informacje o wykonanej usłudze, zanim skieruje klientkę do recepcji.
Podczas próby jedna z klientek kwestionuje doliczoną usługę. Recepcjonistka wyjaśnia kwotę przed rozpoczęciem płatności, a druga osoba wykonująca zabieg zajmuje się przybyłą klientką. Sukces oznacza, że każdy rachunek odpowiada uzgodnionym usługom, każda płatność ma potwierdzony wynik i żadna klientka nie musi niepotrzebnie ponownie płacić.
Porównaj warunki rozliczeń razem ze sprzętem
Zapytaj, kiedy potwierdzone płatności stają się dostępne, co wpływa na termin rozliczenia i jak opłaty są wykazywane w raportach. Zapytaj też, jak prezentowane są zwroty, zakwestionowane płatności i nierozliczone transakcje. Udana transakcja na terminalu i wpływ pieniędzy na konto to dwa różne etapy; personel musi umieć je rozróżnić.
NeroPay oferuje terminale kartowe i usługi płatnicze. W przypadku kwalifikującego się terminala kartowego NeroPay oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty za subskrypcję oprogramowania. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności, kryteria kwalifikacyjne i właściwe warunki. Następnym krokiem jest przedstawienie zespołowi przebiegu rozliczania klientów i potwierdzenie dostępnych urządzeń, ich dostępności, cen oraz wymaganych integracji.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy każdy pracownik wykonujący zabiegi powinien mieć własny terminal?
Niekoniecznie. Porównaj potrzeby związane z jednoczesnym rozliczaniem klientów z nakładem pracy potrzebnym do współdzielenia, ładowania i lokalizowania urządzeń. Przed podjęciem decyzji potwierdź dostępne opcje i koszty.
Czy terminal automatycznie aktualizuje moje rezerwacje?
Nie zakładaj, że tak. Potwierdź, czy obsługiwane jest połączenie między rejestrami rezerwacji a płatnościami, w tym jak personel ma postępować z zaliczkami, korektami i nieudanymi próbami.
Co personel powinien zrobić, jeśli wynik płatności jest niejasny?
Przed ponowną próbą sprawdź zapis transakcji zgodnie z ustaloną procedurą. Jeśli wynik nadal jest niepewny, skontaktuj się z zespołem obsługi klienta dostawcy usług płatniczych.