Dopasuj terminal do przebiegu wizyty
Recepcja zapewnia pracownikom stałe miejsce, w którym mogą potwierdzić wykonanie usługi, przyjąć płatność i zaproponować paragon. Może jednak tworzyć się kolejka, gdy kilka wizyt kończy się w tym samym czasie. Przenośny terminal może sprawdzić się przy usługach wykonywanych w pozycji siedzącej lub w prywatnych gabinetach, ale pracownicy nadal potrzebują niezawodnego sposobu powiązania płatności z właściwą wizytą.
W przypadku wizyt poza siedzibą firmy zapytaj o dostępne urządzenia przenośne i opcje łączności. Porównaj wymagania dotyczące baterii, sposób przenoszenia urządzeń i dostęp do zapisów płatności po zakończeniu wizyty. NeroPay oferuje terminale płatnicze i usługi płatnicze; przed dokonaniem wyboru potwierdź z zespołem, jakie urządzenia są obsługiwane i dostępne oraz jakie obowiązują warunki handlowe.
Sprawdź łączność tam, gdzie faktycznie przyjmujesz płatności
Nie oceniaj łączności wyłącznie na podstawie warunków panujących w recepcji. W tylnym gabinecie zabiegowym, studiu na piętrze lub pod adresem klienta mogą panować inne warunki. Zapytaj, czy proponowany terminal korzysta z Wi-Fi, łączności komórkowej czy innego obsługiwanego połączenia, a także co się stanie w razie utraty połączenia.
Poproś o demonstrację dostępnych na proponowanym urządzeniu sposobów sprawdzania statusu transakcji. Pracownicy powinni wiedzieć, jak ustalić, czy płatność została zrealizowana, zanim poproszą klienta o ponowną próbę. Nie zakładaj, że obsługiwana jest akceptacja płatności offline lub automatyczne przełączanie między połączeniami.
- Wymień wszystkie miejsca, w których planujesz przyjmować płatności.
- Jeśli to możliwe, sprawdź proponowane połączenie w wybranych lokalizacjach.
- Ustal, z kim pracownicy powinni się skontaktować, gdy wynik płatności pozostaje niejasny.
Rozlicz dzień na podstawie wizyt, a nie z pamięci
Wizyta oznaczona jako zakończona nie musi być opłacona, a sama suma z terminala nie wyjaśni wszystkich rezerwacji. Przed zamknięciem dnia porównaj zakończone wizyty z przypisanymi do nich wynikami płatności. Jeśli dotyczy to Twojej firmy, zadbaj o to, by można było odróżnić gotówkę, płatności kartą, zaliczki i nieuregulowane salda.
Stosuj spójny sposób oznaczania transakcji we własnej dokumentacji, aby inny upoważniony współpracownik mógł prześledzić ich przebieg. Nie zakładaj, że zapisy rezerwacji i terminala synchronizują się automatycznie — zapytaj, jakie połączenia są obsługiwane. Zapisuj nierozstrzygnięte kwestie zamiast zmieniać kwoty tylko po to, by zgadzały się sumy.
- Sprawdź zakończone wizyty i oczekujące na rozliczenie kwoty.
- Porównaj zarejestrowane płatności kartą z dostępnym zapisem transakcji terminala.
- Osobno sprawdź zwroty, nieudane próby i niepewne wyniki transakcji.
- Zanotuj każdą niewyjaśnioną różnicę, osobę odpowiedzialną i kolejny krok kontrolny.
Przykład: płatność, której brakuje w zapisie rezerwacji
Przykład hipotetyczny: salon kosmetyczny w Prestwich kończy osiem wizyt. Jeden klient ma do zapłaty £45 po wcześniejszej wpłacie £15 na poczet usługi o wartości £60. Zapis terminala pokazuje pomyślną płatność £45, ale w dokumentacji wizyty nadal widnieje kwota £45 do zapłaty, ponieważ recepcjonista musiał przerwać pracę.
Przy zamknięciu kierownik sprawdza oznaczenie wizyty, kwotę, godzinę i dostępne szczegóły transakcji, zanim skoryguje zapis wewnętrzny. Nie prosi klienta o ponowną płatność tylko dlatego, że rezerwacja nadal widnieje jako nieopłacona. Wynik kontroli jest możliwy do sprawdzenia: przy każdej zakończonej wizycie widnieje wyjaśniony status płatności, a każda pozostała różnica ma udokumentowany dalszy sposób postępowania.
Zanim porównasz oferty, zapytaj o rozliczenia
Dzienne wpływy z płatności kartą i kwota, która trafia na konto bankowe, to dwie różne kwestie wymagające uzgodnienia. Zapytaj o terminy rozliczeń, godziny graniczne, weekendy, sposób wykazywania opłat oraz wpływ zwrotów na przekazywane zestawienia. Ustal, jakie raporty są dostępne, zamiast zakładać, że dzisiejsza suma z terminala będzie odpowiadać jutrzejszej pozycji na wyciągu bankowym.
Jeśli potrzebujesz również oprogramowania do rezerwacji lub obsługi sprzedaży, zapytaj o warunki kwalifikacji. W przypadku kwalifikującego się terminala płatniczego NeroPay oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej za oprogramowanie. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności, warunki kwalifikacji i odpowiednie warunki umowy. Potwierdź z zespołem, czy rozwiązanie jest odpowiednie i jakie połączenia są wymagane.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy jeden terminal może obsługiwać recepcję i gabinety zabiegowe?
Jest to możliwe, w zależności od urządzenia, łączności i dostępu personelu. Sprawdź, czy przenoszenie terminala powoduje opóźnienia, gdy kilka wizyt kończy się jednocześnie, i potwierdź możliwości proponowanego urządzenia.
Czy należy ponowić płatność, jeśli reakcja ekranu jest niejednoznaczna?
Najpierw sprawdź status transakcji zgodnie z procedurą obsługiwaną przez dostawcę. Jeśli wynik nadal jest niepewny, skorzystaj z uzgodnionej ścieżki wsparcia zamiast zakładać, że płatność się nie powiodła.
Czy zamknięcie terminala oznacza, że środki zostały rozliczone?
Nie zakładaj, że tak jest. Potwierdź procedury zamknięcia i rozliczania u dostawcy, a następnie osobno uzgodnij zapisy transakcji i wpływy na konto bankowe.