Ustal, gdzie zmienia się osoba odpowiedzialna za płatność
Przy stałej ladzie pracownicy mogą trzymać terminal w jednym miejscu, ale goście mogą musieć odejść od stolika, żeby zapłacić. Przynoszenie terminala do stolika pozwala obsłużyć płatność przy gościu, ale zwiększa znaczenie dostępności urządzenia, kontroli baterii i przekazywania go między pracownikami. Przy odbiorze zamówień na wynos może być potrzebna osobna kolejka lub miejsce do płatności.
Wybierz podstawowy sposób obsługi płatności, zamiast pozostawiać każdemu kelnerowi decyzję na własną rękę. Ustal, kto otwiera rachunek, kto sprawdza kwotę i kto odnotowuje zakończenie płatności. Zapytaj, które terminale będą odpowiednie dla takiego rozwiązania i potwierdź, czy obsługują połączenie z używaną już kasą — nie zakładaj, że rachunki będą przesyłane automatycznie.
Sprawdź zasięg, zanim zdecydujesz się na obsługę mobilną
W restauracji działającej w Hyde najważniejsza kwestia dotycząca łączności wiąże się z lokalem, a nie kodem pocztowym. Sprawdź rzeczywiste miejsca płatności: stolik położony najdalej, ladę do odbioru zamówień i wszystkie miejsca na zewnątrz, które zamierzasz obsługiwać. Zapytaj zespół, jakie rodzaje łączności obsługuje proponowane urządzenie i co się dzieje w razie utraty połączenia.
Weź pod uwagę również ładowanie i przechowywanie. Terminal przenośny przyda się tylko wtedy, gdy pracownicy będą mogli szybko znaleźć gotowe do pracy urządzenie. Ustal alternatywne miejsce przyjmowania płatności na wypadek problemów z łącznością i nie zakładaj, że terminal może przyjmować płatności offline.
- Przejdź planowaną trasę obsługi płatności i zanotuj miejsca ze słabym zasięgiem.
- Potwierdź obsługiwane rodzaje łączności i wymagania dotyczące ładowania.
- Ustalcie, kto zajmuje się problemami z połączeniem w trakcie obsługi.
Przy przekazywaniu obowiązków skup się na rachunkach, nie tylko na sprzęcie
Przekazanie terminala nie wyjaśnia, które rachunki zostały opłacone. Korzystajcie z uzgodnionego rejestru rachunków, aby odróżnić płatności nieopłacone, potwierdzone i nierozstrzygnięte. Przy rachunkach dzielonych odnotujcie pozostałą do zapłaty kwotę, aby kolejna osoba obsługująca nie poprosiła ponownie o zapłatę całej sumy.
Jeśli wygląda na to, że płatność została przerwana, personel powinien sprawdzić dostępny rejestr transakcji, zanim poprosi klienta o ponowną próbę. Ustalcie, kto może wyjaśniać niejasne wyniki i obsługiwać prośby o zwrot zgodnie z procedurami firmy. Nie zapisujcie danych karty w notatkach przy przekazaniu obowiązków; używajcie numeru referencyjnego rachunku i ograniczcie się do niezbędnych informacji.
- Sprawdźcie, czy terminal jest na miejscu, naładowany i gotowy do użycia.
- Wskażcie otwarte rachunki i nierozstrzygnięte próby płatności.
- Wskażcie osobę odpowiedzialną za każdą nierozstrzygniętą sprawę.
Przykład: płatność przy stoliku podczas zmiany zmiany
Przykład hipotetyczny: restauracja w Hyde obsługuje gości przy stolikach, a jednocześnie przyjmuje zamówienia na wynos przy ladzie. Jedna osoba kończy zmianę, gdy goście przy stoliku proszą o podzielenie rachunku. Pierwsza płatność została potwierdzona, ale przerwa w połączeniu sprawia, że wynik drugiej próby jest niejasny.
Osoba kończąca zmianę zapisuje numer referencyjny rachunku, potwierdzoną kwotę i nierozstrzygniętą próbę, a następnie przekazuje odpowiedzialność kierownikowi zmiany. Kierownik sprawdza rejestr transakcji, zanim poprosi o kolejną płatność. W międzyczasie klienci odbierający zamówienia korzystają z ustalonego miejsca przy ladzie, zamiast zabierać ze sobą ten sam terminal.
Proste, obserwowalne kryterium powodzenia: kolejna osoba obsługująca potrafi wyjaśnić status rachunku bez pytania odchodzącego współpracownika, a suma potwierdzonych płatności w rejestrze zgadza się z kwotą oznaczoną jako opłacona. Żadna niepewna próba nie jest uznawana za udaną ani nieudaną bez uprzedniego sprawdzenia.
Przed wyborem zapytaj o rozliczenia i oprogramowanie
Potwierdzenie płatności klienta i przekazanie środków na wskazane przez Ciebie konto to dwa różne etapy. Zapytaj o czas rozliczenia, godziny graniczne, weekendy, potrącenia, zwroty i dostępne raporty do uzgadniania transakcji. Potwierdź na piśmie koszty terminala, opłaty za przetwarzanie płatności i obowiązujące warunki; nie planuj dostępności gotówki, zakładając konkretną datę wypłaty.
Oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej za oprogramowanie wraz z kwalifikującym się terminalem kartowym NeroPay. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za przetwarzanie płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki. Przed zmianą organizacji pracy w restauracji potwierdź dostępność produktów, obsługiwane urządzenia i ewentualną integrację z zespołem.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy powinniśmy przyjmować płatności przy stoliku czy przy ladzie?
Dostosuj wybór do przebiegu obsługi. Przy płatnościach przy stolikach trzeba jasno ustalić, kto odpowiada za urządzenie; przy płatnościach przy ladzie należy wyznaczyć miejsce, które nie utrudnia odbioru zamówień. Możecie korzystać z obu rozwiązań, jeśli obowiązki są jasno określone.
Co personel powinien zrobić, gdy wynik płatności jest niejasny?
Pozostawcie rachunek nierozliczony i poproście wyznaczoną osobę o sprawdzenie rejestru transakcji przed ponowieniem próby. Nie zakładajcie, że błąd połączenia oznacza, iż płatność nie została zrealizowana.
Czy terminal będzie współpracować z naszą obecną kasą?
Potwierdźcie z zespołem zgodność i obsługiwany sposób pracy. Nie zakładajcie, że kwoty płatności lub statusy transakcji będą przekazywane między systemami.