Płatność przy recepcji czy przy fotelu?
Terminal przy recepcji zapewnia personelowi jedno miejsce, w którym można sprawdzić końcową kwotę za usługę, dodać produkty do sprzedaży detalicznej i umówić kolejną wizytę. Minusem może być tłok: klienci wychodzący mogą dzielić przestrzeń z osobami przychodzącymi, zwłaszcza gdy dłuższe zabiegi sezonowe kończą się w podobnym czasie.
Przenośny terminal może umożliwić klientowi płatność przy stanowisku stylizacji lub łóżku zabiegowym, jeśli wybrane urządzenie i połączenie obsługują taki sposób pracy. Przyjmowanie płatności poza recepcją wymaga jednak jasnej procedury przekazywania informacji, aby nie pominąć zakupu produktu ani zmiany zakresu zabiegu. Zapytaj, które opcje terminali będą odpowiednie dla Twojego lokalu, zamiast zakładać, że każde urządzenie można przenosić.
Sprawdź łączność w miejscu przyjmowania płatności
Sprawdź proponowane połączenie w rzeczywistych miejscach przyjmowania płatności, a nie tylko obok routera. Łączność w gabinecie zabiegowym na tyłach lokalu, na osobnym piętrze lub przy stanowisku za przepierzeniem może działać inaczej niż przy recepcji. Ustal, czy proponowany terminal korzysta z Wi-Fi, łączności mobilnej czy innego rodzaju połączenia, i jakie dodatkowe rozwiązania są potrzebne.
Przed sezonem wzmożonego ruchu ustal, co personel powinien zrobić, jeśli płatność pozostaje w toku lub połączenie zostanie przerwane. Przed ponowną próbą obciążenia sprawdź status transakcji i postępuj zgodnie z zaleceniami dostawcy. Zadbaj o łatwy dostęp do danych kontaktowych pomocy technicznej i zapytaj, jakich informacji będzie potrzebować, nie zapisując poufnych danych karty.
- Sporządź listę miejsc, w których personel będzie przyjmować płatności.
- Potwierdź z zespołem obsługiwane rodzaje łączności i zasady ładowania urządzeń.
- Ustal ścieżkę eskalacji w przypadku nierozstrzygniętych wyników transakcji.
Przykładowy plan obsługi płatności w salonie w sezonie wzmożonego ruchu
Przykład hipotetyczny: salon fryzjerski w Hazel Grove planuje dwie wizyty na koloryzację i manicure, które mają zakończyć się w ciągu dziesięciu minut w pracowite grudniowe popołudnie. Recepcja musi też przywitać kolejnych klientów. Właściciel zastanawia się, czy przyjmować wszystkie płatności w recepcji, czy poprosić o obsługiwany przenośny terminal do dodatkowego punktu płatności.
Salon wybiera recepcję jako domyślne miejsce płatności, a w razie potrzeby wyznaczony stylista obsługuje dodatkowe płatności. Przed pobraniem opłaty stylista potwierdza z recepcją wykonane zabiegi i zakupione produkty. Po płatności odnotowuje jej wynik przy rezerwacji. To procedura dla personelu, a nie zakładana integracja oprogramowania.
- Przećwiczcie obsługę nakładających się w czasie zakończeń wizyt przed okresem wzmożonego ruchu.
- Sprawdźcie, czy każda zakończona płatność odpowiada jednej wizycie i uzgodnionej kwocie.
- Zmieńcie procedurę przekazywania informacji, jeśli personel nie potrafi ustalić, czy klient już zapłacił.
Odróżnij potwierdzenie płatności od rozliczenia
Udana płatność kartą i wpływ pieniędzy na firmowe konto to dwa różne etapy. Zapytaj o harmonogramy rozliczeń, godziny graniczne, weekendy i święta bankowe, a także opłaty za przetwarzanie transakcji i wszelkie potrącenia wykazywane w raportach. Nie planuj sezonowych płatności dla dostawców w oparciu o zakładaną datę rozliczenia.
Ustal, kto będzie porównywać zrealizowane transakcje z rejestrami rozliczeń i wyjaśniać rozbieżności. Jeśli salon przyjmuje zaliczki, sprzedaje produkty lub oferuje zwroty, zapytaj, jak takie transakcje są widoczne w dostępnych raportach. Potwierdź obsługiwany proces dla każdej z nich, zamiast zakładać, że terminal zarządza całym saldem rezerwacji.
Poproś o rozwiązanie dopasowane do Twojego salonu
Przedstaw zespołowi NeroPay krótki opis najbardziej intensywnego okresu, lokalizacji płatności i potrzeb związanych z przekazywaniem obowiązków między pracownikami. Zanim podejmiesz decyzję, poproś o potwierdzenie odpowiednich urządzeń, łączności, zasad wsparcia, cen i warunków rozliczeń.
Jeśli rozważasz również oprogramowanie do obsługi recepcji, NeroPay oferuje NeroPOS/ePOS i NeroBooking. W przypadku kwalifikującego się terminala płatniczego NeroPay oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty za subskrypcję oprogramowania. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za przetwarzanie płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki. Osobno potwierdź dostępność produktów i ewentualne wymagane integracje.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy mały salon potrzebuje więcej niż jednego terminala?
Niekoniecznie. Najpierw sprawdź, czy nakładające się w czasie zakończenia wizyt powodują opóźnienia. Usprawnienie przekazywania obowiązków między pracownikami może rozwiązać problem; o dodatkowy sprzęt pytaj tylko wtedy, gdy wymaga tego sposób pracy.
Czy możemy przyjmować płatności poza recepcją?
Być może, zależnie od obsługiwanego terminala i dostępności łączności. Opisz zespołowi planowane lokalizacje i przed wyborem urządzenia potwierdź, czy będzie odpowiednie.
Skąd będziemy wiedzieć, że sposób pracy jest gotowy?
Przeprowadź próbę z nakładającymi się w czasie zakończeniami wizyt. Sukces oznacza, że personel potrafi ustalić prawidłową kwotę, potwierdzić wynik płatności i powiązać go z wizytą bez ponawiania próby płatności ani niejasności przy przekazywaniu obowiązków.