Wybierz terminal do obsługi pod wskazanym adresem, nie tylko przy ladzie
Terminal odpowiedni do stacjonarnego punktu odbioru może nie sprawdzić się w przypadku technika serwisowego lub zespołu dostawczego przyjmującego płatność pod adresem klienta. Określ, gdzie będą przyjmowane płatności: w budynku, przy pojeździe, na tymczasowym stoisku czy w bazie firmy. Uwzględnij też przejazdy poza Falkensee.
Zapytaj, jakie metody łączności obsługuje proponowane urządzenie i jakie warunki są potrzebne do ich działania. W zależności od dostępnego sprzętu połączenie stacjonarne może sprawdzić się przy ladzie, natomiast praca mobilna wymaga łączności, z której operator może korzystać w terenie. Potwierdź dostępne urządzenia, rozwiązania w zakresie łączności i dostępność w Niemczech u NeroPay, zamiast zakładać, że określona konfiguracja jest w zestawie.
Zadbaj o jasne przekazanie informacji o wyniku płatności
Ustal, kto wprowadza kwotę, sprawdza wynik i oznacza zlecenie jako opłacone. W przypadku jednej osoby wszystkie te czynności wykonuje ten sam operator. Jeśli za dostawę, obsługę klienta i pracę biurową odpowiadają różne osoby, niejasny sposób przekazywania informacji może sprawić, że ktoś zacznie dopominać się o płatność, która została już pobrana.
Ustal, co personel powinien sprawdzić na proponowanym terminalu, aby odróżnić zakończoną płatność od transakcji, która nadal jest w toku. Jeśli połączenie zostanie przerwane lub wynik będzie niepewny, sprawdź status transakcji zgodnie z ustaloną procedurą, zanim poprosisz klienta o ponowną próbę. Zapytaj zespół, jak należy wyjaśniać niepewne wyniki i komu je zgłaszać.
Powiąż paragony z numerami zleceń
Paragon pomaga klientom rozpoznać płatność, ale nie zastępuje wewnętrznej dokumentacji zlecenia. Stosuj jeden format oznaczenia, na przykład numer zlecenia, w rezerwacji, na fakturze lub karcie pracy. Zapytaj, czy proponowany system płatności umożliwia zapisanie lub wyświetlenie tego oznaczenia. Jeśli nie, ustal niezawodny sposób uzgadniania dokumentacji, nie umieszczając w notatce dotyczącej płatności zbędnych danych klienta.
Potwierdź, jakie formaty potwierdzeń płatności są obsługiwane i w jaki sposób otrzymują je klienci. Pracownicy powinni umieć wyjaśnić, co potwierdza dokument i z kim skontaktować się w razie pytań. Sprawdź też, jakie dane firmy będą widoczne na potwierdzeniu i wyciągu płatniczym klienta, aby nieznany opis nie powodował niepotrzebnych wątpliwości.
Przykład: mobilna wizyta serwisowa
Przykład hipotetyczny: serwisant kończy zlecenie FAL-218 w domu klienta i uzgadnia końcową opłatę w wysokości EUR 85. Przed podaniem terminala serwisant sprawdza numer zlecenia i kwotę. Po potwierdzeniu wyniku płatności proponuje obsługiwaną opcję otrzymania potwierdzenia i oznacza zlecenie jako opłacone w dokumentacji firmy.
Jeśli terminal nie może zapisać numeru zlecenia, biuro potrzebuje alternatywnej metody dopasowania płatności, wykorzystującej dostępne dane transakcji, kwotę i dokumentację zlecenia. Praktyczny test powodzenia jest prosty: osoba, która nie była obecna podczas wizyty, potrafi zidentyfikować płatność za FAL-218, a klient rozpoznaje obciążenie bez dodatkowych wyjaśnień.
- Przeprowadź kontrolowany test z użyciem planowanego sprzętu i uzgodnionej procedury.
- Sprawdź, czy można dopasować potwierdzenie dla klienta do wewnętrznej dokumentacji zlecenia.
- Powtórz przekazanie obowiązków z innym pracownikiem.
Odróżnij potwierdzenie płatności od rozliczenia
Udana płatność kartą i wpływ pieniędzy na wskazany rachunek to dwa różne etapy. Przed wyborem usługi zapytaj o terminy rozliczeń, godziny graniczne, dni wolne od pracy, potrącenia i sposób wykazywania zwrotów w raportach. Potwierdź warunki obowiązujące w Twojej firmie w Niemczech — nie polegaj na warunkach opisanych dla innego rynku.
NeroPay oferuje terminale płatnicze i usługi płatnicze. W przypadku kwalifikującego się terminala oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dołączone bez dodatkowej opłaty za subskrypcję oprogramowania. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za przetwarzanie płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki. Zapytaj, które opcje sprawdzą się w Twoim mobilnym modelu pracy, i przed podjęciem decyzji potwierdź dostępność, ceny oraz wymagane połączenia.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy jeden terminal może obsługiwać wizyty mobilne i stanowisko odbioru?
To zależy od urządzenia, łączności i godzin pracy. Sprawdź, czy współdzielenie terminala nie uniemożliwi przyjmowania płatności w którejś z lokalizacji.
Co zrobić, jeśli klient chce otrzymać potwierdzenie?
Przed złożeniem zamówienia potwierdź dostępne formy potwierdzenia płatności. Zapewnij pracownikom spójny sposób proponowania potwierdzenia i obsługi próśb zgłoszonych po wizycie.
Czy oprogramowanie wliczone w cenę oznacza, że nie ma żadnych kosztów płatności?
Nie. Do kwalifikujących się terminali może być dołączone określone oprogramowanie bez dodatkowej opłaty za subskrypcję, ale nadal obowiązują koszty sprzętu, opłaty za przetwarzanie płatności i odpowiednie warunki.