Oszacuj koszty na podstawie zrealizowanych wizyt
Zacznij od reprezentatywnego okresu na podstawie własnych danych. Zanotuj liczbę zrealizowanych wizyt, przychody z płatności kartą, liczbę transakcji i spokojniejsze okresy. Firma przyjmująca mniej płatności o wyższej wartości może ponosić inne koszty niż firma obsługująca wiele niewielkich płatności za wizyty.
Poproś o pisemne zestawienie kosztów terminala, opłat za przetwarzanie płatności i wszelkich innych obowiązujących opłat. Potwierdź długość umowy, warunki rezygnacji i sposób naliczania opłat za zwroty. Porównuj oferty przy założeniu takiej samej aktywności, zamiast kierować się jedną reklamowaną stawką.
Zdecyduj, w którym momencie wizyty klient ma zapłacić
Stały punkt płatności przy recepcji pozwala skupić odpowiedzialność w jednym miejscu, ale po zakończeniu kilku wizyt naraz mogą tworzyć się kolejki. Przyniesienie terminala do fotela lub stolika konsultacyjnego może wyeliminować konieczność dodatkowego postoju, ale wymaga jasnych zasad współdzielenia, ładowania i odkładania urządzenia przez personel.
Jeśli przyjmujesz klientów poza swoją siedzibą, sprawdź obsługiwane rodzaje łączności, przewidywany czas pracy na baterii i zasięg w odwiedzanych miejscach. Zapytaj, jakie urządzenia i opcje łączności są dostępne; nie zakładaj, że każdy terminal obsługuje każde rozwiązanie. Przetestuj łączność dokładnie tam, gdzie będą przyjmowane płatności, a nie tylko przy recepcji.
Prowadź osobno dokumentację rezerwacji i płatności
Ustal, kto potwierdza należną kwotę, kto przyjmuje płatność i kto aktualizuje dokumentację wizyty. Jeśli w ramach usługi pobierasz zaliczki, personel powinien widzieć pozostałe saldo przed poproszeniem o zapłatę. Potwierdzona rezerwacja nie oznacza, że płatność została otrzymana.
NeroPay oferuje terminale płatnicze i oprogramowanie do rezerwacji NeroBooking. W przypadku kwalifikującego się terminala płatniczego NeroPay oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej za oprogramowanie. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki. Zamiast zakładać, że dane są synchronizowane, potwierdź z zespołem obsługiwane procesy i integracje.
Przykład: jeden terminal czy wspólna procedura korzystania z urządzenia mobilnego?
Przykład hipotetyczny: salon w Dukinfield zatrudnia dwie osoby, których wizyty często kończą się o tej samej porze. Właściciel porównuje obsługę płatności wyłącznie w recepcji z przyjmowaniem płatności przy fotelu. Płatność w recepcji zapewnia stały przebieg rozliczenia, natomiast płatność przy fotelu może ograniczyć przekazywanie terminala, ale wymaga, by obie osoby obsługiwały urządzenie.
Właściciel analizuje reprezentatywny tydzień, odnotowując liczbę płatności, czas oczekiwania przy płatności oraz sytuacje, w których personel nie może znaleźć terminala. Następnie porównuje pisemne zestawienia kosztów odpowiednich opcji. Udana próba oznacza, że każda zakończona wizyta ma odpowiadający jej zapis płatności, personel wie, kto ma urządzenie, a klienci nie są wielokrotnie odsyłani do kasy.
Sprawdź, kiedy środki z płatności będą dostępne
Autoryzacja płatności i rozliczenie to różne etapy. Zapytaj, kiedy środki powinny wpłynąć na wskazany przez Ciebie rachunek, jak na ten termin wpływają weekendy i dni ustawowo wolne od pracy oraz czy jakieś warunki mogą opóźnić rozliczenie. Nie planuj wydatków w oparciu o zakładaną datę wpływu środków.
Zanim podejmiesz decyzję, zapytaj, jak uzgadniać przychody, opłaty i zwroty z otrzymanymi kwotami. Następnie prześlij NeroPay informacje o typowym rozkładzie wizyt, miejscach przyjmowania płatności i łącznych kwotach ostatnich płatności, a potem poproś o zestawienie kosztów oraz potwierdzenie, które urządzenia są odpowiednie i dostępne, wraz z warunkami handlowymi.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy przy wyborze terminala należy kierować się wyłącznie stawką za obsługę płatności?
Nie. Porównaj koszty sprzętu, obowiązujące opłaty i warunki umowy przy tej samej liczbie i wartości płatności. Weź też pod uwagę, czy sposób przyjmowania płatności nie generuje zbędnej pracy dla personelu.
Czy jeden terminal może obsługiwać kilka gabinetów, w których odbywają się wizyty?
Może to pasować do Twojego sposobu pracy, ale potwierdź możliwości urządzenia i sprawdź łączność w każdym pomieszczeniu. Ustal, gdzie terminal będzie przechowywany, kto będzie go przenosić i jak personel będzie obsługiwać płatności przy nakładających się terminach.
Czy oprogramowanie do rezerwacji jest dostępne z każdym terminalem?
Nie dotyczy to wszystkich terminali. Oprogramowanie NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej za oprogramowanie w przypadku kwalifikującego się terminala płatniczego NeroPay. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności i odpowiednie warunki.