Wybierz miejsce przyjmowania płatności odpowiednie dla małego zespołu
Terminal przy ladzie zapewnia personelowi stałe miejsce do przyjmowania płatności i sprawdzania zamówień na odbiór. Wadą może być tłok: osoba płacąca za danie na wynos może ustawić się w tej samej kolejce co gość, który kończy posiłek i chce wyjść. Zastanów się, czy jedna osoba z zespołu może obsłużyć obie sytuacje, nie przerywając przygotowywania zamówień.
Przyniesienie terminala do stolika pozwala uniknąć proszenia gości o ustawienie się w kolejce, ale personel potrzebuje jasnych zasad przekazywania obowiązków. Ustal, kto odpowiada za poszczególne rachunki i gdzie terminal jest odkładany po użyciu. Jeśli przyjmujesz płatności poza lokalem, zapytaj, jakie urządzenia i opcje łączności są obsługiwane, zamiast zakładać, że każdy przenośny terminal działa samodzielnie.
Sprawdź łączność tam, gdzie faktycznie przyjmujesz płatności
Połączenie działające przy routerze może działać inaczej przy odległym stoliku lub na zewnątrz, w punkcie odbioru. Przed wyborem terminala opisz układ lokalu i zapytaj, jakie metody łączności obsługuje proponowane urządzenie. Jeśli dostępna jest łączność komórkowa, sprawdź jej przydatność w miejscach, w których faktycznie będą przyjmowane płatności.
Ustal, co personel powinien zrobić, gdy wynik płatności jest niejasny. Zanim poprosi klienta o ponowną próbę, powinien sprawdzić status transakcji zgodnie z ustaloną procedurą. Nie zakładaj, że terminal może przyjmować płatności offline; potwierdź, jakie działanie jest dostępne i jakie wsparcie zapewniono.
- Wypisz wszystkie miejsca, w których personel będzie przyjmować płatności.
- Zorganizuj odpowiednie sprawdzenie łączności w tych miejscach.
- Zapisz, do kogo należy się zwrócić w przypadku niejasnego wyniku płatności.
Zadbaj o możliwość odróżnienia zamówień online od płatności terminalowych
NeroPay oferuje terminale płatnicze, oprogramowanie NeroPOS/ePOS oraz NeroWeb strony internetowe z bezpośrednim zamawianiem online. Porównując zintegrowane rozwiązania, zapytaj dokładnie, jak obsługiwane są identyfikatory zamówień, wyniki płatności i status realizacji. Dostępność produktów, obsługiwane urządzenia i integracje należy potwierdzić z zespołem.
Samo przyjęcie zamówienia lub oznaczenie go jako gotowego nie informuje personelu, czy zostało opłacone. Ustal spójny sposób odróżniania zamówień opłaconych online od tych wymagających płatności przy odbiorze. Jeśli informacje trzeba przekazywać ręcznie, wyznacz osobę odpowiedzialną i unikaj sytuacji, w której dwie osoby niezależnie aktualizują to samo zamówienie.
Przykład: kawiarnia obsługująca gości przy stolikach i zamówienia na odbiór
Przykład hipotetyczny: dwuosobowy zespół kawiarni w Cheadle Hulme obsługuje klientów przy stolikach, przygotowując jednocześnie zamówienia online na odbiór. Jedna osoba zajmuje się napojami i płatnościami, a druga przygotowuje jedzenie. Zespół wybiera ladę jako miejsce płatności przy odbiorze i rozważa przyjmowanie płatności przy stolikach tylko wtedy, gdy odpowiedni, obsługiwany terminal może tam utrzymać łączność.
Przed uruchomieniem usługi zespół ćwiczy obsługę zamówienia opłaconego online, zamówienia wymagającego płatności przy odbiorze oraz rachunku przy stoliku. Kryterium powodzenia jest możliwe do zaobserwowania: w każdym teście zespół potrafi zidentyfikować zamówienie, ustalić, czy płatność została zakończona, i potwierdzić wydanie bez ponownego pobierania płatności. Każdy niejasny status staje się kwestią do wyjaśnienia przed rozpoczęciem obsługi klientów.
Porównaj warunki rozliczeń i łączne koszty przed podjęciem decyzji
Zapytaj, kiedy środki mają trafić na wskazany rachunek, jakie obowiązują godziny graniczne oraz jak na harmonogram wpływają weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. Ustal, jak opłaty, zwroty i identyfikatory transakcji są prezentowane w raportach. Udana płatność klienta i zaksięgowanie środków to odrębne zdarzenia, więc personel nie powinien traktować ich jako równoważnych.
W przypadku kwalifikującego się terminala płatniczego NeroPay oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej za oprogramowanie. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki; zamawianie online może wiązać się również z kosztami dostawy. Poproś o ofertę uwzględniającą faktyczne miejsca przyjmowania płatności, kanały zamówień i potrzeby dotyczące raportowania.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy mała kawiarnia potrzebuje więcej niż jednego terminala?
Niekoniecznie. Zastanów się, czy płatności przy stolikach i odbiór przy ladzie często wymagają użycia tego samego urządzenia w tym samym czasie. Porównaj korzyści operacyjne wynikające z posiadania kolejnego terminala z potwierdzonymi kosztami.
Czy zamówienia online będą automatycznie pojawiać się w moim systemie kasowym?
Nie zakładaj, że tak będzie. Poproś zespół o potwierdzenie obsługiwanej konfiguracji i pokazanie, jak przetwarzane są szczegóły zamówienia oraz status płatności.
Co powiedzieć klientom, jeśli status płatności jest niejasny?
Wyjaśnij, że sprawdzasz wynik, zanim poprosisz o ponowną próbę. Postępuj zgodnie z uzgodnioną procedurą sprawdzania statusu i uzyskiwania pomocy, zamiast zgadywać.