1. Zdecyduj, gdzie będą przyjmowane płatności
Przy obsługiwanej recepcji przyjmowanie płatności przy ladzie pozwala jednej osobie kontrolować zakończone wizyty i zakupy produktów. Może to jednak oznaczać, że klienci będą czekać, gdy recepcja obsługuje telefony lub przybywających gości. Ustal, kto przejmie obsługę, gdy recepcjonista będzie niedostępny.
Płatności przy fotelu lub stoliku zabiegowym pozwalają uniknąć dodatkowego postoju przy recepcji, ale personel potrzebuje spójnego sposobu potwierdzania końcowej kwoty i odnotowywania zakończenia transakcji. Jeśli pracujesz także w tymczasowych lokalizacjach lub dojeżdżasz na wizyty do klientów, wymień te miejsca podczas zapytania. Nie zakładaj, że terminal lub połączenie odpowiednie do pracy w pomieszczeniu sprawdzi się również w pracy mobilnej.
- Rozpisz przebieg obsługi od zakończenia zabiegu do potwierdzenia płatności.
- Wybierz główne miejsce przyjmowania płatności i wskaż osobę za nie odpowiedzialną.
- Wymień dodatkowe miejsca, w których trzeba będzie przyjmować płatności.
2. Sprawdź połączenia przed wyborem sprzętu
Zapytaj, jakie opcje łączności obsługuje proponowany terminal i co musi zapewnić Twój salon. Sprawdź rzeczywisty zasięg przy recepcji, w strefie stylizacji i w gabinetach zabiegowych, zamiast polegać na połączeniu w pobliżu routera. Ściany i układ pomieszczeń mogą wpływać na działanie płatności w różnych miejscach.
Jeśli terminal ma być używany w różnych miejscach, zapytaj o ładowanie, przewidywane wymagania dotyczące użytkowania i sposób postępowania w razie utraty łączności. Potwierdź, jakie karty i metody płatności są obsługiwane w Twojej firmie w Niemczech, w tym te, o które klienci często pytają. NeroPay oferuje terminale kartowe i usługi płatnicze, ale dostępność urządzeń i obsługiwane funkcje należy potwierdzić z zespołem.
- Wskaż dostępne gniazdka i miejsca ładowania z dala od stref, w których używa się wody.
- Omów wymagania dotyczące łączności i dostępne opcje awaryjne.
- Zapytaj, jak sprawdzić status płatności po przerwaniu połączenia, zanim spróbujesz ponownie.
3. Ustal jasną procedurę obsługi płatności dla personelu
Ustal, jak pracownicy będą obliczać końcową kwotę: za zabieg, uzgodnione dodatki i produkty na sprzedaż. Klient powinien znać tę kwotę przed rozpoczęciem płatności. Osobno ustal, jak pracownicy mają postępować w przypadku próśb o napiwek, podział płatności lub zwrot, i potwierdź, co faktycznie obsługuje proponowane rozwiązanie.
Jeśli oprócz płatności chcesz korzystać z oprogramowania do rezerwacji lub obsługi kasy, omów ten sposób pracy przed zakupem. W przypadku kwalifikującego się terminala kartowego NeroPay oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej za oprogramowanie. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za przetwarzanie płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki. Potwierdź, czy systemy wymagają połączenia, zamiast zakładać, że szczegóły wizyt lub kwoty są automatycznie przesyłane.
- Potwierdź uzgodnioną kwotę z klientem.
- Sprawdź wynik płatności, zanim oznaczysz wizytę jako opłaconą.
- Postępuj zgodnie z ustaloną procedurą wydawania potwierdzeń i odnotuj każdą nierozstrzygniętą płatność.
4. Wyjaśnij zasady rozliczeń i codziennych kontroli
Pomyślne przyjęcie płatności i wpływ środków na wskazane konto to odrębne etapy. Zanim podejmiesz decyzję, zapytaj o czas rozliczenia, godziny graniczne, weekendy, ewentualne potrącenia i sposób wykazywania korekt. Poproś o warunki obowiązujące Twoją firmę w Niemczech, zamiast planować w oparciu o rozwiązania stosowane na innym rynku.
Ustal, kto na koniec dnia porównuje zakończone wizyty z rejestrami płatności. Zapytaj, jakie raporty są dostępne i jak pracownicy mogą wyjaśnić brakującą, odrzuconą lub niepewną transakcję. Dobrym sprawdzianem jest to, czy wynik płatności dla każdej zakończonej wizyty jest wyjaśniony, a osobę odpowiedzialną za wyjaśnienie każdej rozbieżności wskazano z imienia i nazwiska.
5. Przećwicz realistyczny przebieg płatności w salonie
Przykład hipotetyczny: salon z dwoma stanowiskami w Bernau bei Berlin zwykle przyjmuje płatności w recepcji, ale recepcjonistka odbiera także telefony dotyczące rezerwacji. Właściciel wybiera recepcję jako główne miejsce przyjmowania płatności i pyta, czy obsługiwany terminal przenośny może być rozwiązaniem awaryjnym przy fotelu do stylizacji.
Przed rozpoczęciem pracy właściciel ćwiczy obsługę płatności za zabieg i produkt na sprzedaż, potwierdza łączną kwotę, wykonuje zatwierdzony przez dostawcę test płatności i sprawdza utworzony zapis. Drugie ćwiczenie dotyczy przerwanego połączenia: pracownicy trenują sprawdzanie statusu transakcji, zamiast od razu prosić klienta o ponowną płatność. Każdy niejasny wynik staje się pytaniem do działu pomocy technicznej przed rozpoczęciem regularnego użytkowania.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy każdy stylista powinien mieć osobny terminal?
Niekoniecznie. Zacznij od ustalenia, czy godziny płatności się nakładają i za co odpowiadają pracownicy. Jeśli współdzielenie terminala zakłócałoby obsługę, omów zakup dodatkowych urządzeń; potwierdź ich koszty i sposób raportowania.
Czy możemy przyjmować płatności poza salonem?
Opisz zamierzone zastosowanie mobilne dla NeroPay. Przydatność zależy od dostępnego urządzenia, łączności, obsługiwanych usług i obowiązujących warunków.
O co powinniśmy zapytać w sprawie rozliczeń?
Zapytaj, kiedy można się spodziewać środków, jakie potrącenia mogą mieć zastosowanie, jak dni wolne od pracy wpływają na termin oraz gdzie zgłosić płatność, która nie pojawiła się w oczekiwanym terminie.