Uwzględnij ograniczenia klientów, a nie tylko mapę
Zapytaj klientów, kiedy będzie dostępna właściwa osoba, zamiast kierować się ogólnymi godzinami otwarcia. Sklep może otwierać się wcześnie, podczas gdy osoba kontaktowa w sprawach rozliczeń pojawia się później. Odbiór towaru może wymagać obecności pracownika magazynu, dostępnego miejsca załadunku i przygotowania produktów do przeniesienia. Potwierdź, czy uzgodniony przedział czasowy dotyczy przyjazdu, czy zakończenia obsługi.
Określ cel i podaj numer referencyjny dla każdego przystanku. Odróżnij odbiór zwróconego towaru od rozmowy o fakturze czy przyjęcia uzgodnionej płatności: wymagają one innego przygotowania i mogą zająć różną ilość czasu. Nie umieszczaj na karcie trasy kierowcy zbędnych danych dotyczących konta klienta; podaj tylko informacje potrzebne do realizacji przystanku.
- Zapisz uzgodniony przedział czasowy, imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz numer telefonu.
- Potwierdź, którym wejściem należy się posłużyć, jakie obowiązują ograniczenia załadunku i czy towary są gotowe.
- Oszacuj czas na miejscu, uwzględniając kontrolę i formalności.
Jasno rozdziel obowiązki planisty, kierowcy i biura
Planista trasy powinien odpowiadać za kolejność przystanków i potwierdzić, że zobowiązania można zrealizować w ramach dostępnej zmiany. Kierownik magazynu powinien sprawdzić, czy jest wystarczająco dużo miejsca i czy są spełnione wymagania dotyczące obsługi, jeśli odbierane są towary. Kierowca powinien zapoznać się z praktycznymi kwestiami dotyczącymi dostępu przed wyjazdem, zamiast odkrywać je dopiero przy pierwszym wjeździe z ograniczeniami.
Wyznacz jednego pracownika biura odpowiedzialnego za informowanie klientów i podejmowanie decyzji podczas rundy. Ustal, kto może zatwierdzić zmianę przedziału czasowego, pominięcie przystanku lub ponowną wizytę. Jeśli jedna osoba pełni kilka funkcji, i tak jasno określ jej obowiązki. Klienci powinni wiedzieć, z kim się skontaktować w razie zmiany dostępności.
- Wskaż osobę, która zatwierdza trasę przed wyjazdem.
- Ustal, jak kierowca będzie zgłaszać opóźnienia, gdy bezpiecznie zaparkuje.
- Ustal, kto potwierdza z klientami zmienione ustalenia.
Zrównoważ czas przejazdu, czas obsługi i dostępne możliwości
Najpierw zaplanuj rzeczywiście nieprzesuwalne wizyty, a następnie dopasuj do nich elastyczne postoje. Krótsza trasa może się nie sprawdzić, jeśli kierowca dotrze do klienta w czasie jego niedostępności. Z kolei dotrzymanie wszystkich preferowanych przedziałów czasowych może wymagać drugiego kursu. Wyjaśnij ten kompromis, zanim obiecasz godzinę, której zespół nie jest w stanie wiarygodnie dotrzymać.
Uwzględnij parkowanie, załadunek, sprawdzanie ilości i wyjaśnianie rozbieżności, a nie tylko czas jazdy. Jeśli pojazd realizuje również dostawy, zastanów się, jak odbiory wpływają na ładunek i dostęp do pozostałych zamówień. Zostaw trochę nieprzydzielonego czasu, zamiast zakładać, że każdą minutę można przeznaczyć na kolejny postój.
- Oddziel nieprzesuwalne przedziały czasowe od preferowanych, które klienci mogą zmienić.
- Sprawdzaj ładunek po każdym odbiorze towarów, a nie tylko przed wyjazdem.
- Przenieś postój na inny kurs, jeśli nie zostawia realistycznego zapasu czasu na opóźnienia.
Przetestuj plan w scenariuszu z opóźnieniem na jednym z przystanków
Przykład hipotetyczny: hurtownia planuje trzy postoje. Kawiarnia potrzebuje odbioru skrzynek zwrotnych między 9 a 10 rano. Osoba kontaktowa w sprawie konta u sprzedawcy detalicznego jest dostępna po 10.30 rano na wcześniej uzgodniony odbiór związany z kontem. Firma cateringowa może wydać zwrócony towar między 11 rano a południem. Dyspozytor sprawdza miejsce na skrzynki, potwierdza każde zadanie i zostawia zapas czasu między wizytami.
Teraz sprawdź, co się stanie w razie opóźnienia: skrzynki w kawiarni nie są gotowe, co wydłuża postój o 25 minut. Kierowca zgłasza to, gdy bezpiecznie zaparkuje; biuro sprawdza, czy sprzedawca detaliczny może przyjąć kierowcę później, nie narażając na ryzyko przedziału czasowego firmy cateringowej. Jeśli nie, biuro uzgadnia osobną wizytę u sprzedawcy detalicznego, zamiast prosić kierowcę, by się spieszył lub przyjechał bez zapowiedzi.
- Przelicz pozostałe postoje, uwzględniając opóźnienie.
- Wskaż pierwsze zobowiązanie wobec klienta, którego nie dałoby się dotrzymać.
- Przed wyjazdem potwierdź, kto odpowiada za plan awaryjny i kontaktuje się z klientem.
Po zakończeniu rundy zadbaj o dokumentację, którą biuro będzie mogło uzgodnić
NeroTrade obsługuje procesy hurtowe, w tym dokumenty dostawy, konta handlowe, faktury, wyciągi, trasy i odbiory. Potwierdź, które funkcje są włączone w Twojej firmie i jak zespół powinien z nich korzystać. Opracuj proces pracy w oparciu o potwierdzone możliwości; nie zakładaj automatycznej optymalizacji tras ani połączeń z innymi systemami.
Po zakończeniu kursu porównaj planowane i rzeczywiste godziny przyjazdu, odnotuj wykonane i pominięte zadania oraz wyjaśnij rozbieżności w odniesieniu do odpowiednich danych klienta. Mierzalnym kryterium powodzenia jest jasny wynik dla każdego postoju, przypisanie osoby odpowiedzialnej do każdego nierozwiązanego działania oraz możliwość zrozumienia przez biuro przebiegu dnia bez proszenia kierowcy o odtwarzanie go z pamięci.
- Odnotuj, dlaczego postój trwał dłużej lub nie udało się go zrealizować.
- Oddziel wyniki odbioru towarów od wyników płatności na koncie.
- Wykorzystaj powtarzające się opóźnienia, aby skorygować zapasy czasu na kolejnym kursie.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy zawsze powinniśmy wybierać najkrótszą trasę?
Nie. Dostępność klienta, możliwość załadunku i czas spędzony na miejscu mogą sprawić, że nieco dłuższa trasa będzie praktyczniejsza. Porównuj całkowity czas pracy, a nie tylko przebieg w kilometrach.
Co zrobić, jeśli klient nie może potwierdzić przedziału czasowego odbioru?
Potraktuj postój jako wstępny. Ustal termin potwierdzenia i wyjaśnij, że bez potwierdzenia może być konieczne przeniesienie go na inny kurs.
Czy możemy łączyć dostawy i odbiory?
Tak, jeśli pozwalają na to harmonogram, miejsce w pojeździe i sposób obsługi towarów. Sprawdź, jak odebrane towary wpływają na pozostały ładunek, i zadbaj o wyraźne odnotowanie każdego zadania.
Czy NeroTrade automatycznie optymalizuje trasę?
Nie zakładaj automatycznej optymalizacji. NeroTrade obsługuje trasy i odbiory, ale warto sprawdzić, które funkcje są włączone dla Twojej firmy, i jasno określić odpowiedzialność za planowanie.