1. Ustal, dokąd trafia zamówienie online
Zacznij od opisania procesu włączonego w Twojej konfiguracji — nie zakładaj, że wszystkie systemy są połączone. NeroWeb obsługuje menu, opcje produktów, skonfigurowany odbiór lub dostawę oraz finalizację zakupu. To, czy zamówienie pojawia się potem w innym systemie, powoduje wydruk bonu czy wymaga interwencji personelu, trzeba potwierdzić dla Twojej konfiguracji. Nie zakładaj, że korzystanie z NeroPOS wraz z NeroWeb oznacza określone połączenie.
Wybierz sposób przekazywania zamówień do przygotowania. Automatyczne przekazywanie, jeśli jest obsługiwane i skonfigurowane, wymaga sprawdzania, czy nie brakuje wydruków ani czy nie są one zdublowane. Przy przekazywaniu ręcznym trzeba wyznaczyć konkretną osobę i ustalić jasny sposób oznaczania przekazanego zamówienia. W obu przypadkach określ, do którego zapisu personel powinien się odwołać, gdy dane na dwóch ekranach są rozbieżne.
- Wypisz każdy etap przekazywania zamówienia — od finalizacji zakupu po przygotowanie w kuchni i wydanie klientowi.
- Oznacz każdy etap jako automatyczny, ręczny lub jeszcze niepotwierdzony.
- Poproś zespół o potwierdzenie, jakie połączenia lub urządzenia są obsługiwane, zanim zaczniesz na nich polegać.
2. Prześledź oznaczone zamówienie testowe podczas finalizacji zakupu
Przykład hipotetyczny: klient zamawia dwa curry warzywne, wybiera łagodny wariant jednego i ostry drugiego, dodaje porcję ryżu i wybiera odbiór. Użyj tego zestawu, aby sprawdzić, czy opcje produktów pozostają przypisane do właściwej pozycji. Przeprowadź kontrolowane sprawdzenie przy użyciu metody testowej uzgodnionej z dostawcą; nie zakładaj, że dostępna jest możliwość testowania płatności.
Porównaj koszyk widoczny dla klienta z rekordem zamówienia dostępnym dla personelu. Sprawdź ilości, etykiety opcji, kwotę do zapłaty i wybraną metodę realizacji. Jeśli w Twojej konfiguracji dostępny jest wybór godziny odbioru, upewnij się, że wybrana godzina została prawidłowo zapisana. Dostępność i kontrola stanów magazynowych również zależą od konfiguracji, dlatego ustal, co się dzieje, gdy nie można dostarczyć danego produktu.
- Zapisz przykładowy koszyk i oczekiwaną łączną kwotę przed przejściem do kasy.
- Zapisz widoczny numer zamówienia, jeśli jest dostępny.
- Porównaj złożone zamówienie z rekordem, z którego będzie korzystać personel.
3. Sprawdź płatność, nie wnioskując o niej na podstawie bonu
Status płatności i status przygotowania odpowiadają na różne pytania. Bilet kuchenny informuje personel, co ma przygotować; nie należy traktować go jako potwierdzenia płatności. Podobnie sam ekran potwierdzenia dla klienta nie powinien zastępować uzgodnionej w Twoim procesie weryfikacji płatności po stronie sprzedawcy. Ustal, który rekord pokazuje status, z którego powinien korzystać personel, oraz jak powiązać go z zamówieniem.
Jeśli prowadzisz restaurację w Wielkiej Brytanii, zapytaj, które metody płatności są włączone w konfiguracji Twojego konta sprzedawcy w Wielkiej Brytanii i co oznaczają wyświetlane statusy. Jeśli status płatności jest niejasny, nie proś od razu klienta o ponowną zapłatę. Najpierw porównaj dostępny numer zamówienia, kwotę i godzinę z odpowiednim rekordem płatności. Ustal, kto może wyjaśnić wątpliwości przed rozpoczęciem przygotowania lub odbiorem.
- Potwierdź, gdzie należy sprawdzać status płatności.
- Powiąż płatność z przykładowym zamówieniem, korzystając z dostępnych identyfikatorów.
- Udokumentuj sposób postępowania w przypadku niejasnego statusu lub podejrzenia podwójnej płatności.
4. Sprawdź osobno instrukcje przygotowania i wydruk paragonu
Prześledź drogę przykładowych dań curry do kuchni, korzystając z włączonej metody przekazywania zamówień. Jeśli drukowane są bilety, sprawdź, czy właściwa drukarka otrzymuje czytelne instrukcje. Jeśli personel przekazuje zamówienie ręcznie lub korzysta z innego obsługiwanego widoku przygotowania, sprawdź tę metodę. Nie zakładaj, że zamówienia są drukowane, kierowane do kuchni lub ponawiane automatycznie tylko dlatego, że dostępne jest zamawianie online.
Sprawdź, czy kuchnia otrzymuje jedną kompletną instrukcję przygotowania, z prawidłowo przypisanymi opcjami łagodną i ostrą, a personel może powiązać ją z pierwotnym zamówieniem. Następnie osobno sprawdź skonfigurowany wydruk paragonu: widoczne na nim ilości, opcje, kwota i szczegóły realizacji powinny zgadzać się z zamówieniem. Czytelny paragon dla klienta nie dowodzi, że kuchnia otrzymała instrukcję.
- Podczas testu w kontrolowanych warunkach sprawdź rzeczywiste miejsce, do którego trafiają instrukcje przygotowania.
- Porównaj opcje i ilości produktów z pierwotnym koszykiem.
- Zweryfikuj wydruk paragonu, korzystając z metody włączonej w Twojej konfiguracji.
5. Wyjaśnij brakujące przekazania przed kolejnym serwisem
Jeśli zamówienie istnieje, ale instrukcja przygotowania nie dociera, ustal, na którym etapie ostatnio potwierdzono przekazanie. Sprawdź skonfigurowane miejsce docelowe, a w razie potrzeby także zasilanie urządzenia, łączność i widoczne komunikaty o błędach. Zanim ręcznie wyślesz lub wydrukujesz zamówienie ponownie, upewnij się, czy kuchnia już je otrzymała. Ponowienie bez sprawdzenia może doprowadzić do przygotowania dwóch posiłków.
Nierozwiązane problemy zgłoś odpowiedniemu dostawcy, podając numer zamówienia, godzinę, etap, którego dotyczy problem, oraz oczekiwany i rzeczywisty wynik. Udostępniaj tylko informacje o kliencie, które są niezbędne, i nigdy nie przesyłaj pełnych danych karty. Następnie zapisz zweryfikowaną ścieżkę przekazywania zamówień, wyznacz osobę odpowiedzialną na zmianie i powtórz kontrolowany test po każdej istotnej zmianie menu, procesu składania zamówienia lub routingu.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy NeroWeb automatycznie drukuje bilet kuchenny?
Nie zakładaj, że tak. Kierowanie zamówień do kuchni i wydruk zależą od konfiguracji Twojego konta sprzedawcy. Potwierdź obsługiwany proces i ewentualne wymagania dotyczące urządzeń z zespołem.
Co zrobić, jeśli klient twierdzi, że zapłacił, ale personel nie może tego potwierdzić?
Przed poproszeniem o kolejną płatność porównaj uzgodniony zapis płatności po stronie sprzedawcy ze szczegółami zamówienia. Jeśli niezgodność pozostaje nierozstrzygnięta, zgłoś ją zgodnie z procedurą pomocy technicznej dostawcy.
Czy możemy sprawdzić odbiór i dostawę w ramach tego samego testu?
Przetestuj osobno każdą włączoną opcję. Wymagane dane i instrukcje przekazania zamówienia są różne, więc poprawna realizacja zamówienia z odbiorem nie potwierdza prawidłowego działania procesu dostawy.
Czy oprogramowanie NeroWeb w cenie oznacza, że płatności są bezpłatne?
Nie. W przypadku kwalifikującego się terminala płatniczego NeroPay oprogramowanie NeroWeb może być dostępne bez dodatkowej opłaty abonamentowej. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności, ewentualne koszty dostawy, kryteria kwalifikacji i warunki.