Ustalaj priorytety według skutków, nie tylko kwoty
Sprawdzanie od największej kwoty jest łatwe do zorganizowania i może się przydać, gdy znaczna operacja nie ma wyjaśnienia. Wadą tego podejścia jest to, że sama kwota niewiele mówi o nakładzie pracy. Duży zakup z odpowiadającą mu fakturą i jasnym uzasadnieniem biznesowym może wymagać mniej uwagi niż powtarzające się drobne pozycje, których nikt nie potrafi zidentyfikować.
Podejście oparte na skutkach polega na ustaleniu, co pozostanie niepewne, jeśli sprawa poczeka. Czy wpłynie na kilka zapisów? Czy ktoś czeka na odpowiedź, zanim podejmie działanie? Czy dostęp do przydatnego dokumentu potwierdzającego będzie coraz trudniejszy? Na podstawie tych pytań zaproponuj priorytety, a następnie pozwól księgowemu skorygować kolejność. Nietypową operację potraktuj jako coś do sprawdzenia, a nie dowód błędu.
Porównaj niewyjaśnione operacje z brakującymi dokumentami
Nadanie priorytetu niewyjaśnionym operacjom ma sens, gdy zespół nie potrafi określić, czego dotyczy dana kwota, czy dwie pozycje odnoszą się do tego samego zdarzenia albo dlaczego kwota różni się od tej w dokumencie potwierdzającym. Zbierz datę, kwotę, oznaczenie i odpowiednie zapisy. Nie zmieniaj pozycji tylko po to, by kwoty wyglądały na zgodne.
Podejście, w którym najpierw zajmujemy się dokumentami, sprawdza się lepiej, gdy wiadomo, czego dotyczy dana operacja, ale brakuje dokumentacji. Minusem jest to, że księgowy może poświęcić czas na szukanie dokumentów, które zespół mógł uzyskać samodzielnie. Oddziel proste zadania związane z pozyskaniem dokumentów od rzeczywistych wątpliwości: w przypadku znanego zakupu bez paragonu trzeba poprosić o dokument, a nieznaną płatność bez jasnego celu należy sprawdzić.
- W przypadku niewyjaśnionej operacji wskaż, co jest wiadome, a co pozostaje niepewne.
- W przypadku brakujących dokumentów określ, jaki dokument jest potrzebny i kto o niego poprosi.
- Jeśli dotyczą Cię oba problemy, połącz je w jedną sprawę do sprawdzenia zamiast tworzyć konkurujące zadania.
W pierwszej kolejności rozpatrz kwestie blokujące dalsze działania
Czasami najlepszą pozycją na początek nie jest ani największa kwota, ani najstarszy brakujący paragon. Może nią być pytanie, od którego odpowiedzi zależy sposób postępowania z kilkoma innymi pozycjami. Na przykład zespół może nie wiedzieć, czy dokument od dostawcy zastępuje wcześniejszą wersję, czy dotyczy osobnego zakupu.
Rozpoczęcie przeglądu od pytań może zapobiec powtarzaniu pracy, ale nieprecyzyjne prośby obniżają jego skuteczność. Zamiast pisać „proszę sprawdzić płatności dla dostawców”, zadaj konkretne pytanie, podaj odpowiednie dane referencyjne i wskaż, jakie dowody zostały już sprawdzone. Zespół może wyjaśnić zdarzenia biznesowe i zgromadzić dokumenty; decyzje księgowe powinien podejmować upoważniony specjalista. Jeśli rzeczywisty termin wpływa na kolejność działań, podaj go i wyjaśnij dlaczego.
Przykład hipotetyczny: trzy sprawy wymagające uwagi
Małe studio projektowe ma nieznaną płatność wychodzącą £180, zakup sprzętu £1,400 z fakturą i potwierdzonym wyjaśnieniem oraz sześć opłat kurierskich bez paragonów. Zespół rozpoznaje opłaty kurierskie. Płatność wychodząca ma oznaczenie przypominające numer faktury od dostawcy, które pojawia się również w innym miejscu w dokumentacji.
Studio proponuje najpierw sprawdzić pozycję £180, ponieważ nie wiadomo, czego dotyczy, i może być powiązana z innym wpisem. Nie oznacza jej jako duplikatu. W międzyczasie członek zespołu prosi o paragony za usługi kurierskie, dzięki czemu gromadzenie dowodów trwa bez czekania na księgowego. Zakup sprzętu pozostaje do rutynowego sprawdzenia, a dokumenty potwierdzające są zebrane razem.
Rezultat można ocenić na podstawie konkretnych oznak: księgowy potrafi znaleźć odpowiednie dokumenty, zrozumieć wątpliwości i wskazać kolejne pytanie bez proszenia zespołu o odtworzenie całej historii. Jeśli dowody nie wyjaśniają pozycji £180, pozostaje ona nierozstrzygnięta i ma przypisane następne działanie, zamiast zostać oznaczona jako zakończona.
Przekształć priorytety w praktyczną listę spraw do sprawdzenia
NeroBooks udostępnia narzędzia księgowe do prowadzenia dokumentacji firmy, ewidencji przychodów i wydatków, paragonów oraz raportów. Korzystaj z tych danych, przygotowując pytania, a przed poleganiem na konkretnej funkcji sprawdź, czy jest dostępna na Twoim obecnym koncie. Nie zakładaj, że oprogramowanie automatycznie wykrywa rozbieżności, ustala priorytety przeglądu lub dostarcza brakujące dowody.
Lista do przeglądu powinna być na tyle krótka, by można ją było szybko przejrzeć. Każda pozycja powinna wyjaśniać wątpliwość, wskazywać dowody i rozróżniać kolejne zadanie zespołu od decyzji księgowego. Poproś księgowego o potwierdzenie lub zmianę proponowanej kolejności, zanim zespół poświęci czas na porządkowanie dokumentacji o niższym priorytecie.
- W razie potrzeby podaj numer referencyjny, datę i kwotę.
- Zadaj jedno jasne pytanie i podsumuj, co zostało już sprawdzone.
- Wskaż dokumenty potwierdzające i wszelkie brakujące dokumenty.
- Wskaż osobę odpowiedzialną za kolejne działanie.
- Po przeglądzie zapisz jego wynik lub pytanie, które nadal pozostaje bez odpowiedzi.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy zawsze należy najpierw umieszczać najstarszą nierozstrzygniętą pozycję?
Wiek ma znaczenie, gdy późniejsze uzyskanie dowodów może być trudniejsze, ale nie powinien samodzielnie przesądzać o całej kolejności. Podaj, od jak dawna pozycja pozostaje nierozstrzygnięta i czy wpływa na inne działania.
Czy powinniśmy poczekać, aż będziemy mieć wszystkie potwierdzenia zakupu?
Niekoniecznie. Udostępnij zwięzłą listę do przeglądu i wyraźnie oznacz brakujące dokumenty. Zespół może nadal gromadzić dowody, podczas gdy księgowy rozpatruje pytania, do których ma już wystarczający kontekst.
Czy możemy skorygować wpis, zanim zapytamy księgowego?
Nie zgaduj, próbując usunąć pozorną rozbieżność. Zachowaj dowody potwierdzające, opisz problem i zapytaj upoważnionego specjalistę, jak należy postąpić.