Wybierz pytania, na które system ma odpowiadać automatycznie
Zacznij od pytań, na które zespół potrafi udzielić spójnych odpowiedzi, na przykład o godziny otwarcia, lokalizację i oferowane usługi. Przekaż Recepcji AI zwięzłe i aktualne informacje, uwzględniając różnice między standardowymi godzinami a planowanymi zamknięciami. Sprawdź, czy dzwoniący rozumieją odpowiedź i nie muszą zadawać tego samego pytania w inny sposób.
Pytania wymagające oceny pozostaw zespołowi. Na przykład osoba pytająca, czy konkretna fryzura będzie dla niej odpowiednia, może potrzebować rozmowy z barberem. Jeśli przekazywanie połączeń jest dostępne, zdecyduj, kiedy należy z niego skorzystać; w przeciwnym razie zaproponuj prośbę o oddzwonienie. Sprawdź, jakie języki są dostępne na Twoim koncie, zamiast zakładać, że można obsłużyć każdego dzwoniącego w preferowanym przez niego języku.
Zadbaj o dostępność obsługi, gdy salon jest zajęty lub zamknięty
Przydatna pierwsza odpowiedź informuje dzwoniących, jaką pomoc mogą uzyskać. Ogranicz liczbę opcji i wyjaśnij, jak skontaktować się z pracownikiem lub poprosić o oddzwonienie. Nie zakładaj, że dzwoniący znają nazwy usług — ktoś może poprosić o podcięcie, zamiast użyć określenia z cennika. W skonfigurowanych informacjach stosuj prosty język.
Poza godzinami otwarcia jasno poinformuj, że salon jest zamknięty, i wyjaśnij, co stanie się dalej. Ustal, kto i kiedy będzie sprawdzać prośby o oddzwonienie, a następnie przekaż dzwoniącym realistyczne informacje o tym, czego mogą się spodziewać. Sprawdź, czy dostępna jest praktyczna alternatywa dla osób, które nie mogą dokończyć rozmowy telefonicznej, korzystając z kanałów kontaktu oferowanych już przez Twoją firmę.
- Wypisz typowe pytania, które może zadać osoba dzwoniąca, gdy barber obsługuje klienta.
- Ustal, kiedy lepiej zaproponować oddzwonienie niż bezpośrednie przekazanie połączenia.
- Sprawdzaj skonfigurowane godziny otwarcia za każdym razem, gdy zmienia się harmonogram salonu.
Przykładowa prośba o oddzwonienie w berlińskim salonie barberskim
Wyobraź sobie zakład fryzjerski obsługujący klientów z Berlina i Brandenburgii. Po zamknięciu zakładu klient dzwoni, by zapytać, czy można mu pomóc w uzyskaniu konkretnej fryzury. Skonfigurowane informacje obejmują godziny otwarcia i ogólny zakres usług, ale nie pozwalają rozstrzygnąć tej indywidualnej kwestii. Klient prosi o oddzwonienie, podając numer kontaktowy i krótki opis tematu rozmowy.
Następnego ranka osoba z zespołu odpowiedzialna za oddzwanianie przegląda zgłoszenie i przekazuje je fryzjerowi, który może odpowiedzieć na pytanie. Zespół kontaktuje się z klientem i odnotowuje, czy sprawa została rozwiązana, czy wymaga dalszego kontaktu. Zakład nie traktuje prośby o oddzwonienie jako potwierdzonej wizyty; ewentualna rezerwacja jest dokonywana osobno, zgodnie z dotychczasową procedurą.
Przetestuj obsługę i przeanalizuj wyniki
Zanim zaczniesz polegać na tej usłudze, wykonaj połączenia testowe z typowymi pytaniami. Zapytaj o godziny otwarcia, opisz fryzurę, nie używając określeń stosowanych w zakładzie, i zadzwoń po zamknięciu. Jeśli języki obsługiwane przez usługę są istotne dla Twoich klientów, przetestuj dostępne opcje z osobą, która potrafi ocenić, czy odpowiedzi są zrozumiałe.
Praktyczny sposób na sprawdzenie skuteczności usługi to zweryfikowanie, czy dzwoniący otrzymuje prawidłowe informacje o godzinach otwarcia albo trafia na właściwą ścieżkę oddzwonienia lub przekazania połączenia oraz czy zespół potrafi zająć się zgłoszeniem bez zgadywania, co ono oznacza. Przejrzyj pominięte lub niejasne zgłoszenia, zaktualizuj skonfigurowane informacje i powtórz test. Przed zaplanowaniem wdrożenia poproś zespół NeroPay o potwierdzenie dostępności usługi, numerów telefonów, kierowania połączeń i wszelkich integracji dla Twojego konta w Niemczech.
- Zadzwoń w godzinach otwarcia, a następnie ponownie po zamknięciu.
- Poproś współpracownika o zgłoszenie prośby o oddzwonienie i sprawdź, jakie informacje otrzymuje zespół.
- Zapisuj niejasne odpowiedzi i aktualizuj odpowiednie informacje o firmie.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy AI Reception może odbierać połączenia, gdy fryzjer pracuje?
Może odbierać rutynowe połączenia, korzystając z skonfigurowanych przez Ciebie informacji o firmie i godzinach otwarcia. Zanim zdecydujesz, jak połączenia będą do niej kierowane, sprawdź dostępne opcje kierowania połączeń dla Twojego konta.
Czy dzwoniący mogą porozmawiać z człowiekiem?
Połączenia można przekazywać dalej, jeśli ta funkcja jest włączona. Można też rejestrować prośby o oddzwonienie. Sprawdź, które opcje są dostępne dla Twojego konta i na danym rynku, a następnie zdecyduj, kto będzie odpowiadać.
Czy prośba o oddzwonienie spowoduje umówienie wizyty?
Nie zakładaj, że tak się stanie. Traktuj taką prośbę jako zapytanie i organizuj ewentualne wizyty za pomocą dotychczasowego systemu rezerwacji, chyba że zespół NeroPay potwierdzi, że dostępna jest odpowiednia integracja.
Jakimi językami mogą posługiwać się klienci?
AI Reception może obsługiwać wspierane języki, ale należy potwierdzić, które opcje są dostępne dla Twojego konta. Przetestuj języki, które zamierzasz oferować, i zapewnij dzwoniącym inną wyraźnie wskazaną możliwość kontaktu, jeśli będą jej potrzebować.