إشعار التسليم يدعم عملية تسليم البضائع
يساعد إشعار التسليم فريق المستودع والسائق والعميل على الاتفاق بشأن البضائع التي يجري تسليمها. ومن التفاصيل المفيدة: العميل وموقع التسليم وتاريخه وأوصاف المنتجات وكمياتها ومرجع فريد للتسليم. وإذا قدّم العميل رقم أمر شراء، فإن إدراج هذا المرجع في المستندات ذات الصلة يسهّل عليه إجراءات التحقق عند الاستلام.
الغرض التشغيلي منه هو دعم التحقق، لا طلب السداد. وينبغي للمستلم مقارنة البضائع بإشعار التسليم والإبلاغ عن الأصناف الناقصة أو التالفة أو غير المتوقعة. ولا يثبت إشعار التسليم وحده قبول جميع الأصناف دون مشكلات؛ لذا احتفظ معه بأي سجل للفروقات.
الفاتورة توضح طلب السداد
توضح الفاتورة للعميل ما تطالبه بسداده، وتوفر مرجعًا يستخدمه فريق حساباته عند معالجة طلب السداد. وفي سير العمل هذا، تشمل التفاصيل المهمة الحساب الصحيح، والبضائع المطلوب سداد قيمتها، والمبالغ، وترتيبات السداد المتفق عليها، والمراجع التي تتيح الرجوع إلى سجلات الطلب والتسليم ذات الصلة.
لا تتوقع أن تحل الفاتورة محل التحقق عند الاستلام. فقد يطّلع موظف الحسابات على الفاتورة دون أن يرى البضائع مطلقًا. وبالمثل، قد لا يكون الشخص الذي يفرّغ الشحنة مسؤولًا عن المدفوعات. اسأل العميل عن الجهة التي ينبغي إرسال كل مستند إليها، بدلًا من افتراض أن جهة اتصال واحدة تتولى كل شيء. وهذا تمييز تشغيلي، وليس إرشادًا بشأن متطلبات المستندات الضريبية.
اختر المستند بحسب المهمة، لا التوقيت وحده
إذا كانت المهمة الآنية هي التحقق من شحنة واردة، فقدّم إشعار التسليم. وإذا كانت طلب السداد، فقدّم الفاتورة. وعندما تتزامن المهمتان، قد يحتاج العميل إلى كلا المستندين. وبالنسبة إلى حساب تجاري يشمل عدة عمليات تسليم، يمكن أن يساعد كشف الحساب على مراجعة وضع الحساب، لكن مراجع كل فاتورة وعملية تسليم تظل مهمة عند الاستفسار عن مبلغ محدد.
اتفقوا مسبقًا على كيفية التعامل مع عمليات التسليم المجزأة. قد تجعل المطالبة بالدفع عن كل عملية تسليم المطابقة أكثر سهولة، بينما قد يقلل تجميع عمليات التسليم عدد طلبات الدفع التي يتعامل معها العميل. يتطلب كلا النهجين روابط واضحة، وينبغي أن يتبع الترتيبات المتفق عليها. حددوا أيضًا من يسجل النواقص ومن يراجع أثرها على الفاتورة؛ ولا تتركوا للسائق اتخاذ هذا القرار باجتهاده الشخصي.
- اسأل عن المراجع التي يحتاجها العميل لمطابقة البضائع والمبالغ المطالب بها.
- حدد جهات اتصال منفصلة لاستلام البضائع وللحسابات، حيثما كان ذلك مناسبًا.
- اتفقوا على كيفية تسجيل عمليات التسليم الجزئية والفروقات.
مثال افتراضي: طلب واحد، وعمليتا تسليم
يطلب مقهى 12 صندوقًا من المشروبات من تاجر جملة بموجب أمر الشراء CAFE-42. تصل ثمانية صناديق يوم الثلاثاء مع إشعار التسليم DN-108؛ وتصل الصناديق الأربعة المتبقية يوم الخميس مع إشعار التسليم DN-115. يوضح كل إشعار الكميات المسلّمة الخاصة به، ويحمل مرجع أمر الشراء نفسه الخاص بالعميل. يستطيع مدير المقهى التحقق من كل دفعة تصل دون أن يظن أن الدفعة الأولى تمثل الطلب كاملًا.
لنفترض أن الترتيب المتفق عليه هو إصدار الفاتورة بعد تسليم الطلب كاملًا. عندئذ تغطي الفاتورة INV-260 الصناديق البالغ عددها 12، وتشير إلى CAFE-42 وDN-108 وDN-115. ويمكن لمسؤول الحسابات في المقهى تتبع المبلغ المطالب به وربطه بعمليتي التسليم. إذا سجل مستلم يوم الثلاثاء استلام سبعة صناديق فقط، فينبغي لتاجر الجملة التحقق من هذا الفرق قبل اعتبار المستندات نهائية؛ فكمية الطلب الأصلية ليست دليلًا على التسليم.
اختبر مدى فاعلية المراجع عمليًا
اختر طلبًا مكتملًا وتتبعه من الإرسال إلى طلب الدفع. هل يستطيع شخص لم يشارك في عملية البيع تحديد ما وصل، والعثور على أي فرق مُبلّغ عنه، وفهم عمليات التسليم التي تغطيها الفاتورة؟ هذا معيار نجاح يمكن التحقق منه عمليًا. إذا احتاج إلى سؤال مندوب المبيعات عما حدث، فحسّن المراجع أو ملاحظات التسليم بين الفرق بدلًا من إضافة المزيد من المستندات غير المترابطة.
يدعم NeroTrade إجراءات عمل تجارة الجملة، بما يشمل إشعارات التسليم والحسابات التجارية والفواتير وكشوف الحساب ومسارات التوزيع والتحصيلات. تحقق من الوظائف المفعّلة لحساب التاجر الخاص بك قبل بناء إجراءات عملك عليها. خطوتك التالية هي مراجعة طلب اعتيادي واحد مع زملائك في قسمَي الإرسال والحسابات، ثم الاتفاق على نمط موحد للمراجع وتحديد المسؤولية عن معالجة الفروقات.
من الجيد معرفته
الأسئلة الشائعة
هل تتطلب كل عملية تسليم إصدار فاتورة في الوقت نفسه؟
ليس بالضرورة. قد يحتاج العميل إلى إشعار تسليم عند الاستلام، ثم إلى فاتورة لاحقًا وفقًا للترتيبات المتفق عليها. وضّح التوقيت حتى لا يخلط أي من الفريقين بين غياب مستند وغياب طلب دفع.
هل يمكن لفاتورة واحدة أن تغطي عدة عمليات تسليم؟
يمكن اعتماد ذلك خيارًا تشغيليًا إذا كان يتوافق مع ترتيباتكم. حدد عمليات التسليم بوضوح حتى يتمكن العميل من التحقق من كل جزء من المبلغ المطالب به دون تخمين.
ماذا لو أظهر إشعار التسليم والفاتورة كميات مختلفة؟
راجع الطلب وسجلات التسليم وأي إشعارات بالنقص أو المرتجعات. وضّح الفرق للعميل وصحح السجل المعني بدلًا من افتراض صحة أي من المستندين.
هل كشف الحساب هو نفسه الفاتورة؟
لا. يساعد كشف الحساب على مراجعة حركة الحساب والبنود غير المسددة. أما الفاتورة فتحدد طلب دفع بعينه؛ لذا احتفظ بمرجعها في متناول اليد عند مناقشة بنود كشف الحساب.