الاستقبال بالذكاء الاصطناعي في مانشستر

حدّد ما يمكن للمتصلين إنجازه دون مساعدة مختص تصفيف الشعر

ابدأ بالأسئلة التي يستطيع صالونك الإجابة عنها باستمرار، مثل مكان العثور على ساعات العمل الحالية أو كيفية طلب معاودة الاتصال. أعدّ المعلومات التي توافق على مشاركتها، وتحقّق من اللغات المتاحة لحسابك. وإذا تغيّرت ساعات العمل بسبب عطلة أو تدريب الموظفين، فحدّث المعلومات التي يتلقاها المتصلون.

اترك القرارات التي تتطلب استشارة لفريقك. فمثلًا، قد يحتاج المتصل الذي يسأل عمّا إذا كان تصحيح لون الشعر مناسبًا إلى مناقشة حالة شعره والوقت اللازم مع مختص تصفيف الشعر. ولا ينبغي الخلط بين الإجابة عن استفسار روتيني وتأكيد الموعد.

• أعدّ قائمة بالاستفسارات المتكررة واتفق على الإجابة المعتمدة لكل منها.
• حدّد الأسئلة التي تستدعي معاودة الاتصال أو تحويل المكالمة عند تفعيل ذلك.

اجعل التعامل مع الطلبات خارج ساعات العمل ممكنًا في اليوم التالي

عندما يكون الصالون مغلقًا، تكون النتيجة المفيدة هي تسجيل طلب لمعاودة الاتصال مع سياق كافٍ ليردّ أحد الموظفين. حدّد من سيراجع الطلبات في بداية يوم العمل التالي وكيفية تسجيل معالجتها. وأخبر المتصلين بما يمكنهم توقعه من دون أن تعدهم بوقت استجابة لا يستطيع فريقك الالتزام به باستمرار.

إذا كان تحويل المكالمات مفعّلًا، فحدّد الحالات المناسبة له ومن يمكنه تلقي المكالمة. أثناء انشغال مختص تصفيف الشعر بموعد، قد تكون معاودة الاتصال أكثر عملية من مقاطعته. تحقّق من التوفر وأرقام الهواتف وخيارات توجيه المكالمات مع NeroPay لحسابك وسوقك.

• حدّدوا شخصًا مسؤولًا يوميًا وآخر بديلًا لمراجعة الطلبات.
• سجّلوا بيانات الاتصال بالمتصل وسبب اتصاله في سجل الاستفسارات المعتاد لديكم.

ميّز بين الاستفسار والموعد والدفع

يبدأ طلب الاتصال محادثة، لكنه لا يثبت حجز موعد. بعد تحدث الموظفين إلى العميل، يمكنهم تسجيل الخدمة والوقت المتفق عليهما في نظام الحجوزات المعتاد للصالون. وإذا كان هناك عربون أو دفعة، فسجّلوا حالتها على حدة بدلًا من افتراض سدادها لمجرد وجود الموعد.

لأغراض المطابقة، قارنوا سجل الخدمة المنجزة بسجل الدفع ذي الصلة، وسجّلوا أي اختلاف للمتابعة. تحققوا مما إذا كانت الخدمة قد تغيرت، أو جرى الدفع بطريقة أخرى، أو ما إذا كانت المعاملة لا تزال معلّقة. تجنبوا تسجيل الدفع على أنه مستلَم إلى أن تؤيد سجلاتكم ذلك.

• استخدموا مرجعًا موحّدًا، مثل اسم الموعد وتاريخه، في سجلاتكم.
• كلّفوا أحد أعضاء الفريق بالتحقيق في المدفوعات غير المطابقة.

موعد افتراضي لصبغ الشعر

تخيّلوا أن صالونًا في مانشستر تلقى اتصالًا مسائيًا من شخص يطلب موعدًا لصبغ الشعر. يسجّل AI Reception طلب معاودة الاتصال. وفي صباح اليوم التالي، يتصل أحد مصففي الشعر بالعميل، ويناقش الخدمة، ويسجّل موعدًا متفقًا عليه. ثم يُعلَّم الطلب الأصلي بأنه عولج.

في يوم الموعد، يختار العميل أيضًا علاجًا. يحدّث الموظفون سجل الخدمة ويستلمون الدفع عبر الإجراءات المعتادة للصالون. وفي نهاية اليوم، يقارنون سجل الخدمة النهائي بسجل الدفع. وإذا لم تتطابق المبالغ، يتحققون من إدخال العلاج والمعاملة قبل تسوية الاختلاف. هذا سير عمل توضيحي، وليس تكاملًا مفترضًا.

تحقّق من أن الإجراءات عملية

أجروا بضع مكالمات تجريبية أثناء ساعات العمل وبعد الإغلاق. اطرحوا سؤالًا اعتياديًا، واطلبوا معاودة الاتصال، وجرّبوا سؤالًا يتطلب مساعدة مصفف شعر. تحققوا من دقة المعلومات المقدمة ومن وصول الطلب إلى الشخص المسؤول عن مراجعته.

من المفيد التحقق من قدرة الموظفين على تتبّع طلب تجريبي بدءًا من الاتصال الأولي ووصولًا إلى الرد، ثم التمييز بين أي موعد ناتج عنه وسجل الدفع الخاص به. إذا فاتكم طلب أو كانت آلية التسليم غير واضحة، فعدّلوا الإجراء وأعيدوا الاختبار. اسألوا NeroPay عن الميزات وخيارات توجيه المكالمات المتاحة قبل الاعتماد على سير عمل معين.

• راجعوا طلبات معاودة الاتصال واختلافات المدفوعات غير المحسومة بانتظام.
• حدّثوا المعلومات المُهيّأة عند تغيّر الخدمات أو ساعات العمل.