Välj var betalningen ska ske, inte bara en terminal
Vid en disk kan personalen kontrollera beställningen och beloppet på samma plats, men det kan bildas kö medan en ifrågasatt nota rättas. Betalning vid bordet låter kunderna sitta kvar, men personalen behöver ett tillförlitligt sätt att identifiera rätt bord och nota innan terminalen lämnas fram.
För ett kafé eller en mindre restaurang i Stretford som tar betalt i matsalen eller på uteserveringen är det viktigt att bedöma den väg personalen faktiskt går. Fråga vilka terminaler och anslutningsalternativ som finns, var de fungerar och hur laddningen kan passa in i arbetet. Utgå inte från att en bärbar terminal stöder alla anslutningstyper.
Kontrollera uppkopplingen innan ni försöker igen
En förlorad anslutning eller ett otydligt skärmmeddelande räcker inte som bevis för att en betalning har misslyckats. Ett omedelbart nytt försök kan leda till att kunden debiteras två gånger. Utbilda personalen i att skilja på en bekräftat nekad betalning och en betalning vars utfall fortfarande är oklart.
Fråga NeroPay hur personalen ska kontrollera transaktionsstatus på den föreslagna terminalen och vad de ska göra om statusen fortfarande är oklar. Fastställ en rutin för att ta ärendet vidare till en arbetsledare och betalningssupporten, så att en kö inte pressar någon i teamet att gissa.
- Pausa och anteckna notans referens, beloppet och den ungefärliga tidpunkten.
- Kontrollera den tillgängliga transaktionshistoriken enligt den bekräftade rutinen.
- Försök igen först när resultatet av det ursprungliga försöket har fastställts och nästa åtgärd är tydlig.
Skilj på en felaktig nota och en felaktig betalning
Före betalningen kräver en felaktig post normalt att notan korrigeras och att beloppet kontrolleras på nytt tillsammans med kunden. Efter betalningen räcker det inte att ändra notan för att pengarna ska återbetalas. Personalen behöver fastställa vad som debiterades, vad som borde ha debiterats och vilken korrigeringsrutin som gäller.
Bekräfta med teamet vilka rutiner för återbetalning och annullering som stöds, vilka behörigheter personalen har och vilka eventuella avgifter som gäller. En arbetsledare bör ansvara för avvikelser, medan övrig personal kan fortsätta servicen. Berätta för kunden vad som har kontrollerats och vad som händer härnäst, utan att lova en obekräftad tidpunkt för när återbetalningen kommer fram.
Praktiskt exempel: en extra post på en betald bordsnota
Hypotetiskt exempel: två kunder har ätit lunch på ett kafé i Stretford. Deras nota ska vara €28, men en extra post på €6 gör att den blir €34. De upptäcker detta efter betalningen. Servitören kontrollerar beställningen och bekräftar att den registrerade betalningen var €34 innan den skiftansvariga kopplas in.
Om delåterbetalning stöds följer arbetsledaren den bekräftade rutinen för att återbetala mellanskillnaden på €6 och registrerar korrigeringen mot den ursprungliga notan. Om detta inte stöds söker arbetsledaren ett lämpligt alternativ i stället för att improvisera. För att kontrollera att allt stämmer ska notan, betalningsunderlaget och korrigeringsunderlaget visa samma nettoförsäljning på €28, och kunden ska ha fått en tydlig förklaring.
Fråga hur rättelser visas i avräkningen
En genomförd kundbetalning och att pengarna når ditt företagskonto är två olika steg. Innan du väljer en tjänst bör du fråga om utbetalningstider, bryttider, hanteringsavgifter och hur återbetalningar eller andra justeringar visas i rapporteringen. Bekräfta hur en skillnad mellan ett skifts totalsumma och ett utbetalningsbelopp ska utredas.
Nästa steg är att ta upp tre situationer i en förfrågan om NeroPay: ett felaktigt belopp före betalning, ett oklart betalningsresultat och en överdebitering som upptäcks i efterhand. Be om en demonstration av det föreslagna arbetsflödet samt bekräftelse på tillgång till enheter, uppkoppling, kommersiella villkor och supportupplägg.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör ett litet team ta betalt vid disken eller vid bordet?
Välj det arbetssätt som gör det tydligast att identifiera rätt nota och lämna över mellan personalen. Jämför köbildning vid disken med de behov av uppkoppling, laddning och tillsyn som betalningar vid bordet medför.
Vad ska vi göra om en kund tror att de har debiterats två gånger?
Kontrollera relevanta transaktionsunderlag innan ni tar emot ytterligare en betalning eller gör en återbetalning. Eskalera olösta ärenden via den överenskomna supportkanalen och förklara nästa steg för kunden.
Kan programvara ingå med en NeroPay-terminal?
Med en kortterminal från NeroPay som uppfyller villkoren kan programvaran NeroPOS, NeroWeb och NeroBooking ingå utan någon extra abonnemangsavgift för programvaran. Terminalkostnader, avgifter för betalningshantering, behörighetskrav och tillämpliga villkor gäller fortfarande.