Anpassa terminalen efter hur besöket går till
En receptionsdisk ger personalen en fast plats för att bekräfta tjänsten, ta betalt och erbjuda kvitto. Den kan också leda till kö när flera besök avslutas samtidigt. Att ta med terminalen till kunden kan passa vid behandlingar där kunden sitter kvar eller i enskilda rum, men personalen behöver ändå ett tillförlitligt sätt att koppla betalningen till rätt bokning.
För besök utanför dina lokaler bör du fråga vilka bärbara enheter och uppkopplingsalternativ som finns. Jämför batteribehov, transportlösningar och tillgång till betalningsuppgifter i efterhand. NeroPay erbjuder kortterminaler och betaltjänster; kontrollera med teamet vilka enheter som stöds, tillgänglighet och kommersiella villkor innan du väljer.
Testa uppkopplingen där betalningen faktiskt sker
Bedöm inte uppkopplingen enbart vid receptionsdisken. Ett behandlingsrum längst in i lokalen, en studio på övervåningen eller kundens adress kan ha andra förutsättningar. Fråga om den föreslagna terminalen använder Wi-Fi, mobiluppkoppling eller någon annan anslutning som stöds, och vad som händer om anslutningen bryts.
Be om en demonstration av hur transaktionsstatus kan kontrolleras på den föreslagna enheten. Personalen bör veta hur de kan fastställa om en betalning har genomförts innan de ber kunden att försöka igen. Utgå inte från att terminalen stöder betalningar offline eller automatisk växling mellan anslutningar.
- Lista alla platser där ni planerar att ta betalt.
- Testa om möjligt den föreslagna anslutningen på dessa platser.
- Bestäm vem personalen ska kontakta när det fortfarande är oklart om en betalning har genomförts.
Stäm av dagen mot bokningarna, inte ur minnet
Ett besök som markerats som slutfört är inte nödvändigtvis betalt, och terminalens totalsumma räcker inte för att förklara varje bokning. Jämför slutförda besök med deras registrerade betalningsstatus före stängning. Håll kontanter, kortbetalningar, förskottsbetalningar och utestående belopp åtskilda när de förekommer i din verksamhet.
Använd en enhetlig referens i era egna register så att en annan behörig kollega kan följa händelseförloppet. Utgå inte från att boknings- och terminaluppgifter synkroniseras automatiskt: fråga vilka anslutningar som stöds. Dokumentera olösta poster i stället för att ändra belopp enbart för att få summorna att stämma.
- Gå igenom genomförda besök och de förväntade kvarstående beloppen.
- Jämför registrerade kortbetalningar med den tillgängliga transaktionshistoriken från terminalen.
- Kontrollera återbetalningar, misslyckade försök och oklara utfall separat.
- Anteckna varje oförklarad differens, vem som ansvarar för den och nästa kontroll.
Praktiskt exempel: en betalning som saknas i bokningsuppgifterna
Hypotetiskt exempel: en skönhetssalong i Prestwich avslutar åtta besök. En kund har €45 kvar att betala efter en tidigare handpenning på €15 för en behandling som kostar €60. Terminalens transaktionshistorik visar en genomförd betalning på €45, men i bokningsuppgifterna står fortfarande €45 som obetalt eftersom receptionisten blev avbruten.
Vid dagens avslut kontrollerar den ansvariga bokningsreferensen, beloppet, tiden och tillgängliga transaktionsuppgifter innan den interna registreringen korrigeras. Kunden ombeds inte att betala igen enbart för att bokningen fortfarande ser obetald ut. Det går att kontrollera att rutinen fungerar: varje genomfört besök har en klarlagd betalningsstatus, och för varje kvarstående differens finns en dokumenterad nästa åtgärd.
Ställ frågor om utbetalningar innan du jämför erbjudanden
Dagens kortintäkter och beloppet som kommer in på ert bankkonto behöver stämmas av var för sig. Fråga om utbetalningstider, bryttider, helger, hur avgifter redovisas och hur återbetalningar påverkar de underlag som tillhandahålls. Bekräfta vilka rapporter som finns tillgängliga i stället för att anta att dagens terminalsumma motsvarar morgondagens insättning på bankkontot.
Om ni även behöver boknings- eller kassaprogramvara, fråga vilka krav som gäller. Med en NeroPay-kortterminal som uppfyller kraven kan programvarorna NeroPOS, NeroWeb och NeroBooking ingå utan någon extra abonnemangsavgift för programvaran. Terminalkostnader, avgifter för betalningshantering, behörighetskrav och tillämpliga villkor gäller fortfarande. Bekräfta med teamet att lösningen passar och vilka anslutningar som krävs.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Kan en terminal användas både i receptionen och i behandlingsrummen?
Det kan vara möjligt, beroende på enheten, uppkopplingen och personalens åtkomst. Kontrollera om det uppstår förseningar när terminalen flyttas och flera besök avslutas samtidigt, och bekräfta vilka funktioner den föreslagna enheten har.
Bör vi göra om en betalning om beskedet på skärmen är oklart?
Kontrollera först transaktionsstatusen enligt den rutin som leverantören stöder. Om resultatet fortfarande är osäkert, följ den överenskomna supportvägen i stället för att anta att betalningen misslyckades.
Betyder ett dagsavslut i terminalen att pengarna har betalats ut?
Utgå inte från det. Bekräfta leverantörens rutiner för dagsavslut och utbetalning, och stäm sedan av transaktionshistoriken och insättningarna på bankkontot separat.