Bestäm vad uppringarna behöver höra först
Börja med de frågor som folk troligast ställer när de ringer. En salong kan prioritera tidsbokning och öppettider, medan ett hämtställe kan fokusera på beställningar och upphämtningstider. Hälsningsfrasen behöver inte räkna upp alla frågor som assistenten kan besvara. Syftet är att försäkra uppringarna om att de har kommit rätt och hjälpa dem att komma igång.
Var tydlig med vem som svarar. En formulering som ”Du talar med vår AI-receptionist” är rak utan att presentationen låter teknisk. Be sedan uppringaren berätta vad hen behöver. Om du erbjuder flera tjänster väljer du de mest relevanta till hälsningsfrasen och låter resten ingå i företagets konfigurerade information.
Anpassa meddelandet efter vad som är tillgängligt
Hälsningsfrasen ska beskriva vad assistenten faktiskt kan göra, inte vad du hoppas kunna erbjuda längre fram. AI Reception kan använda konfigurerad företagsinformation och öppettider, ta emot önskemål om återuppringning och koppla samtal vidare till ett konfigurerat brittiskt nummer eller en SIP-destination. Beställningar och bokningar förutsätter att det relevanta arbetsflödet för NeroWeb eller NeroBooking är aktiverat. Kontrollera dessa inställningar innan du nämner alternativen.
Var försiktig med löften om att personal finns tillgänglig. ”Be att få prata med någon” kan vara missvisande om ingen vidarekopplingsdestination är konfigurerad eller om ingen kan svara just då. En önskan om återuppringning är inte heller ett löfte om omedelbar återkoppling. Om rutinerna skiljer sig åt utanför öppettiderna bör formuleringen återspegla den konfigurerade tjänsten och tala om för uppringarna vad de kan förvänta sig.
- Kontrollera öppettiderna och företagsinformationen i konfigurationen.
- Bekräfta vilka boknings- eller beställningsflöden som är aktiverade.
- Kom överens internt om vem som hanterar önskemål om återuppringning och när.
- Kontrollera eventuell destination för vidarekoppling innan du hänvisar till den.
Före och efter: en hypotetisk hälsningsfras för en salong
Tänk dig en lokal salong som har aktiverat sitt NeroBooking-arbetsflöde och tar emot önskemål om återuppringning. Den ursprungliga hälsningen lyder: ”Hej, vi kan hjälpa till med vad som helst. Någon finns alltid här för att svara på ditt samtal och boka in dig direkt.” Det låter välkomnande, men identifierar inte AI:n och utlovar ständig tillgång till personal och omedelbar bokning, vilket inte bör förutsättas.
En tydligare version är: ”Hej, du har kommit till Willow Street Salon. Jag är AI-receptionisten. Jag kan hjälpa dig att boka en tid, svara på frågor om våra öppettider eller ta emot önskemål om återuppringning. Hur kan jag hjälpa dig?” Det ger uppringare ett hanterbart antal val utan att utlova att en viss tid är ledig eller att någon kommer att svara omedelbart. Salongen bör bara använda den här versionen om dessa funktioner och företagets information är konfigurerade.
Gör formuleringarna lätta att höra och förstå
Skriv för örat, inte för ögat. Använd korta meningar, välbekanta uttryck och avsluta med en naturlig fråga. Läs upp meddelandet: om du får slut på luft eller måste upprepa en fras för att förstå den, korta ner den. Välj en röst och ett språk som stöds och passar dina uppringare, och lyssna sedan på den konfigurerade versionen i stället för att bara bedöma texten.
Fyll inte inledningen med instruktioner för alla tänkbara situationer. Uppringare behöver till exempel ingen betalningsförklaring innan de har berättat varför de ringer. Om kortbetalning är relevant ska du använda en säker betalningslänk; kunder får inte läsa upp sina fullständiga kortuppgifter för AI:n. Se till att eventuell information om betalning stämmer med det arbetsflöde du har aktiverat.
- Börja med företagets namn och identifiera AI:n.
- Ersätt vaga påståenden som ”vad som helst” med konkreta alternativ.
- Ta bort löften om tillgänglighet eller resultat som du inte kan garantera.
Testa hälsningsfrasen och nästa steg
Ring ett testsamtal som om du vore en ny kund. Lyssna efter företagets namn, identifieringen av AI:n och alternativen som erbjuds. Prova sedan en realistisk förfrågan, till exempel att fråga om öppettider eller be om att bli uppringd. Om du nämner bokningar ska du även testa det flödet. Ett bra sätt att kontrollera att det fungerar är att se om en uppringare kan höra alternativen en gång, välja ett lämpligt alternativ och komma vidare till det konfigurerade nästa steget utan att få förväntningar på något som inte är tillgängligt.
Om meddelandet eller nästa steg är förvirrande ska du ändra formuleringen eller granska den relevanta konfigurationen och testa igen. Inspelningar och transkriptioner är valfria och hanteras enligt dina inställningar och rutiner för lagringstid, så kontrollera inställningarna innan du förlitar dig på dem vid en granskning. Som nästa steg kan du skriva ett utkast till hälsningen, be en kollega lyssna på den och ringa ett testsamtal innan du använder den med kunder. Granska den igen när öppettider, tjänster eller rutiner för vidarekoppling ändras.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Hur långt bör det första meddelandet vara?
Det finns ingen fast längd som passar alla företag. Sikta på en kort presentation som uppringaren förstår vid första lyssningen: företagets namn, identifiering av AI:n, några relevanta alternativ och en uppmaning att svara.
Bör hälsningen säga att någon kommer att ringa tillbaka?
Den kan erbjuda möjligheten att be om återuppringning om det är konfigurerat, men undvik att utlova ett omedelbart samtal eller en viss svarstid om inte teamet kan leva upp till det. Se till att någon ansvarar för uppföljningen.
Kan jag nämna bokningar eller beställningar i hälsningen?
Ja, om det relevanta arbetsflödet för NeroBooking eller NeroWeb är aktiverat och klart att använda. Testa flödet först och undvik att antyda att varje önskad bokning eller beställning automatiskt kommer att vara tillgänglig.
Vad händer om den som ringer vill prata med en person?
AI Reception stöder vidarekoppling till ett konfigurerat brittiskt nummer eller en SIP-destination. Kontrollera att destinationen och teamets tillgänglighet är lämpliga innan du erbjuder vidarekoppling i hälsningsmeddelandet.