1. En artikel verkar felaktig: bekräfta först vilken artikel det är
Utgå från artikeln på hyllan, inte bara från dess namn. Liknande beskrivningar kan dölja olika storlekar, färger, förpackningsstorlekar eller äldre produktposter. Jämför identifieraren på produkten eller förpackningen med den post som används i kassan. Om du använder streckkoder ska du kontrollera vilken artikel den skannade koden faktiskt väljer.
NeroPOS erbjuder produkt- och orderhantering, varianter, lagerrelaterade kontroller och arbetsflöden för kvitton. Hur dessa kontroller tillämpas på en viss artikel eller variant behöver kontrolleras i din installation. Utgå inte från att två varianter delar lagersaldo, eller att de har separata saldon, utan att först bekräfta inställningarna.
- Anteckna artikelidentifierare, beskrivning, variant och den enhet som räknas.
- Kontrollera om det finns liknande eller dubbla produktposter.
- Bekräfta om antalen avser enskilda artiklar, förpackningar eller någon annan enhet.
2. Antalet ändras hela tiden: fastställ en tydlig bryttidpunkt
En inventering som görs medan kunder handlar och personal packar upp leveranser kan vara korrekt men ändå skilja sig från en senare kassaregistrering. Notera tidpunkten för inventeringen och identifiera eventuella lagerförändringar mellan den tidpunkten och tidpunkten för det registrerade antalet. Att tillfälligt hålla inventerade varor åtskilda kan hjälpa, förutsatt att det inte hindrar säker åtkomst eller normal kundservice.
Gör en oberoende omräkning av artikeln och inkludera relevanta hyllor, lagerutrymmen och varor som reserverats för beställningar. Håll säljbara varor åtskilda från skadade varor och kundreturer som väntar på kontroll. Den fysiska platsen anger var en artikel finns, medan dess status avgör om den ska ingå i det antal du jämför.
- Anteckna tidpunkten för inventeringen och tidpunkten som kassasystemets saldo avser.
- Räkna om på alla relevanta platser utan att utgå från det första resultatet.
- Lista försäljningar, leveranser och andra lagerrörelser mellan de två tidpunkterna.
3. Avvikelsen kvarstår: återskapa lagerförändringarna
Använd den senaste tillförlitliga inventeringen som utgångspunkt. Lägg till bekräftade inleveranser, dra av varor som sålts eller tagits bort på annat sätt och granska returer och justeringar utifrån vad som faktiskt har hänt med varorna. Utgå från tillgängliga underlag i stället för minnet. Att en leverans har anlänt till butiken bevisar inte att antalet registrerats korrekt, och en återbetalning bevisar inte att artikeln återförts till det säljbara lagret.
Kontrollera relevanta transaktioner var för sig: artikelidentifierare, antal, tidpunkt och status. Leta efter annullerade beställningar, byten, dubbla registreringar och korrigeringar där underlag finns. Beställningar via NeroWeb kan hanteras i det befintliga orderflödet, men det innebär inte att lagret uppdateras automatiskt i alla kanaler. Bekräfta vilken orderhändelse som påverkar lagret i er konfiguration och undvik att räkna samma beställning två gånger.
- Jämför leveransunderlaget med det antal som faktiskt tagits emot och registrerats.
- Spåra försäljningar och returer för den berörda artikeln under utredningsperioden.
- Granska manuella justeringar och skälen till dem med hjälp av tillgängliga underlag.
4. Sex enheter saknas: ett hypotetiskt exempel
Hypotetiskt exempel: en återförsäljare räknar 18 anteckningsböcker, medan kassasystemet visar 24. Identifieraren och räkneenheten stämmer överens. Det senaste verifierade antalet var 30, och återförsäljaren hittar sex efterföljande försäljningar. Det förklarar det registrerade saldot på 24, men inte det fysiskt räknade antalet på 18.
Återförsäljaren hittar sedan en anteckning som visar att sex vattenskadade anteckningsböcker har tagits bort från hyllan. De ligger fortfarande i en separat låda i väntan på kassering, och ingen motsvarande lagerjustering har registrerats. Nu finns det en förklaring till differensen: kassasystemet och inventeringen behandlade dessa sex artiklar på olika sätt.
Innan något ändras kontrollerar återförsäljaren hur skadade varor ska registreras i den aktuella konfigurationen. När den godkända korrigeringen har gjorts kan resultatet kontrolleras genom att både det räknade antalet säljbara varor och motsvarande registrerade saldo visar 18 vid samma avstämningstidpunkt, med orsaken dokumenterad. En oförklarad justering på minus sex skulle ha fått siffrorna att stämma utan att lösa problemet i arbetsflödet.
5. Åtgärda en känd orsak eller för en oförklarad avvikelse vidare
Om underlagen visar en missad inleverans, ett felaktigt antal eller ett oregistrerat uttag ska den ansvariga personen granska korrigeringen. Spara det ursprungliga inventeringsresultatet, tillhörande referenser och orsaken tillsammans. Undvik att radera eller skriva över underlag bara för att få totalsummorna att stämma. Kontrollera sedan den berörda artikeln igen efter nästa normala lagerrörelse.
Om orsaken fortfarande är oklar ska du sluta göra justeringar på osäkra grunder och be systemadministratören eller supportkontakten att undersöka saken. Ange den berörda identifieraren, förväntat och observerat antal, inventeringstidpunkt, relevanta order- eller inleveransreferenser samt vilka kontroller som redan har gjorts. För NeroPOS ska du be teamet bekräfta vilka lagerkontroller, orderfunktioner och eventuella anslutningar som faktiskt stöds i er installation.
- Utse en person som ska godkänna och dokumentera korrigeringen.
- Vid eskalering ska du beskriva ett reproducerbart exempel i stället för att framföra ett allmänt klagomål.
- Kontrollera att nästa lagerrörelse ger den förväntade förändringen i antal.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör jag justera lagersaldot direkt?
Bevara de ursprungliga uppgifterna och utred först. Om en omedelbar korrigering behövs för försäljningen ska du dokumentera tidpunkten för inventeringen, orsaken och godkännandet så att den bakomliggande avvikelsen fortfarande kan granskas.
Ökar en återbetalning till en kund alltid lagersaldot?
Utgå inte från det. Kontrollera om varan faktiskt har returnerats, om den går att sälja och hur din installation hanterar transaktionen. En återbetalning och en varuretur är olika händelser.
Uppdaterar onlinebeställningar automatiskt alla lagerposter?
Det beror på den faktiska konfigurationen. Beställningar via NeroWeb kan använda det befintliga flödet för orderhantering, men du bör kontrollera var lagret finns och vilka händelser som ändrar lagersaldot innan du förlitar dig på lagersaldon över flera försäljningskanaler.
Vad ska jag skicka till supporten?
Skicka artikelidentifierare, varianter, antal, tidsstämplar och relevanta transaktionsreferenser via den överenskomna supportkanalen. Ta med de kontroller du har gjort och undvik att dela onödiga kunduppgifter.