1. Fastställ den ursprungliga ordern innan du registrerar leveransen
Utgå från den order som avtalats med kunden, inte från plocklistan eller vad föraren minns. Kontrollera kundkontot, orderreferensen, artikelbeskrivningarna, kvantiteterna och enheterna. Tio kollin och tio enskilda artiklar är olika instruktioner, även om produktbeskrivningen ser likadan ut.
Behåll de ursprungliga kvantiteterna som jämförelsegrund. Om kunden ändrar ordern ska du skilja den ändringen från en brist: en artikel som annullerats enligt överenskommelse är inte samma sak som en artikel som fortfarande ska levereras. Om skillnaden inte kan visas tydligt i den löpande dokumentationen ska du spara kompletterande dokumentation enligt teamets överenskomna rutin.
- Ta fram den överenskomna ordern och kontrollera eventuella senare ändringar från kunden.
- Bekräfta måttenheten för varje berörd rad.
- Fastställ vem som ska hålla uppgifterna om återstående kvantiteter uppdaterade efter leveransen.
2. Kontrollera hur ert aktiverade dokumentflöde fungerar
NeroTrade stöder arbetsflöden för grossistverksamhet, bland annat följesedlar, företagskundkonton, fakturor, kontoutdrag, rutter och hämtningar. Kontrollera vilka funktioner som är aktiverade för er verksamhet innan ni väljer en process. Dessa funktioner innebär inte i sig att er konfiguration behåller återstående kvantiteter på en order, kopplar flera följesedlar till en order eller för över återstående kvantiteter.
Gå igenom den faktiska processen med den som ansvarar för er konfiguration. Om det går att länka dokument, fastställ hur referenserna förblir synliga. Om det inte går, kom överens om ett kontrollerat register över återstående artiklar som anger den ursprungliga ordern och varje leveransreferens. Målet är spårbarhet, inte en andra order som av misstag kan levereras igen.
- Kontrollera hur den ursprungliga ordern bevaras efter att det första leveransdokumentet har skapats.
- Bekräfta var återstående kvantiteter ska registreras och följas upp.
- Fastställ hur korrigeringar hanteras utan att göra det otydligt vad som har hänt.
3. Registrera vad som kom fram, inte bara vad som lämnade lagret
Plockning, utleverans och leverans är separata händelser. Den kvantitet som lastas på ett fordon behöver inte vara den kvantitet som kunden tar emot och godkänner. Registrera det faktiska utfallet, inklusive saknade, avvisade eller skadade varor, enligt er överenskomna process. Ange leveransdatum och dokumentreferens tydligt så att senare frågor kan kopplas till rätt besök.
Hypotetiskt exempel: ett kafé beställer 12 lådor juice och åtta lådor vatten på order W1042. Vid den första leveransen tar kunden emot och godkänner nio lådor juice och samtliga åtta lådor vatten. Den ursprungliga ordern står kvar på 12 respektive åtta; leveransregistreringen visar nio respektive åtta; registreringen av återstående kvantiteter visar tre lådor juice. Minska inte den ursprungliga juiceordern till nio och skapa inte en ny, fristående order för de återstående tre.
- Jämför de godkända kvantiteterna med utleveransregistreringen.
- Registrera eventuella avvikelser och orsaken till dem, om den är känd.
- Kontrollera att den beställda kvantiteten på varje rad redovisas som levererad, återstående eller uttryckligen ändrad.
4. Bestäm en tydlig nästa åtgärd för de återstående artiklarna
En återstående kvantitet behöver en ansvarig och ett beslut. Fråga om kunden vill ha en senare leverans, hämta varorna eller avbeställa de återstående artiklarna. En ytterligare leverans kan passa kunden men behöver samordnas med transportplaneringen; hämtning kräver en tydlig överlämning; avbeställning kräver en uttrycklig ändring i stället för en saldojustering som görs utan dokumentation.
I det hypotetiska exemplet går kaféet med på att ta emot de återstående tre lådorna juice vid en senare leverans. Registrera överenskommelsen och ange vem som ska ordna detta. Alla efterföljande leveransdokument bör innehålla den ursprungliga orderreferensen via det tillgängliga arbetsflödet eller en överenskommen korsreferens. Informera kunden om vad som återstår och vad som händer härnäst, utan att lova ett datum som inte är bekräftat.
- Bekräfta kundens önskemål för varje rad med återstående kvantitet.
- Utse en ansvarig för att ordna nästa leverans eller hämtning.
- Granska registreringen av återstående kvantiteter innan ni förbereder någon ytterligare leverans.
5. Stäm av dokumenten innan du avslutar hanteringen av återstående kvantiteter
Be ekonomiavdelningen bekräfta vilka kvantiteter och referenser fakturan ska omfatta enligt er överenskomna affärsprocess innan den utfärdas. Utgå inte från att en korrekt faktura skapas eller att ett kontoutdrag uppdateras bara för att en följesedel tas fram. Kontrollera hur ert aktiverade arbetsflöde faktiskt fungerar, särskilt när ordern levereras vid flera tillfällen.
Det konkreta kontrollkriteriet är enkelt: en annan teammedlem ska kunna utgå från den ursprungliga ordern och redogöra för varje kvantitet utan att fråga föraren. För W1042 innebär det att hitta den första leveransen av nio lådor juice, den senare leveransen av tre och inget oförklarat saldo. Nästa steg är att testa ett exempel med delleveranser i ert eget arbetsflöde innan ni tillämpar det på verkliga order.
- Koppla leveransreferenserna till den ursprungliga ordern och relevanta fakturaunderlag.
- Kontrollera att levererade kvantiteter inte har räknats dubbelt.
- Avsluta det återstående saldot först när det täcks av en leverans eller en överenskommen ändring.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör vi ändra den ursprungliga ordern så att den stämmer med en delleverans?
Inte enbart för att färre varor kom fram. Behåll det ursprungliga behovet och registrera den faktiska leveransen separat. Hantera en överenskommen kundändring som en separat ändring.
För NeroTrade automatiskt över återstående kvantiteter?
Bekräfta detta med teamet för den konfiguration ni har aktiverat. Stöd för följesedlar och fakturor innebär inte i sig att utestående order hanteras automatiskt.
Vad händer om en brist upptäcks efter att dokumenten har utfärdats?
Följ er överenskomna korrigeringsprocess, behåll den ursprungliga referensen och registrera avvikelsen. Meddela den som ansvarar för det utestående saldot och be ekonomiavdelningen granska eventuella berörda dokument.