1. Bestäm hur QR-betalningen ska fungera med notan
Börja med ett tydligt användningsområde: att betala en restaurangnota efter att någon i personalen har gått igenom den med gästen. Bestäm om personalen ska presentera en kod med varje nota eller använda ett annat upplägg som stöds. Fråga NeroPay vilka QR-alternativ som finns tillgängliga och hur belopp och referenser hanteras. Utgå inte från att en skanning automatiskt hämtar bordets aktuella saldo.
Bestäm vem som ansvarar för varje kontroll. Personalen bör fastställa den slutliga notan och förklara vilka uppgifter gästen behöver ange. Gästen bör granska betalningsuppgifterna innan betalningen godkänns. Kom också överens om hur ni ska hantera delade notor, ändringar efter att notan har skrivits ut och gäster som hellre vill betala på ett annat sätt.
- Bekräfta produktens tillgänglighet, vilka enheter som stöds, avgifter och tillämpliga villkor med NeroPay.
- Dokumentera om beloppet och referensen fylls i av lösningen eller anges manuellt.
- Utse en medarbetare som ska godkänna processen innan ni börjar använda den.
2. Hjälp gästerna att känna igen rätt betalningssida
Skanna den godkända koden och kontrollera vart den leder innan ni trycker något. Dokumentera den förväntade destinationen och de företagsuppgifter som gästerna ska se. En betalningssida kan använda en betalleverantörs adress i stället för restaurangens egen webbplats. Ge därför personalen en korrekt förklaring i stället för att säga åt gästerna att lita på alla sidor med er logotyp.
Placera en kort instruktion bredvid koden: skanna för att betala, kontrollera företagsuppgifterna och stäm av betalningen mot notan. Be kunderna att avbryta och prata med personalen om betalningsmottagaren verkar oväntad. Kontrollera bordsställ och inlägg i notan för att upptäcka skadade koder, påklistrade ersättningsetiketter eller ändrad placering. Utseendet i sig bevisar inte att en kod är äkta.
- Skanna varje tryckt version innan den används.
- Kontrollera att kunderna kan läsa instruktionerna i matsalens vanliga belysning.
- Ge personalen de godkända mottagaruppgifterna så att de kan besvara frågor.
3. Kontrollera beloppet och referensen före betalningen
Betalningsbeloppet ska stämma med den nota som kunden har gått med på att betala. Om kunden anger beloppet manuellt, be kunden kontrollera pund och pence innan betalningen fortsätter. Om ett belopp redan visas måste det ändå stämmas av mot notan. Förklara eventuella ändringar i notan innan du ber kunden att godkänna betalningen.
En referens ska hjälpa personalen att identifiera rätt nota utan att behöva gissa. Kom överens om ett enhetligt format utifrån de fält som den valda lösningen stöder. Enbart ett bordsnummer kan vara tvetydigt när samma bord används igen senare. Be inte kunderna att ange onödiga personuppgifter i ett referensfält, och kontrollera hur delbetalningar registreras.
- Välj ett referensformat som skiljer olika notor åt.
- Ta med en kontroll av belopp och referens i personalens förklaring av betalningen.
- Testa en felskriven referens och ett felaktigt belopp så att personalen vet när de behöver ingripa.
4. Öva på hela flödet med en fiktiv nota
Hypotetiskt exempel: ett sällskap vid bord 12 godkänner en slutnota på £64.80. I en lösning som stöder att kunden själv anger belopp och referens visar serveringspersonalen den godkända QR-koden och ber kunden att ange £64.80 med den överenskomna notareferensen, T12-184. Kunden skannar, kontrollerar att betalningsmottagaren och företagsuppgifterna är de förväntade och stämmer sedan av båda de angivna uppgifterna mot notan innan betalningen godkänns.
Kunden väntar sedan på resultatet i stället för att betrakta skanningen som en betalning. Serveringspersonalen kontrollerar betalningsstatusen enligt den överenskomna personalrutinen innan notan markeras som betald. Om någon av parterna ser ett väntande eller oklart resultat undersöker personalen detta innan kunden ombeds att försöka igen. Exemplet beskriver ett arbetsflöde som behöver bekräftas, inte ett löfte om specifika skärmfält eller funktioner i NeroPay.
- Fråga NeroPay hur ni kan testa på ett säkert sätt innan ni börjar ta emot riktiga kundbetalningar.
- Öva på en lyckad betalning och på ett oklart eller avbrutet betalningsförlopp.
- Kontrollera hur personalen ska kunna koppla en betalning till rätt nota.
5. Informera personalen och följ upp det första serveringspasset
Ge personalen en kort förklaring som de kan använda naturligt: kontrollera notan, skanna den här koden, granska företagsuppgifterna, beloppet och referensen och vänta sedan på bekräftelse. Gör tydligt vem som kan utreda betalningsfrågor. En skärmbild eller en kund som säger sig ha betalat ska inte ersätta den överenskomna statuskontroll som personalen ska göra.
Håll införandet hanterbart under det första serveringspasset och gå igenom eventuella oklarheter efteråt. Var uppmärksam på oläsliga koder, otydliga referenser och kunder som för tidigt antar att betalningen är klar. Ha ett alternativt betalningssätt tillgängligt för den som inte kan eller vill skanna, och kontrollera de uppsatta koderna igen före nästa serveringspass.
- Informera personalen på varje arbetspass om bekräftelsekontrollerna och vem som hanterar undantag.
- Ha ett alternativt betalningssätt redo.
- Gå igenom problem efter serveringspasset innan ni skriver ut eller sätter upp fler koder.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Betyder skanning av QR-koden att notan är betald?
Nej. När koden skannas öppnas målsidan. Kunden måste slutföra betalningsflödet, och personalen bör verifiera resultatet enligt den överenskomna rutinen för kontroll av betalningsstatus.
Visar koden automatiskt bordets nota?
Utgå inte från det. Stäm av med NeroPay hur ert valda QR-alternativ hanterar belopp, referenser och matchning mot notor innan ni skriver instruktioner till kunderna.
Vad ska vi göra om betalningsbekräftelsen är otydlig?
Kontrollera betalningsstatusen innan ni ber kunden att försöka igen. Förklara för kunden att ni verifierar resultatet för att undvika en dubbelbetalning.
Kan vi använda en och samma kod i hela restaurangen?
Fråga NeroPay om det upplägget passar den tillgängliga lösningen. Er rutin måste fortfarande kunna skilja mellan notor på ett tillförlitligt sätt och hjälpa kunderna att kontrollera att belopp och referens är korrekta.