Kom överens om vem som förbereder, kontrollerar och granskar underlagen
Välj en person som samordnar överlämningen, även om flera kollegor samlar in kvitton eller utfärdar fakturor. Kom överens om start- och slutdatum, vilka företagskonton och verksamhetsaktiviteter som omfattas och när bokföraren behöver informationen. En kort skriftlig överenskommelse gör det lättare för en kollega att ta över uppgiften när den ordinarie samordnaren är borta.
Skilj på förberedelse och bokföringsmässig granskning. Ditt team kan samla in underlag, förklara verksamhetens aktiviteter och kontrollera att dokumenten är läsbara. Det betyder inte att en bokföringspost har godkänts eller att det har beslutats hur den ska hanteras i bokföringen. Använd överenskomna beteckningar som insamlat, inväntar information och klart för bokförarens granskning. Utgå inte från att dessa finns som inbyggda statusar i NeroBooks.
- Utse en samordnare och en ersättare.
- Fråga bokföraren vilka dokument och rapportformat som behövs.
- Kom överens om vem som kan svara på frågor och vem som bekräftar att granskningen är klar.
Sammanställ ett underlagspaket som någon annan kan hitta i
Samla in relevanta intäktsunderlag, leverantörsfakturor, utgiftskvitton, kontoutdrag och förklaringar till återbetalningar eller rättelser. Kontrollera att kontoutdragen täcker hela den överenskomna perioden och att kvittona innehåller tillräckligt med uppgifter för att identifiera köpet. Om ett dokument saknas ska du notera luckan i stället för att utelämna transaktionen utan kommentar.
Välj ett sätt att ordna underlagen som ditt team kan upprätthålla. En mapp indelad efter underlagstyp är lätt att bläddra i, medan en referenslista hjälper till att koppla dokument till enskilda transaktioner. Det kan vara bra att använda båda, men undvik att skapa flera konkurrerande kopior. Kom överens om en huvudplats och ett enhetligt namngivningsmönster, till exempel datum, leverantör och referens.
NeroBooks har stöd för företagsunderlag, intäkter, kostnader, kvitton och rapporter. Kontrollera vilka sätt att ordna och dela underlag som finns tillgängliga i ditt nuvarande konto. Bygg inte överlämningen på en förmodad funktion för export, bilagor eller åtkomst utan att först kontrollera att den finns.
Håll olösta frågor synliga
Skapa en separat frågelista med en hänvisning till underlaget, en kort förklaring, tillgängliga belägg och en namngiven person som ska följa upp. Relevanta frågor kan gälla en oidentifierad betalning, ett kvitto som inte har kommit eller två dokument som kan avse samma inköp. Beskriv vad du vet utan att gissa svaret.
Skilj mellan underlag som saknas och beslut som kräver bokförarens bedömning. En teammedlem kan kanske få fram en faktura från en leverantör, men bör inte hitta på en beskrivning eller välja hur något ska bokföras bara för att underlagspaketet ska se färdigt ut. Skicka de förberedda underlagen på överenskommet datum med utestående punkter tydligt markerade, om inte din bokförare ber om något annat.
- Ge varje fråga en referens som stämmer överens med de tillhörande underlagen.
- Ange vad som redan har kontrollerats.
- Utse en ansvarig och kom överens om ett datum för uppföljning.
Hypotetiskt exempel: ett kvitto kommer in efter överlämningen
Ett litet reparationsföretag förbereder sina underlag för april. Samordnaren samlar in kundfakturor, leverantörsdokument och relevanta kontoutdrag. Ett kortköp saknar kvitto, och bland de insamlade dokumenten finns två kopior av en annan leverantörsfaktura. Samordnaren markerar den möjliga dubbletten och lägger till det saknade kvittot i frågelistan i stället för att betrakta något av problemen som löst.
I överlämningsanteckningen står det att underlagen för april är förberedda för granskning och att två frågor återstår. En kollega ansvarar för att begära in det saknade kvittot. När det kommer lägger samordnaren det på den överenskomna platsen och meddelar bokföraren kvittots referens och ankomstdatum. Samordnaren ersätter inte det ursprungliga underlagspaketet utan att meddela det och förutsätter inte att den tillhörande posten nu är godkänd.
Ett praktiskt sätt att kontrollera att det fungerar är att bokföraren kan hitta båda underlagen, förstå vad som har ändrats och se vad som fortfarande behöver granskas utan att leta i separata meddelandetrådar.
Kontrollera underlagspaketet och slutför överlämningen
Öppna ett urval av dokumenten innan du skickar dem och kontrollera läsbarhet, datum och referenser. Jämför underlagspaketet med den överenskomna dokumentlistan och ange tydligt vad som saknas. Ge de personer som behöver det åtkomst på överenskommet sätt. Ta aldrig med lösenord eller ovidkommande personuppgifter i överlämningsanteckningen.
Be bokföraren bekräfta att underlagspaketet är åtkomligt och att omfattningen är tydlig. Samla svar på uppföljningsfrågor på ett ställe och notera om varje fråga fortfarande är öppen, besvarad eller väntar på granskning. Nästa steg är att komma överens med din bokförare om en kort överlämningsmall och testa den för nästa månadsperiod.
- Bekräfta perioden och antalet utestående punkter i överlämningsanteckningen.
- Kontrollera att den avsedda mottagaren har åtkomst till underlagen.
- Dokumentera senare tillägg tydligt så att ändringarna syns.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör vi vänta tills alla kvitton finns tillgängliga?
Kom överens om detta med din bokförare. Ett underlagspaket som lämnas i tid och tydligt anger vad som saknas kan vara mer användbart än en oförklarad försening. Ange en ansvarig och när en uppdatering väntas för varje underlag som saknas.
Betyder redo för granskning att posterna är godkända?
Nej. Det betyder att ert team har förberett underlagen för kontroll. Kom överens separat om hur den som sköter bokföringen ska återkoppla om granskade poster och eventuellt ytterligare arbete som behövs.
Vilken rapport från NeroBooks ska vi skicka?
Fråga den som sköter bokföringen vilken information och period som behövs och kontrollera sedan den relevanta rapporten och delningsalternativen i ert nuvarande konto. Utgå inte från att ett visst format finns i alla konton.