Fastställ perioden innan ni diskuterar saldot
Utgå från kundens korrekta företagskonto och ett tydligt angivet datumintervall. Förklara om kontoutdraget visar transaktioner under perioden eller alla öppna poster vid brytdatumet. Dessa vyer besvarar olika frågor: en periodvy hjälper kunden att granska den senaste aktiviteten, medan en vy över öppna poster hjälper kunden att se vad som fortfarande är utestående.
Kontrollera hur ett eventuellt ingående saldo hänger ihop med tidigare bokföring. Om kunden har flera filialer eller inköpskonton ska du tydliggöra vilket konto kontoutdraget avser, i stället för att förutsätta att ekonomiavdelningen känner igen det. Ett kontoutdrag som upprättats per den 30 april återspeglar inte nödvändigtvis en betalning som bokförts den 1 maj; förklara tidsskillnaden i stället för att behandla den som en meningsskiljaktighet.
- Bekräfta kontonamnet och kontoreferensen.
- Ange perioden, brytdatumet och typen av kontoutdrag.
- Stäm av det ingående saldot mot föregående bokföring.
Använd referenser som hjälper kunden att hitta underlag
Använd det registrerade fakturanumret och fakturadatumet konsekvent för varje faktura. Ta med kundens inköpsorderreferens eller en tillhörande följesedelsreferens när det är relevant och uppgifterna finns tillgängliga. Ersätt inte ett dokument med ett annat: en följesedel hjälper till att spåra en leverans, medan en faktura dokumenterar debiteringen. Kunden kan behöva båda för att utreda en fråga.
Kontrollera bokförda betalningar mot de uppgifter du har tillgång till. Om en kund säger sig ha betalat men du ännu inte kan matcha betalningen, be om betalningsdatum, belopp och referens via er vanliga kontaktväg för affärsärenden. Beskriv betalningen som att den väntar på matchning, inte som en bekräftad justering. Undvik att be om onödiga bankuppgifter.
Håll kontoutdraget och frågorna åtskilda
Se till att kontoutdraget stämmer överens med de underliggande kontoposterna. Lägg olösta frågor i en separat frågelista eller ett följemeddelande med samma referenser. Skilj till exempel mellan en faktura som kunden ifrågasätter och en justering som faktiskt har bokförts. Annars kan en reviderad totalsumma som verkar hjälpsam misstas för ett överenskommet kontosaldo.
Denna uppdelning gör också dialogen mer givande. I stället för att be kunden förklara ett helt saldo kan du ställa en konkret fråga per post: vilken leverans ifrågasätts, vilken betalningsreferens användes eller vilket dokument saknas? Utse en intern ansvarig för varje fråga och kom överens om när kunden kan förvänta sig en uppdatering, utan att utlova ett resultat innan kontrollerna är klara.
- Ange referensen och skriv frågan bredvid den.
- Ange vad som är bekräftat och vad som fortfarande behöver kontrolleras.
- Notera vem som ska utreda frågan och datum för nästa kontakt.
Hypotetiskt exempel: ersätt en otydlig totalsumma med en tydlig diskussion
Före: en leverantör mejlar en kund: ”Ditt saldo för april är £1,240. Vänligen ordna betalning.” Kunden svarar att de redan har betalat £400 och att en leverans innehöll för få varor. Inget av meddelandena anger vilken faktura, vilket betalningsdatum eller vilken följesedel det gäller, så dialogen kör fast.
Efter: leverantören skickar kontoutdraget för konto T104, för perioden 1–30 april, och skriver: ”Det bokförda utgående saldot per den 30 april är £1,240. Ni har meddelat oss att en betalning på £400 gjordes den 1 maj. Bekräfta betalningsreferensen så att vi kan matcha den. Er fråga om antalet levererade varor gäller faktura INV-218 och följesedel DN-206. Vi kontrollerar detta separat. Ingen justering har ännu bokförts.”
I följemeddelandet anges sedan leverantörens kontaktperson och ett datum föreslås för en uppdatering. Det framställer inte £840 som ett överenskommet saldo enbart för att kunden har uppgett att en betalning gjorts. Resultatet går att se: kunden kan identifiera exakt vilka dokument det gäller, lämna den saknade referensen och förstå vilken fråga som fortfarande utreds.
Kontrollera överlämningen och skicka sedan ett tydligt nästa steg
Be en kollega följa en faktura från kontoutdraget till underlagen innan du skickar det. Kan kollegan identifiera kontot, förstå brytdatumet och hitta den tillhörande frågan utan att be dig förklara? Om inte, förtydliga referenserna eller följemeddelandet. Skicka kontoutdraget till rätt kontaktperson hos kunden via er vanliga, överenskomna kanal.
NeroTrade stöder arbetsflöden inom partihandel, inklusive följesedlar, företagskundkonton, fakturor, kontoutdrag, rutter och betalningsinkassering. Kontrollera vilka funktioner som är aktiverade för ditt handlarkonto innan du bestämmer hur du ska ta fram eller hämta underlag. Oavsett vilket arbetsflöde du använder är nästa steg detsamma: granska ett kundkontoutdrag, red ut otydliga referenser och be bara om den information som behövs för att föra varje öppen fråga framåt.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Ska en bestridd faktura tas bort från kontoutdraget?
Ta inte bort den enbart för att underlätta dialogen. Se till att kontoutdraget stämmer överens med bokförda poster och förklara tvisten separat. Ta med eventuella justeringar när de har kontrollerats och bokförts.
Vad händer om en betalning kom in efter brytdatumet?
Förklara att kontoutdraget återspeglar bokföringen per brytdatumet. När den senare betalningen har bekräftats och matchats kan du vid behov lämna en uppdaterad saldouppgift, tydligt åtskild från det ursprungliga kontoutdraget.
Ska jag bifoga alla följesedlar?
Inte nödvändigtvis. Börja med tydliga referenser och tillhandahåll underlag när de hjälper till att besvara en specifik fråga. Kontrollera att bilagorna hör till rätt kundkonto innan du skickar dem.