1. Börja med själva passet
Skriv en kort beskrivning av vad som ska hända i stället för att bara ange namnet på passet. En rubrik som ”Styrkepass” ger en övergripande bild, men medlemmarna behöver också veta om de ska delta i ett individuellt pass eller ett gruppass, vem som leder det och vad passet kommer att innehålla. Använd välbekanta ord och förklara eventuella facktermer.
Fokusera beskrivningen på de planerade aktiviteterna, inte på resultaten. Du kan till exempel berätta att passet innehåller uppvärmning och övningar med vikter, utan att lova att deltagarna blir starkare eller når ett visst mål. Om upplägget kan variera, säg det tydligt i stället för att framställa alla aktiviteter som säkra.
- Välj en beskrivande rubrik som skiljer passet från dina andra bokningar.
- Ange om det är ett individuellt pass eller ett gruppass.
- Sammanfatta de planerade aktiviteterna och ange vem som leder passet.
2. Gör tiden och mötesplatsen tydliga
Ange datum, starttid och förväntad längd tillsammans. Om medlemmarna bör komma före start, ange hur långt i förväg och förklara varför, till exempel att de behöver tid för att hitta till rummet. Undvik uttryck som ”vanlig tid”: en ny medlem, eller någon som återvänder efter ett uppehåll, kanske inte vet vad det betyder.
Beskriv platsen så att även den som kommer dit för första gången kan hitta. Ange lokalens namn och adress när det passar och lägg sedan till mötesplatsen inne i lokalen, till exempel receptionen eller en namngiven träningssal. För ett pass online ska du förklara hur medlemmen får anslutningsuppgifterna och vem hen ska kontakta om de inte har kommit fram. Utgå inte från att alla medlemmar använder samma väg för att hitta information om passet.
- Kontrollera att datumet och veckodagen stämmer överens.
- Ange starttid och längd, inklusive eventuell önskad ankomsttid.
- Ange en tydlig mötesplats och en kontaktperson för praktiska frågor.
3. Förklara förberedelserna utan att överlasta meddelandet
Skilj på det som är nödvändigt och det som är valfritt. Berätta för deltagarna vad de ska ha på sig eller ta med när det är relevant för den planerade aktiviteten, och ange om utrustning tillhandahålls. Om en praktisk uppgift behöver göras i förväg, förklara vad den innebär och när den ska utföras. Undvik att lägga till en lång, allmän lista som gör de viktiga instruktionerna svåra att hitta.
Fundera på vilka frågor en deltagare rimligen kan ha innan hen ger sig iväg: Var ska jag träffa tränaren? Behöver jag egen utrustning? Vem kan förtydliga en instruktion? Uppmuntra deltagarna att vända sig direkt till dig med frågor om individuella behov kring tillgänglighet eller deltagande. Använd inte beskrivningen av passet för att ge personliga medicinska råd eller göra antaganden om vad någon tryggt kan göra.
- Lista det som krävs först och ange sedan vad som är valfritt.
- Berätta vad du tillhandahåller och vad deltagaren bör ta med.
- Ge deltagarna möjlighet att fråga om praktiska behov före passet.
4. Testa formuleringen och håll den aktuell
Hypotetiskt exempel: En tränare planerar ett individuellt pass med namnet ”Introduktion till vikter” tisdagen 14 juli, från 10.00 till 10.45 am. I beskrivningen står det att tränaren håller i uppvärmningen och introducerar utvald utrustning. Deltagaren ska träffa tränaren i receptionen fem minuter före start, ha bekväma kläder och ta med en vattenflaska. Tränaren tillhandahåller utrustningen. Lokalens adress och en kontakt för frågor anges tillsammans med dessa uppgifter.
Innan du publicerar eller delar informationen bör du jämföra den med din kalender och läsa den som om du deltog för första gången. Ett bra sätt att kontrollera att informationen fungerar är att se om någon som inte känner till passet kan förstå aktiviteten, ankomsttiden, mötesplatsen och vad som behöver tas med utan att fråga dig om ett förtydligande. NeroGym stöder pass och kundportaler, men tillgängligheten beror på konfigurationen. Kontrollera vad deltagarna kan se i din konfiguration. Om en uppgift ändras, uppdatera den relevanta informationen och meddela berörda deltagare via en lämplig kontaktväg.
- Kontrollera att informationen som visas för deltagarna stämmer med den överenskomna planen för passet.
- Be en kollega eller en deltagare som är villig att hjälpa till att hitta de viktigaste uppgifterna i beskrivningen.
- Förtydliga oklara formuleringar och gå igenom dem igen efter en ändring.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Hur mycket information bör beskrivningen av ett pass innehålla?
Ta med tillräckligt med information för att deltagaren ska förstå den planerade aktiviteten och kunna komma förberedd. En kort sammanfattning av aktiviteten, tid, mötesplats, en lista över förberedelser och en kontakt för frågor är ofta mer användbart än ett långt program.
Vad gör jag om planen för aktiviteten kan komma att ändras?
Beskriv de planerade aktiviteterna och klargör, när det är lämpligt, att planen kan komma att ändras. Om en ändring påverkar när eller var deltagarna ska infinna sig, vad de behöver ta med eller vad de kan förvänta sig, ska du uppdatera informationen och meddela dem som berörs.
Bör jag ange förberedelser även för återkommande deltagare?
Ja. Återkommande deltagare kan delta i ett annat pass eller glömma en detalj. Håll återkommande instruktioner korta, men ta med allt som behövs för just det aktuella tillfället.
Kan deltagarna alltid se information om pass i NeroGym?
NeroGym stöder pass och kundportaler, men tillgängligheten beror på konfigurationen. Kontrollera vyn som visas för dina deltagare och stäm av med teamet vilka alternativ som finns om du är osäker.