1. Bestäm vilka beställningar som behöver en betalningsbegäran
Börja med ett tydligt avgränsat användningsområde, till exempel avhämtningsbeställningar som görs per telefon. Undvik att införa flera olika upplägg samtidigt. Personalen behöver veta när de ska begära hela beloppet, när de ska be om godkännande från en chef och när kunden ska betala på ett annat överenskommet sätt.
Bestäm vem som ansvarar för varje del av processen. Den som tar emot beställningen kan förbereda betalningsbegäran, medan en arbetsledare kontrollerar beloppet. Under en hektisk servering fungerar den uppdelningen bara om båda använder samma beställningsunderlag. Innan ni går vidare bör ni be NeroPay att bekräfta tillgången till betalningslänkar, kraven för att komma igång, avgifterna och de tillämpliga villkoren.
- Skriv ned vilken typ av beställning ni först ska ta emot genom den här processen.
- Ange vem som ansvarar för att skicka betalningsbegäran och vem som ersätter personen vid frånvaro.
2. Skapa en tillförlitlig koppling mellan betalning och beställning
Ge varje beställning en referens innan ni förbereder betalningsbegäran. Använd ett format som personalen enkelt kan läsa upp och skilja från andra beställningar samma dag. Spara referensen tillsammans med de överenskomna artiklarna, antalen, kundens kontaktuppgifter och avhämtningstiden i restaurangens beställningsunderlag.
Fråga vilka fält för referens eller beskrivning som finns i betaltjänsten och vad kunderna kommer att se. Utgå inte från att en betalningsbegäran automatiskt uppdaterar ert kassa- eller beställningssystem. Om personalen måste matcha betalningar manuellt ska ni dokumentera den överlämningen och konsekvent använda samma referens. Begränsa betalningsbeskrivningarna till det som behövs för att identifiera beställningen.
- Läs upp orderreferensen för kunden.
- Kontrollera hur personalen ska hitta den matchande betalningsposten.
- Bekräfta om matchningen görs manuellt eller med stöd av en tillgänglig funktion.
3. Förklara totalbeloppet innan ni delar länken
Läs upp beställningen och ange det exakta belopp som begärs. Förklara om beloppet avser hela beställningen eller endast en överenskommen del, och ange eventuellt återstående belopp att betala. Om leveransavgift eller någon annan avgift tillkommer ska detta framgå tydligt innan kunden godkänner. Låt inte kunden själv behöva räkna ut varför betalningsbegäran skiljer sig från totalsumman enligt menyn.
Förbered ett kort meddelande med restaurangens namn, beställningsreferens, belopp, syfte och överenskomna arrangemang för avhämtning. Förklara hur kunden kan kontakta er om något verkar fel. Bekräfta avsedd mottagare och kontaktuppgifter innan ni skickar; även en korrekt beräknad betalningsbegäran kan skapa förvirring om den når fel person.
- Jämför det begärda beloppet med den slutliga överenskomna totalsumman för beställningen.
- Kontrollera mottagarens kontaktuppgifter.
- Granska meddelandet ur kundens perspektiv.
4. Öva på en fullständig överlämning av en beställning
Hypotetiskt exempel: en kund ringer och beställer två måltider för avhämtning kl. 7 på eftermiddagen. Den överenskomna totalsumman är £28, utan något återstående belopp när betalningen är genomförd. En medarbetare registrerar referensen T014, läser upp de beställda rätterna och avhämtningstiden och förbereder sedan en betalningsbegäran på £28 enligt det bekräftade arbetsflödet för tjänsten.
Det medföljande meddelandet anger restaurangen, referensen T014 och den överenskomna totalsumman. När kunden har betalat kontrollerar den utsedda medarbetaren betalningsstatusen via tjänstens överenskomna bekräftelsemetod och registrerar resultatet på T014. Köket och personalen för avhämtning följer sedan restaurangens angivna rutiner för tillagning. Dessa uppgifter är illustrativa och utgör inte priser från NeroPay eller en beskrivning av garanterade produktfunktioner.
- Öva med en exempelbeställning innan ni använder processen under servering.
- Kontrollera att en annan medarbetare kan spåra beställningen utan att fråga den som ursprungligen tog emot den.
- Bekräfta med teamet vilken testmetod som stöds innan ni försöker genomföra en transaktion.
5. Kontrollera fel och ouppklarade betalningar
Att skicka en länk är inte detsamma som att bekräfta en betalning. Kom överens om vilken betalningsstatus personalen måste kontrollera och var den ska kontrolleras. Förlita er inte enbart på en skärmbild från kunden eller ett meddelande om att betalningen är genomförd. Kontrollera den ursprungliga posten innan ni skickar en andra betalningsbegäran, så att ni inte begär betalning två gånger.
Planera för ändringar innan de inträffar: en extra rätt, ett felaktigt belopp, en utebliven avhämtning eller en kund som inte kan slutföra betalningen. Bekräfta hur rättelser, annulleringar och återbetalningar hanteras i den tillgängliga tjänsten. Håll olösta beställningar synliga vid skiftöverlämningen och utse en ansvarig person för uppföljningen, i stället för att låta flera medarbetare skicka separata påminnelser.
- Kontrollera belopp, referens, mottagare och betalningsstatus innan ni skickar en påminnelse.
- Registrera ändringar och förklara tydligt för kunden vad som händer härnäst.
- Gå igenom olösta betalningsbegäranden i slutet av varje skift.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Uppdaterar en betalningslänk automatiskt restaurangens kassasystem?
Utgå inte från att den gör det. Bekräfta tillgängliga funktioner och eventuella anslutningar som stöds med NeroPay. Tills detta har bekräftats bör ni planera en tydlig manuell matchningsprocess med hjälp av beställningsreferensen.
Vad ska vi göra om beställningen ändras efter att betalningsbegäran har skickats?
Kontrollera först den ursprungliga betalningsstatusen. Förklara den ändrade totalsumman för kunden och följ sedan den bekräftade processen för rättelser i stället för att omedelbart skicka en ny betalningsbegäran.
Vad gör vi om en kund säger att de har betalat men vi inte kan matcha betalningen?
Kontrollera orderreferensen, beloppet och betalningsuppgifterna via den överenskomna bekräftelsemetoden. Be den utsedda arbetsledaren att undersöka saken innan du begär betalning igen eller markerar ordern som betald.