1. Förbered uppgifterna bakom dina underlag
Samla företagets namn, eventuellt verksamhetsnamn, kontaktuppgifter och ansvarig person för bokföringsfrågor i ett referensblad. Använd samma uppgifter konsekvent för att identifiera dina underlag. Om äldre dokument har ett annat namn eller en annan adress, anteckna det i stället för att ändra originalen.
Gör sedan en förteckning över det du redan har: försäljningsunderlag, leverantörsfakturor, utgiftskvitton, betalningssammanställningar och eventuella befintliga kalkylblad för bokföringen. Anteckna var varje samling förvaras och vilka datum den omfattar. Det hjälper din bokförare att upptäcka luckor utan att behöva leta i flera inkorgar.
- Skapa ett gemensamt referensblad för företagsuppgifter och uppgifter om var underlagen finns.
- Lista saknade dokument separat så att de inte glöms bort under förberedelsearbetet.
2. Kom överens om från vilket datum underlagen ska tas med
Välj ett tydligt startdatum tillsammans med din bokförare innan du registrerar en större mängd äldre underlag. Att börja med en senare period kan göra det inledande arbetet mer hanterbart, medan äldre underlag kan ge mer sammanhang. Nackdelen är att det kräver fler kontroller och ökar risken för överlappning med arbete som redan har utförts på annat håll.
Utgå inte från att varje rad i ett kalkylblad eller varje post i ett kontoutdrag behöver registreras som en ny post. Fråga din bokförare vad som ska föras över och hur öppna poster eller befintliga summor ska hanteras. Behåll äldre originalunderlag tillgängliga även om de ligger utanför den överenskomna startperioden.
- Skriv ned överenskommet startdatum och omfattning.
- Identifiera uppgifter som redan har registrerats i ett annat system.
- Samla olösta frågor inför starten i en gemensam frågelista.
3. Ordna inkomster, utgifter och tillhörande verifikationer
Gruppera underlagen så att även en utomstående kan följa dem. För varje inkomst eller utgift bör du försöka fastställa datum, belopp, kund eller leverantör, syfte och tillhörande underlag, om sådant finns. Behåll originalfilerna oförändrade och använd enhetliga filnamn i dina dokumentmappar.
En registrerad försäljning, en kundbetalning och en insättning på ett konto kan beskriva olika steg i samma transaktion. Om varje steg behandlas som en separat inkomst kan det leda till dubbelregistrering. På samma sätt är ett kvitto och motsvarande betalning inte automatiskt två utgifter. Fråga din redovisningskonsult hur dessa ska redovisas och kontrollera vilka relevanta alternativ som finns i ditt nuvarande konto hos NeroBooks.
- Håll dokument som behöver förklaras åtskilda från dem som är klara för registrering.
- Markera möjliga dubbletter i stället för att radera underlag.
- Anteckna vad som saknas när ett kvitto eller en faktura inte går att hitta.
4. Bestäm vem som registrerar, kontrollerar och reder ut frågor
Kom överens om ansvarsfördelningen före den första genomgången. Du kan till exempel samla in dokument och förklara inköp medan din redovisningskonsult kontrollerar hur uppgifterna har organiserats. Alternativt kan redovisningskonsulten sköta registreringen utifrån de dokument du lämnar. Att göra mer själv kan minska arbetet vid överlämningen, men bara om arbetssättet är konsekvent och överenskommet.
Bestäm hur ofta ni ska göra genomgångar utifrån verksamhetens omfattning och välj en plats där obesvarade frågor samlas. Ange dokumentreferens, vad som behöver förklaras och vem som ska svara för varje fråga. Kontrollera vilka åtkomst- och delningsalternativ som finns i ditt nuvarande konto i stället för att utgå från att din redovisningskonsult kan se allt.
- Utse ansvariga för insamling av dokument, registrering och kontroll.
- Kom överens om när frågor ska gås igenom och vem som ska besvara dem.
- Bekräfta hur bokföringsuppgifter och rapporter ska delas.
5. Testa en liten omgång innan du fortsätter
Hypotetiskt exempel: ett nystartat trädgårdsföretag har sex kundfakturor, fyra inköpskvitton och en betalningssammanställning för sin första vecka. Ägaren samlar in dokumenten men upptäcker att en kundbetalning finns med både i ett kalkylblad och i sammanställningen. Ägaren markerar överlappningen och frågar sin redovisningskonsult hur den ska redovisas, i stället för att registrera båda som nya inkomster.
Använd en lika hanterbar omgång för att testa ditt eget arbetsflöde. Det konkreta måttet på att det fungerar är spårbarhet: kan du välja en registrerad post, hitta dess underlag och förklara beloppet utan att behöva leta på flera ställen? Gå igenom en tillgänglig rapport med din redovisningskonsult och utred oförklarade skillnader innan ni behandlar resten.
- Välj en liten omgång som innehåller både inkomster och utgifter.
- Kontrollera varje post mot tillhörande underlag.
- Red ut oklara poster och dokumentera det överenskomna arbetssättet inför kommande omgångar.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Behöver jag alla gamla kvitton innan jag börjar?
Inte nödvändigtvis. Kom överens med din redovisningskonsult om vilken period ni ska börja med, samla in det som finns och lista tydligt vilka underlag som saknas. Hitta inte på uppgifter för att fylla luckor.
Ska jag organisera bokföringsunderlagen själv eller låta min redovisningskonsult göra det?
Kom överens om fördelningen tillsammans. Att samla in dokument och förklara transaktioner är värdefulla förberedelser, även om din redovisningskonsult sköter registrering och granskning. Undvik att ni båda registrerar samma omgång var för sig.
Kan jag utgå från att NeroBooks ansluter till min bank eller skickar in deklarationer?
Nej. Kontrollera vilka specifika funktioner som finns i ditt nuvarande konto. Planera förberedelserna utifrån de uppgifter du har tillgång till, i stället för att utgå från att en bankanslutning eller funktion för att skicka in deklarationer finns tillgänglig.
Vad bör jag göra efter testomgången?
Be din bokförare att gå igenom eventuella frågor, bekräfta arbetssättet och komma överens om nästa omgång. Fortsätt med samma rutiner för namngivning och kontroll av dokument.