1. Fastställ var samtalet slutar och beställningen börjar
Utgå från det flöde som är tillgängligt för er restaurang, inte det flöde ni hoppas är anslutet. AI Reception stöder konfigurerad verksamhetsinformation, öppettider samt röst- och språkval. Aktiverade arbetsflöden i NeroWeb stöder beställningar. Bekräfta med teamet på NeroPay vilket arbetsflöde som är aktiverat för ert konto, vad den som ringer kan slutföra och var personalen ska kontrollera den resulterande beställningen.
Utgå inte från att ett avslutat samtal skapar en köksbon, uppdaterar en post i kassasystemet eller genererar ett kvitto. Dessa kopplingar och hanteringsrutiner behöver bekräftas. Dokumentera vid vilken tidpunkt ert team anser att en beställning är accepterad, vem som kontrollerar den och hur den kommer in i er befintliga köksprocess. Om ett steg är manuellt ska det framgå tydligt, i stället för att personalen ska behöva anta att någon annan har gjort det.
- Följ en telefonbeställning från samtalet till den beställningspost som personalen kan se.
- Identifiera varje manuell kontroll eller överföring före tillagning i köket.
- Utse den person som ansvarar för olösta telefonbeställningar under varje arbetspass.
2. Skilj val som stöds från önskemål som kräver en bedömning
Gå igenom de artikelval som är tillgängliga via det aktiverade beställningsflödet. Ert team behöver veta hur antal, varianter och andra val som stöds visas när en beställning kontrolleras. Att en kund nämner ett önskemål är inte ett bevis på att det har registrerats som ett val som går att hantera. Bekräfta vad som har registrerats innan ni betraktar beställningen som klar för tillagning.
Låt inte önskemål som kräver personalens bedömning accepteras rutinmässigt. Ett ovanligt byte, ett otydligt önskemål om avhämtning eller en allergifråga ska följa restaurangens befintliga granskningsprocess, inte hanteras utifrån ett antagande baserat på ett samtal. AI Reception stöder önskemål om återuppringning och överkoppling till ett konfigurerat brittiskt nummer eller en SIP-destination. Välj vilket alternativ personalen ska använda när ett önskemål inte kan hanteras säkert eller korrekt inom det konfigurerade arbetsflödet.
- Jämför de varor kunden avser att beställa med de registrerade antalen och valen.
- Lämna över olösta förfrågningar till en medarbetare innan ni bekräftar vad köket ska tillaga.
3. Kontrollera betalningen utan att betrakta en länk som en bekräftelse
Kortbetalningar görs via säkra betalningslänkar. Kunder får inte läsa upp fullständiga kortuppgifter för AI Reception. Gör den skillnaden tydlig i er telefonhantering. Att en betalningslänk skickas eller tas emot innebär inte i sig att betalningen har genomförts, och att ett samtal avslutas är inget bevis på en genomförd betalning.
Kontrollera betalningsresultatet genom er etablerade betalningsprocess och följ restaurangens rutiner för när beställningar får skickas vidare för tillagning. Om resultatet är oklart ska en medarbetare få i uppgift att undersöka saken i stället för att köket ska behöva gissa. Låt även kvittohanteringen följa era befintliga rutiner: utgå inte från att en samtalslogg, en registrerad beställning och ett betalningskvitto är utbytbara.
- Kontrollera beställningen och betalningsresultatet var för sig.
- Red ut oklar betalningsstatus innan beställningen skickas vidare om era rutiner kräver betalning i förväg.
4. Hypotetiskt exempel: en beställning för avhämtning med ett byte
Anta att en person ringer och vill beställa två huvudrätter för avhämtning, med ett utbytt tillbehör till en av rätterna. Restaurangen har ett aktiverat beställningsflöde i NeroWeb, men det önskade bytet finns inte bland de bekräftade alternativen. Personalen ska inte behandla det muntliga önskemålet som en godkänd instruktion till köket. Använd den överenskomna rutinen för överlämning eller återuppringning så att en medarbetare kan bekräfta om ändringen är möjlig.
När frågan är löst kontrollerar den ansvariga personen att den registrerade beställningen innehåller rätt rätter och överenskomna val, verifierar betalningen enligt gällande krav och följer sedan restaurangens vanliga rutiner för kök och kvitton. Om kunden ringer igen för att fråga om avhämtningen ska personalen kontrollera den befintliga beställningen innan något nytt skapas. På så sätt undviker ni att ett uppföljande samtal leder till ytterligare en tillagningsbeställning.
5. Testa hela flödet innan ni förlitar er på det under service
Genomför ett kontrollerat test som omfattar både en enkel beställning och ett undantag som kräver personalens uppmärksamhet. Ett observerbart tecken på att testet lyckats är att personalen kan hitta den avsedda beställningen, identifiera valen för de beställda varorna, kontrollera betalningsstatusen och visa hur beställningen når tillagningen exakt en gång via er överenskomna process. Kontrollera också att personalen vet vad de ska säga till en kund när en beställning ännu inte kan bekräftas.
Valfria inspelningar och transkriptioner följer era inställningar och lagringstider. Låt dem inte vara den enda källan till instruktioner för köket. Bekräfta aktuella samtals- och användningsgränser och håll den konfigurerade destinationen för överlämning och öppettiderna uppdaterade. Nästa steg är att gå igenom flödet med den skiftansvariga och be teamet på NeroPay att klargöra eventuella obekräftade systemanslutningar innan ni använder dem i den löpande verksamheten.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Skickar AI Reception automatiskt telefonbeställningar till vår köksskrivare?
Utgå inte från att den anslutningen finns. Aktiverade arbetsflöden i NeroWeb stöder beställningar, men ni måste bekräfta med teamet hur beställningar skickas till köket, vilka integrationer som stöds och vilken manuell hantering som eventuellt krävs.
Vad ska hända om en kund som ringer ber om ett alternativ som inte är tillgängligt?
Följ er överenskomna rutin för granskning av personalen i stället för att lova ändringen. AI Reception stöder önskemål om återuppringning och överlämning till ett konfigurerat brittiskt telefonnummer eller en SIP-destination.
Kan kunder betala genom att läsa upp sina kortuppgifter?
Nej. Kunder får inte läsa upp fullständiga kortuppgifter för AI Reception. Kortbetalningar görs via säkra betalningslänkar, och personalen ska kontrollera betalningsresultatet separat.
Ska köket arbeta utifrån en samtalstranskription?
Använd era etablerade rutiner för beställningar och köksarbete. Valfria transkriptioner följer inställningarna och reglerna för lagringstid, men en samtalslogg bör inte ersätta kontroller av godkända beställningsposter, olösta önskemål och betalningsstatus.