1. Enas om serveringsflödet innan kassan konfigureras
Utgå från hur ni faktiskt arbetar. En restaurang med diskservering kan ta betalt direkt efter att beställningen registrerats, medan en restaurang med bordsservering kan behöva hålla reda på flera beställningar innan notan presenteras. Skriv ned vem som registrerar beställningen, vem som kontrollerar den och vem som tar betalt. Det ger er en praktisk kravlista snarare än en samling funktioner som ni kanske inte behöver.
Bekräfta vilka delar av flödet som stöds av den valda lösningen. Fråga vilka enheter som stöds, hur beställningar identifieras och vilken utrustning som behövs för ert tänkta arbetsflöde. NeroPay erbjuder NeroPOS/ePOS-programvara, kortterminaler och betaltjänster, men produkttillgänglighet, enheter som stöds och integrationer måste bekräftas med teamet. Utgå inte från att en viss anslutning eller restaurangfunktion är tillgänglig.
- Beskriv ett beställningsflöde från gästens önskemål till slutförd betalning.
- Identifiera var ansvaret övergår från en medarbetare till en annan.
- Bekräfta vilka funktioner och vilken utrustning som krävs innan konfigurationen påbörjas.
2. Organisera produkterna efter hur beställningar faktiskt tas emot
Förbered ett gemensamt menyunderlag för den första konfigurationen. Ta med varje rätts namn, försäljningspris och de val som påverkar beställningen. Gruppera produkterna så att personalen enkelt hittar under serveringen, till exempel förrätter, huvudrätter, tillbehör och drycker, i stället för att förlita er på en alfabetisk lista. Använd tydliga kundvända namn som fungerar lika bra på kvittot som i kassan.
Bestäm hur personalen ska registrera tillägg, byten och rätter som inte är tillgängliga, och be sedan leverantören bekräfta vilken metod som stöds. Utgå inte från att en anteckning ändrar priset eller att varje val kan konfigureras som ett valbart alternativ. Kontrollera om det finns dubbla artiklar, inaktuella priser och otydliga benämningar. Produktbeskrivningar ska inte ersätta restaurangens etablerade rutiner för att hantera allergenfrågor.
- Kontrollera varje produkt i det inledande sortimentet mot den överenskomna menyn.
- Testa liknande artiklar och tillägg som kostar extra för att upptäcka felval.
- Bestäm vem som får godkänna menyändringar efter lanseringen.
3. Definiera övergången från beställning till betalning
Den viktigaste frågan vid konfigureringen är hur beloppet som ska betalas förs över till betalningssteget. Bekräfta om den valda konfigurationen överför ett belopp mellan kassan och terminalen eller om personalen måste ange det manuellt. Om beloppet anges manuellt ska ansvaret för att kontrollera det vara tydligt tilldelat. Även om en anslutning stöds bör ni öva på hur personalen identifierar rätt beställning och kontrollerar beloppet innan betalningen tas emot.
Kom överens om vad personalen ska göra när en betalning nekas, avbryts eller har ett osäkert utfall. De bör kontrollera den tillgängliga transaktionsstatusen innan de försöker igen, i stället för att anta att uteblivet svar innebär att betalningen misslyckades. Fråga teamet hur genomförda betalningar visas i den valda konfigurationen och hur en avvikelse ska utredas. Betrakta aldrig enbart ett kortkvitto som bevis på att alla delar av kassaregistreringen är korrekta.
- Bekräfta betalningsanslutningen och eventuell manuell inmatning som krävs.
- Utse ansvariga för att kontrollera beloppet och betalningsresultatet.
- Dokumentera rutinen för att reda ut en transaktion med osäkert utfall.
4. Öva på en komplett beställning och granska kvittona
Hypotetiskt exempel: ett sällskap beställer två huvudrätter, ett tillbehör och två drycker. Före betalningen byter en gäst ut en dryck. I en överenskommen testrutin registrerar den som tar beställningen artiklarna, registrerar ändringen med den metod som stöds och ber en kollega kontrollera den slutliga notan. Kollegan kontrollerar artiklarna och totalsumman innan det bekräftade betalningsflödet följs.
Granska den registrerade beställningen och eventuella kundkvitton. Kan gästen känna igen vad hen har köpt? Återspeglar slutsumman den utbytta drycken? Kan personalen skilja den specificerade notan från betalningsbekräftelsen? Kontrollera företagsuppgifter och rutiner för att skicka eller skriva ut kvitton med leverantören. Använd en testmetod som leverantören har godkänt. Utgå inte från att testbetalningar eller återföringar är kostnadsfria.
- Öva på en beställning som innehåller en korrigering och en extra artikel.
- Jämför den slutliga notan, betalningsbeloppet och det registrerade utfallet.
- Upprepa övningen med den medarbetare som ska arbeta under perioder med hög belastning.
5. Genomför en kontrollerad genomgång inför det första serveringspasset
Kontrollera före öppning att de överenskomna enheterna är redo, att personalen har tillgång till det de behöver och att kvittorutinerna fungerar. Håll den inledande menyn på en hanterbar nivå och åtgärda kända fel innan ni ökar komplexiteten. Ge personalen en kort reservrutin för problem med enheter eller anslutningar, baserad på leverantörens vägledning, och se till att kontaktuppgifterna till supporten är lätta att hitta.
Bekräfta de kommersiella villkoren i samband med de praktiska kontrollerna. Med en NeroPay-kortterminal som uppfyller villkoren kan programvarorna NeroPOS, NeroWeb och NeroBooking ingå utan en extra abonnemangsavgift för programvaran. Terminalkostnader, avgifter för betalningshantering, behörighetskrav och tillämpliga villkor gäller fortfarande. Be teamet bekräfta just er konfiguration i stället för att anta att alla enheter, anslutningar eller tjänster ingår.
- Lös kvarstående problem med meny, kvitton och betalningar före lanseringen.
- Informera personalen om korrigeringar, betalningar med osäkert utfall och support.
- Gå igenom det första serveringspasset för att upptäcka återkommande fel vid val eller överlämning.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör jag lägga in hela menyn innan jag testar?
Testa först ett representativt urval, inklusive en rätt med valmöjligheter och en artikel som behöver korrigeras. När strukturen fungerar lägger du in och kontrollerar resten av menyn före serveringen.
Skickar ePOS-systemet automatiskt totalbeloppet till en kortterminal?
Utgå inte från det. Kontrollera vilken anslutning som stöds för den programvara och terminal du har valt. Om beloppet måste anges manuellt ska en beloppskontroll ingå i betalningsrutinen.
Vilka fel på kvitton bör vi vara uppmärksamma på?
Kontrollera om det finns otydliga artikelnamn, saknade tillägg, felaktiga antal, inaktuella företagsuppgifter och totalbelopp som skiljer sig från betalningsbeloppet. Säkerställ vilket dokument som är den specificerade notan och vilket som bekräftar betalningen.
Ingår NeroPOS med varje terminal?
Om programvaran ingår beror på om villkoren är uppfyllda. Med en kortterminal från NeroPay som uppfyller villkoren kan NeroPOS ingå utan extra abonnemangsavgift för programvaran. Terminalkostnader, transaktionsavgifter och tillämpliga villkor gäller fortfarande. Bekräfta detaljerna med teamet.