En följesedel underlättar överlämningen av varor
En följesedel hjälper ditt lager, din chaufför och din kund att stämma av vilka varor som överlämnas. Användbara uppgifter är bland annat kund och leveransplats, leveransdatum, produktbeskrivningar, antal och en unik leveransreferens. Om kunden anger ett inköpsordernummer blir mottagningskontrollen enklare om den referensen följer med genom hela flödet.
Följesedelns praktiska syfte är att underlätta kontrollen, inte att begära betalning. Mottagaren bör jämföra varorna med följesedeln och påtala saknade, skadade eller oväntade artiklar. En följesedel i sig visar inte att alla artiklar har godkänts utan anmärkning. Förvara eventuell dokumentation om avvikelser tillsammans med den.
En faktura förklarar betalningskravet
En faktura talar om för kunden vad du debiterar för och ger kundens ekonomiavdelning en referens att använda vid hanteringen av betalningskravet. I det här arbetsflödet är de viktiga uppgifterna rätt kundkonto, vilka varor som debiteras, beloppen, de överenskomna betalningsvillkoren och referenser som leder tillbaka till relevanta order- och leveransunderlag.
Räkna inte med att en faktura ersätter mottagningskontrollen. En ekonomiassistent kan se fakturan utan att någonsin se varorna. På samma sätt behöver den som lossar en leverans inte ha något ansvar för betalningar. Fråga kunden vart varje dokument ska skickas i stället för att anta att en kontaktperson hanterar allt. Detta är en praktisk uppdelning av arbetsuppgifter, inte vägledning om skatterättsliga dokumentationskrav.
Välj dokument utifrån uppgiften, inte bara tidpunkten
Om den omedelbara uppgiften är att kontrollera en leverans ska du tillhandahålla följesedeln. Om uppgiften är att begära betalning ska du tillhandahålla fakturan. När båda uppgifterna utförs samtidigt kan kunden behöva båda dokumenten. För ett företagskonto med flera leveranser kan ett kontoutdrag ge en överblick över kontoställningen, men enskilda faktura- och leveransreferenser är fortfarande viktiga när någon har frågor om en viss debitering.
Kom överens om hur delleveranser ska hanteras innan de sker. Att fakturera varje leverans separat kan underlätta avstämningen, medan samlad fakturering kan minska antalet betalningskrav som kunden behöver hantera. Båda alternativen kräver tydliga kopplingar och bör följa det ni har kommit överens om. Bestäm också vem som registrerar saknade varor och vem som bedömer hur de påverkar fakturan. Låt inte föraren fatta det beslutet på egen hand.
- Fråga vilka referenser kunden behöver för att stämma av varor och debiteringar.
- Bekräfta separata kontaktpersoner för varumottagning och ekonomi, där det är relevant.
- Kom överens om hur delleveranser och avvikelser ska dokumenteras.
Hypotetiskt exempel: en order, två leveranser
Ett kafé beställer 12 lådor med drycker från en grossist med inköpsordern CAFE-42. Åtta lådor anländer på tisdagen med följesedeln DN-108; de återstående fyra anländer på torsdagen med DN-115. Varje följesedel visar de levererade kvantiteterna för just den leveransen och samma referens till kundens inköpsorder. Kaféchefen kan kontrollera varje leverans utan att missta den första för hela beställningen.
Anta att ni har kommit överens om att fakturera när hela beställningen har levererats. Fakturan INV-260 omfattar då de 12 lådorna och hänvisar till CAFE-42, DN-108 och DN-115. Kaféets ekonomikontakt kan spåra debiteringen till båda leveranserna. Om mottagaren på tisdagen bara registrerar sju mottagna lådor bör grossisten utreda avvikelsen innan underlagen betraktas som avstämda. Den ursprungliga beställningskvantiteten är inget bevis på leverans.
Testa om referenserna fungerar i praktiken
Välj en slutförd beställning och följ den från utleverans till betalningskrav. Kan någon som inte hanterade försäljningen se vad som anlände, hitta eventuella rapporterade avvikelser och förstå vilka leveranser fakturan omfattar? Det är ett konkret sätt att kontrollera att processen fungerar. Om personen behöver fråga säljaren vad som hände bör ni förbättra referenserna eller överlämningsanteckningarna i stället för att lägga till fler fristående dokument.
NeroTrade stöder arbetsflöden för grossisthandel, bland annat följesedlar, företagskundkonton, fakturor, kontoutdrag, rutter och betalningsuppbörd. Bekräfta vilka funktioner som är aktiverade för ditt handlarkonto innan du bygger din process kring dem. Nästa steg är att gå igenom en typisk beställning med kollegorna på utleverans- och ekonomiavdelningarna och sedan komma överens om ett gemensamt referenssystem och vem som ansvarar för att reda ut avvikelser.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Behöver varje leverans faktureras samtidigt som den sker?
Inte nödvändigtvis. Kunden kan behöva en följesedel vid överlämningen och en faktura senare, enligt det ni har kommit överens om. Var tydliga med tidpunkterna så att varken varumottagningen eller ekonomiavdelningen misstar saknade underlag för ett saknat betalningskrav.
Kan en faktura omfatta flera leveranser?
Det kan vara ett praktiskt alternativ om det stämmer med det ni har kommit överens om. Ange leveranserna tydligt så att kunden kan kontrollera varje del av debiteringen utan att behöva gissa.
Vad händer om följesedeln och fakturan visar olika kvantiteter?
Kontrollera beställningen, leveransunderlagen och eventuella noteringar om saknade eller returnerade varor. Förklara skillnaden för kunden och rätta till de bakomliggande uppgifterna i stället för att anta att något av dokumenten är korrekt.
Är ett kontoutdrag samma sak som en faktura?
Nej. Ett kontoutdrag hjälper dig att granska transaktioner och utestående poster på ett konto. En faktura avser ett specifikt betalningskrav. Ha fakturareferensen till hands när ni diskuterar poster på kontoutdraget.