Prioritera efter konsekvens, inte bara efter belopp
En granskning där de största beloppen tas först är enkel att organisera och kan vara till hjälp när en större transaktion saknar förklaring. Svagheten är att beloppet i sig säger lite om arbetsinsatsen. Ett stort inköp med tillhörande faktura och ett tydligt affärsmässigt syfte kan kräva mindre uppmärksamhet än återkommande små poster som ingen kan identifiera.
En konsekvensbaserad prioritering utgår från vad som förblir oklart om en punkt får vänta. Påverkar den flera poster? Väntar någon på ett svar innan de kan agera? Blir en användbar källa till underlag svårare att få tillgång till? Använd dessa frågor för att föreslå prioriteringar och låt sedan din bokförare justera ordningen. Se en ovanlig transaktion som något att undersöka, inte som bevis på ett fel.
Jämför oförklarade transaktioner med saknade underlag
Det är rimligt att prioritera oförklarade transaktioner när ni inte kan säga vad pengarna avser, om två poster gäller samma händelse eller varför ett belopp skiljer sig från underlaget. Samla datum, belopp, referens och relevanta poster. Undvik att ändra en post bara för att få siffrorna att se ut att stämma överens.
Att börja med underlagen fungerar bättre när den bakomliggande händelsen är känd men dokumentationen är ofullständig. Nackdelen är att bokföraren kan lägga tid på att identifiera dokument som ni själva hade kunnat ta fram. Skilj enkla uppgifter som handlar om att hämta in underlag från verkliga frågetecken: ett känt inköp med ett saknat kvitto kräver att kvittot eftersöks; en okänd betalning utan tydligt syfte behöver granskas.
- För en oförklarad transaktion anger du vad som är känt och vad som fortfarande är oklart.
- För saknade underlag anger du vilket dokument som behövs och vem som ska begära in det.
- Om båda gäller håller du ihop dem som en granskningspunkt i stället för att skapa konkurrerande uppgifter.
Prioritera frågor som blockerar arbetet
Ibland är den bästa posten att börja med varken den största transaktionen eller det äldsta saknade kvittot. Det kan vara en fråga vars svar avgör hur flera andra poster ska hanteras. Teamet kanske till exempel inte vet om ett leverantörsunderlag ersätter en tidigare version eller gäller ett separat inköp.
Att börja granskningen med frågor kan förebygga dubbelarbete, men vaga förfrågningar gör arbetet ineffektivt. Ersätt ”kontrollera leverantörsbetalningarna” med en tydlig fråga, relevanta referenser och de underlag som redan har kontrollerats. Ert team kan förklara affärshändelserna och samla in dokument; den behöriga redovisningsansvariga bör fatta redovisningsbesluten. Om en faktisk tidsfrist påverkar prioriteringen, ange den och förklara varför.
Ett hypotetiskt exempel: tre punkter som konkurrerar om uppmärksamheten
En liten designstudio har en okänd utbetalning på £180, ett inköp av utrustning för £1,400 med faktura och en bekräftad förklaring samt sex budkostnader där kvitton saknas. Teamet känner igen budkostnaderna. Utbetalningen har en referens som liknar en leverantörsfaktura som också förekommer på annat håll i bokföringen.
Studion föreslår att posten på £180 granskas först eftersom det är oklart vad den avser och den kan ha koppling till en annan bokföringspost. Studion klassar den inte som en dubblett. Samtidigt begär en teammedlem in kvittona för budkostnaderna, så att insamlingen av underlag fortsätter utan att invänta bokföraren. Inköpet av utrustning ligger kvar för ordinarie granskning, med tillhörande underlag samlade.
Det går att kontrollera om arbetet har lyckats: bokföraren ska kunna hitta relevanta poster, förstå osäkerheten och identifiera nästa fråga att utreda utan att be teamet att återskapa händelseförloppet. Om underlagen inte reder ut posten på £180 förblir den öppen med en angiven nästa åtgärd i stället för att markeras som klar.
Gör prioriteringarna till en användbar granskningslista
NeroBooks tillhandahåller bokföringsverktyg för företagsdokumentation, inkomster, utgifter, kvitton och rapporter. Använd dessa uppgifter som grund när ni förbereder era frågor och kontrollera att en viss funktion finns i ert nuvarande konto innan ni förlitar er på den. Utgå inte från att programvaran automatiskt identifierar avvikelser, prioriterar granskningen eller tillhandahåller saknade underlag.
Håll granskningslistan tillräckligt kort för att vara lättöverskådlig. Varje post bör förklara osäkerheten, hänvisa till underlag och skilja teamets nästa uppgift från bokförarens beslut. Be bokföraren att bekräfta eller ändra den föreslagna ordningen innan teamet lägger tid på att ordna poster med lägre prioritet.
- Ange referens, datum och belopp där det är relevant.
- Formulera en tydlig fråga och sammanfatta vad som redan har kontrollerats.
- Ange vilka underlag som finns och vilka dokument som eventuellt saknas.
- Ange vem som ansvarar för nästa åtgärd.
- Dokumentera resultatet eller den kvarstående frågan efter granskningen.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör vi alltid prioritera den äldsta olösta posten?
Åldern har betydelse om underlagen kan bli svårare att få fram, men den bör inte avgöra hela ordningen. Förklara hur länge posten har varit öppen och om den påverkar annat arbete.
Bör vi vänta tills alla kvitton finns tillgängliga?
Inte nödvändigtvis. Dela en fokuserad granskningslista där saknade dokument är tydligt angivna. Ert team kan fortsätta samla in underlag medan bokföraren överväger frågor där det redan finns tillräckligt med bakgrundsinformation.
Kan vi rätta en bokföringspost innan vi frågar bokföraren?
Gissa inte för att få bort en skenbar avvikelse. Bevara underlagen, förklara problemet och fråga den behöriga redovisningsansvariga hur det ska hanteras.