1. Kartlägg betalningsflödet innan du väljer utrustning
Utgå från hur ni arbetar när det är som mest att göra. Betalning vid disk kan passa en fast betalningsplats, medan bordsservering kräver en tydlig rutin för att ta med notan och betalterminalen till gästen. Om personalen tar betalt utomhus eller utanför den huvudsakliga matsalen ska även dessa platser ingå i era krav, i stället för att ni utgår från att en och samma lösning fungerar överallt.
Räkna vilka betalningsmoment som kan inträffa samtidigt: hämtning av mat för avhämtning, ett bord som ber om notan och en gäst som betalar i receptionen. Använd detta som underlag när ni diskuterar antal terminaler och lämpliga enheter med NeroPay. Tillgänglighet, enheter som stöds och funktioner måste bekräftas. Utgå inte från att en terminal stöder delade notor, dricks eller en viss anslutningsmetod.
- Skissa flödet från att gästen ber om notan till att betalningen är bekräftad.
- Lista de betalningsplatser som används samtidigt under ett intensivt serveringspass.
- Fastställ vem som kontrollerar notan och vem som markerar den som betald.
2. Kontrollera uppkopplingen där betalningarna faktiskt sker
Fråga vilka anslutningsalternativ den föreslagna terminalen stöder och bedöm sedan hur de fungerar i era lokaler. En lösning vid disken kan ha andra krav än en enhet som bärs mellan borden. Om Wi-Fi stöds ska ni testa på de faktiska betalningsplatserna, inklusive uteserveringar, separata rum och utrymmen bakom tjocka väggar. Att det finns signal vid kassan innebär inte att det finns täckning på andra platser.
För mobilanslutningar som stöds ska ni fråga om täckningskrav, tillhörande avgifter och vad som händer om anslutningen bryts. Utgå inte från att offlinebetalningar eller automatisk växling mellan anslutningar är tillgängliga. Planera även laddning och förvaring: en fungerande anslutning hjälper föga om enhetens batteri är slut eller ingen vet var den hör hemma.
- Testa de anslutningar som stöds på varje avsedd betalningsplats.
- Bekräfta rutinen för avbrutna transaktioner eller transaktioner med oklar status.
- Bestäm en laddningsplats och inför en batterikontroll vid arbetspassets slut.
3. Öva på personalens arbetsflöde med ett simulerat serveringspass
Hypotetiskt exempel: en restaurang tar betalt för hämtmat vid disken och låter matgäster betala vid borden. Serveringspersonalen kontrollerar bordets nota, presenterar det överenskomna beloppet för gästen och följer terminalens anvisningar. De kontrollerar transaktionens slutliga status innan de registrerar betalningen på rätt nota. Kollegan vid disken följer samma bekräftelserutin vid avhämtning.
Om en betalning verkar ha avbrutits kontrollerar serveringspersonalen dess registrerade status enligt den överenskomna rutinen innan de försöker igen. Vid överlämning mellan arbetspass uppmärksammar personalen eventuella oklara notor i stället för att anta att de är betalda. Exemplet beskriver ett arbetsflöde att öva på, inte ett påstående om specifika funktioner hos enheter från NeroPay. Bekräfta om den valda lösningen kräver manuell inmatning av belopp eller stöder en anslutning till ert kassaprogram.
- Öva på att kontrollera beloppet och koppla det till rätt nota.
- Öva på att hantera en avbruten betalning utan att omedelbart försöka genomföra den igen.
- Visa personalen hur de tar en oklar status vidare till den som ansvarar för arbetspasset.
4. Bekräfta utbetalningsvillkor, kostnader och vad programvaran omfattar
Före det första serveringspasset ska ni fråga hur och när betalningarna betalas ut, vilka bryttider som gäller och hur helger och helgdagar påverkar tidsplanen. Fastställ var personalen kan granska transaktioner och hur den ansvariga ska jämföra dessa uppgifter med restaurangens försäljning. En genomförd korttransaktion och att pengarna når ert angivna konto är olika steg. Se till att teamet vet vilka uppgifter som besvarar respektive fråga.
NeroPay erbjuder kortterminaler och betaltjänster. Med en NeroPay-kortterminal som uppfyller villkoren kan programvara från NeroPOS, NeroWeb och NeroBooking ingå utan extra abonnemangsavgift för programvaran. Kostnader för terminaler, avgifter för betalningshantering, behörighetskrav och tillämpliga villkor gäller fortfarande. Bekräfta dina programvarukrav, vilka enheter som stöds, eventuella föreslagna integrationer och kommersiella villkor med teamet i stället för att förutsätta att de ingår.
- Be om en tydlig specifikation av terminalkostnader och avgifter för betalningshantering.
- Bekräfta när utbetalningar sker och vart du ska vända dig med frågor om dem.
- Kom överens om hur försäljning, återbetalningar och betalningsunderlag ska stämmas av.
5. Gör de sista kontrollerna före öppning
Kom överens med din leverantör om ett lämpligt testförfarande och öva på hela flödet före en intensiv sittning. Vanliga misstag att kontrollera är att ange fel belopp, markera en nota som betald för tidigt, lämna en enhet oladdad och upprepa en transaktion vars status är oklar. Ta med kvittohantering och den överenskomna återbetalningsrutinen i personalutbildningen.
Utse en ansvarig person för varje arbetspass som hanterar betalningsfrågor, förvaring av enheter och kontroller vid stängning. Se till att kontaktvägen till supporten är lättillgänglig och dokumentera vad personalen ska göra om det inte går att ta emot betalningar. Jämför betalningsunderlagen med försäljningen vid stängning och utred avvikelser. Utgå inte från att nästa arbetspass automatiskt löser en oförklarad differens.
- Genomför en övning under handledning med personalen som ska arbeta vid öppningen.
- Kontrollera laddare, kvittomaterial där det behövs och kontaktuppgifter till supporten.
- Gå igenom avvikelserna från den första serveringen före nästa arbetspass.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Hur många kortterminaler bör en restaurang börja med?
Utgå från samtidiga betalningsmoment, serveringsytor och hur personalen rör sig. Be NeroPay bekräfta lämpliga enheter och tillgänglighet i stället för att välja enbart utifrån antalet bord.
Kan en terminal användas både vid disken och vid uteserveringens bord?
Det kan vara möjligt, men bekräfta först att enheten är lämplig och vilka anslutningar som stöds. Testa betalningar på uteserveringen och bedöm om en gemensam enhet skulle fördröja servicen vid disken.
Vad ska personalen göra om en betalning verkar misslyckas?
Följ den överenskomna rutinen för statuskontroll innan ni försöker debitera igen. Ta oklara resultat vidare till den skiftansvariga eller supporten i stället för att gissa om betalningen har genomförts.
Innebär en betalningsbekräftelse att pengarna har betalats ut?
Nej. Transaktionsbekräftelse och utbetalning är separata steg. Bekräfta utbetalningsvillkoren med NeroPay och använd relevanta underlag när du kontrollerar förväntade inbetalningar.