1. Kartlägg serveringen innan ni lägger in bokningsuppgifter
Börja med en enkel plan för varje serveringspass: öppningstid, sista sittning, förväntad sittningstid och tid för att ställa i ordning borden igen. Om köket stänger kl. 9pm kan den sista ankomsttiden behöva vara betydligt tidigare. Kom överens om dessa gränser med både köket och serveringspersonalen i stället för att bara kopiera de offentliga öppettiderna till bokningsprocessen.
Skilj på det faktiska antalet sittplatser och hur många gäster ni kan ta emot samtidigt med bibehållen service. Två stora sällskap som anländer samtidigt kan belasta beställningshanteringen och matlagningen även om det finns lediga bord. Bestäm hur ni ska hantera större grupper, drop-in-gäster och bord som kan sättas ihop. Kontrollera vilka av dessa regler det valda systemet kan hantera och dokumentera dem som personalen måste hantera separat.
- Ange lunch, middag och eventuella särskilda serveringsperioder separat.
- Kom överens med personalen om en rutin för förfrågningar som gäller andra sällskapsstorlekar eller ankomsttider än de vanliga.
- Utse den person som har befogenhet att godkänna undantag.
2. Förbered informationen som gäster och personal behöver
Bestäm vilka uppgifter ni behöver för att identifiera och hantera en bokning, till exempel gästens namn, en kontaktväg, sällskapets storlek, datum och ankomsttid. Undvik att samla in uppgifter bara för att det finns plats för dem. Fråga teamet hur de ska få tillgång till bokningsinformationen under serveringen och bekräfta vilka fält och åtkomstmöjligheter som finns innan ni förlitar er på dem.
Skriv korta gästinstruktioner om var gästerna ska anmäla sig, vad de ska göra om de blir sena och hur de kan begära en ändring. Förklara hur gästerna kan diskutera tillgänglighetsbehov eller kostbehov med teamet. Se en kostanteckning som utgångspunkt för ett samtal, inte som en bekräftelse på att ett visst önskemål kan tillgodoses. Se till att personalen vet vad som fortfarande behöver kontrolleras.
- Använd en gemensamt överenskommen version av instruktionerna för ankomst och ändringar.
- Kontrollera att kontaktuppgifter och angivna öppettider stämmer.
- Ge personalen en tydlig rutin för att granska särskilda önskemål.
3. Definiera ansvarsöverlämningen från bokning till betalning
En bokning och en restaurangnota är olika poster med olika funktioner. Bestäm hur hovmästaren meddelar serveringspersonalen att ett sällskap har anlänt, hur rätt bord identifieras och vem som kontrollerar den slutliga notan före betalning. Utgå inte från att bokningssystemet, kassan och betalterminalen automatiskt utbyter information. Bekräfta eventuella anslutningar som behövs med teamet på NeroPay.
NeroPay erbjuder NeroBooking, NeroPOS/ePOS-programvara, kortterminaler och betaltjänster samt alternativ för QR-betalningar. Välj ett betalningsflöde som personalen kan förklara tydligt för gästerna. Om ni tänker ta emot depositioner eller förskottsbetalningar ska ni först bekräfta om ert tänkta upplägg stöds och hur personalen ska hantera återstående belopp, bokningsändringar och eventuella önskemål om återbetalning.
- Utse vem som ansvarar för att registrera ankomster och förmedla bordsuppgifter till serveringspersonalen.
- Dokumentera hur personalen ska kontrollera eventuella redan betalda belopp innan de begär betalning av det återstående beloppet.
- Kom överens om vem som hanterar betalningsfrågor och avvikelser.
4. Gå igenom en tänkt fredagsbokning
Hypotetiskt exempel: en restaurang planerar att ta emot ett sällskap på fyra personer kl. 7pm på fredag, med betalning efter måltiden. Chefen kontrollerar bokningen mot serveringsplanen och ger gästen tydliga instruktioner om ankomst och ändringar. Ett önskemål om tillträde utan trappsteg skickas vidare till teamet för bekräftelse i stället för att betraktas som automatiskt löst.
Vid ankomsten kontrollerar hovmästaren namn och antal gäster, bekräftar den överenskomna bordsplaceringen och meddelar serveringspersonalen vilket bord som är upptaget. Efter måltiden kontrollerar serveringspersonalen notan och följer restaurangens valda betalningsrutin. Den skiftansvariga kontrollerar sedan att personalen kan skilja ett genomfört besök från en avbokad reservation. Detta är ett arbetsflöde att testa, inte ett påstående om att varje åtgärd sker automatiskt i NeroBooking.
- Öva på samma bokning med sen ankomst och ändrat antal gäster.
- Kontrollera vad personalen gör om gästen anländer under ett annat namn.
- Öva på att hitta och rätta till en avvikelse innan ni tar betalt.
5. Kontrollera vanliga misstag före lanseringen
Granska ert upplägg ur gästens perspektiv och sedan ur en upptagen hovmästares perspektiv. Leta efter motstridiga öppettider, otydliga instruktioner för bokningsändringar, dubbelbokningar och brister vid skiftbyten. Kontrollera hur telefonförfrågningar ska hanteras parallellt med andra bokningskanaler. Om en bokning ändras ska personalen veta vilken post som gäller och vem som måste informeras.
Bekräfta de kommersiella villkoren såväl som arbetsflödet. Med en NeroPay-kortterminal som uppfyller villkoren kan programvarorna NeroBooking, NeroPOS och NeroWeb ingå utan extra abonnemangsavgift för programvaran. Terminalkostnader, avgifter för betalningshantering, behörighetskrav och tillämpliga villkor gäller fortfarande. Produkttillgänglighet, enheter som stöds, integrationer och priser måste bekräftas med teamet innan ni bestämmer er för ett upplägg.
- Gör ett sista test med den utrustning och de personalroller som planeras för serveringen.
- Dokumentera en reservrutin för situationer där personalen inte kommer åt bokningsinformationen.
- Utvärdera de första serveringspassen och justera regler som skapar onödig förvirring.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Bör vi göra alla bord tillgängliga för förhandsbokning?
Inte nödvändigtvis. Bestäm om ni ska reservera kapacitet för drop-in-gäster, längre måltider eller för att kunna åtgärda problem under serveringen. Utgå från er bemanning och kökets kapacitet och bekräfta sedan hur ert valda upplägg kan ta hänsyn till detta.
Kan vi förlita oss på automatiska påminnelser eller kalenderkopplingar?
Utgå inte från att dessa funktioner finns tillgängliga. Bekräfta de specifika funktionerna med teamet och kom överens om en personalhanterad rutin för sådant som er lösning inte täcker.
Behöver vi ta betalt när en gäst bokar?
Det är ett separat verksamhetsbeslut. Ni kan planera ett arbetsflöde där betalningen sker efter måltiden. Om förskottsbetalningar är viktiga bör ni bekräfta att det finns stöd för dem och hur de ska hanteras innan ni erbjuder dem.
Vem bör ansvara för bokningsupplägget?
Ge en chef ansvar för reglerna och utse en ansvarig för varje serveringspass. Involvera både köks- och serveringspersonal i testerna så att upplägget fungerar även i praktiken, inte bara vid chefens skrivbord.