Tre underlag, tre olika frågor
En faktura anger vad en kund debiteras för. Den kan innehålla uppgifter om varor, antal, totalbelopp och betalningsvillkor. Den hjälper dig att förklara det begärda beloppet, men att fakturan finns säger i sig inget om huruvida kunden har betalat. En leverantörsfaktura fyller samma praktiska funktion när din butik är köpare.
Ett kvitto bekräftar en mottagen betalning. Beroende på detaljnivån kan det också visa vad som köptes, var och när. Det är användbart när en kund frågar om ett köp, men det förklarar kanske inte en tidigare handpenning, ett återstående belopp eller alla detaljer som avtalats före försäljningen.
Ett betalningsunderlag är dokumentation från betalningssidan, till exempel en registrerad korttransaktion eller en post på ett kontoutdrag. Dess status och referens hjälper till att fastställa vad som hände med pengarna. En transaktionspost beskriver kanske inte varorna, medan ett kvitto kanske inte visar om en betalning senare återbetalades. Läs varje underlag utifrån den fråga det faktiskt kan besvara.
Håll ihop underlagen utan att bokföra intäkten tre gånger
Att spara tre underlag innebär inte att bokföra tre försäljningar. De kan vara underlag för ett och samma köp. Använd en konsekvent försäljnings- eller fakturareferens för att koppla ihop dem, och tydliggör vilket dokument som beskriver debiteringen och vilka underlag som gäller betalningen. Fråga din redovisningskonsult hur dessa kopplingar bör presenteras innan du ändrar dina bokföringsrutiner.
Det behövs inte en separat faktura för varje försäljning över disk för att det här arbetssättet ska vara meningsfullt. Ett detaljerat kassakvitto och ett betalningsunderlag kan vara de dokument som finns tillgängliga. På samma sätt kan en faktura som betalas i delbetalningar ha flera tillhörande betalningsunderlag. Ordna den dokumentation som faktiskt finns i stället för att skapa dubbla dokument bara för att få en komplett uppsättning.
Hypotetiskt exempel: handpenning och betalning vid hämtning
Tänk dig att en heminredningsbutik tar emot en beställning på lampor för £240. Butiken utfärdar en faktura som beskriver beställningen. Kunden betalar en handpenning på £60 med kort och får ett kvitto på handpenningen. Vid hämtningen betalar kunden sedan resterande £180 och får ytterligare ett kvitto. Båda betalningarna har egna transaktionsunderlag.
Fakturan förklarar debiteringen på £240. De två kvittona bekräftar de mottagna beloppen, medan transaktionsposterna hjälper ägaren att kontrollera betalningarnas utfall. En sökning enbart efter £240 skulle missa att betalningen gjordes i två delar. Genom att koppla allt till orderreferensen blir händelseförloppet begripligt.
En lyckad kontroll ger ett tydligt resultat: någon som inte hanterade försäljningen kan hitta fakturan, identifiera båda betalningarna och förklara varför inget belopp återstår att betala. Om en transaktion visas som väntande snarare än slutförd bör ägaren undersöka dess aktuella status i stället för att anta att kvittot avgör saken.
Kontrollera avvikelser innan du fyller i luckorna
När uppgifterna inte stämmer överens bör du börja med referensen och tidslinjen, inte bara beloppet. Två kunder kan handla för samma totalsumma, och betalningsdatumet kan skilja sig från den dag då pengarna syns på kontot. En samlad utbetalning kan också skilja sig från en enskild försäljning, så kontrollera tillgängliga transaktions- och utbetalningsuppgifter innan du drar slutsatser.
Spara originalunderlagen och lägg till en tydlig anteckning om sådant som är olöst. Ändra inte ett dokument i det tysta för att få siffrorna att stämma. Om en kund frågar om betalningen är gjord ska du förklara vad du kan bekräfta och vad som fortfarande behöver kontrolleras, utan att röja en annan kunds transaktionsuppgifter.
- Stäm av order- eller fakturareferens, belopp och relevanta datum.
- Kontrollera om det finns förskottsbetalningar, uppdelade betalningar, återbetalningar eller avbrutna betalningsförsök.
- Läs den registrerade betalningsstatusen i stället för att enbart förlita dig på en skärmbild.
- Fråga betalningsleverantören om oklara transaktionsutfall och din redovisningskonsult om bokföringsfrågor.
Skapa en dokumentationskedja som din redovisningskonsult kan följa
Välj en fast plats för inköpsdokument och tillhörande betalningsunderlag. Använd tydliga referenser, se till att filerna är läsbara och notera om något saknas. Ge din redovisningskonsult en kort förklaring till avvikelser, till exempel en förskottsbetalning som förs vidare eller en återbetalning som behöver klargöras, i stället för att låta konsulten rekonstruera händelseförloppet.
NeroBooks tillhandahåller bokföringsverktyg för företagsunderlag, inkomster, utgifter, kvitton och rapporter. Innan du inför ett visst arbetsflöde för att koppla samman dokument eller registrera uppgifter bör du kontrollera vilka specifika funktioner som finns i ditt nuvarande konto. Nästa steg är att gå igenom en nyligen genomförd försäljning med din redovisningskonsult och komma överens om hur underlagen ska organiseras.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Ersätter en faktura som är markerad som betald ett betalningsunderlag?
Den dokumenterar en bekräftelse, men det bakomliggande betalningsunderlaget hjälper till att förklara när och hur betalningen gjordes. Spara tillhörande referens när den finns tillgänglig, särskilt vid delbetalningar eller tvister om betalningens utfall.
Måste varje butiksförsäljning ha tre separata dokument?
Det här är ett sätt att organisera underlagen, inte ett uttalande om lagkrav. Vissa försäljningar har ett kvitto och ett betalningsunderlag men ingen separat faktura. Fråga en lämplig rådgivare om vilka krav som gäller för din verksamhet.
Vad gör jag om ett kvitto saknas?
Spara de underlag du har, notera vad som saknas och be utfärdaren om en kopia om det är möjligt. Fråga din redovisningskonsult vilken ytterligare förklaring som behövs i stället för att hitta på ett ersättningsunderlag.