1. Ta reda på var kunden fastnar
Fråga vad kunden menar med att det ”inte går att boka”. Saknas tiden bland de tillgängliga alternativen, visas ett meddelande efter valet eller kan kunden gå vidare men inte slutföra bokningen? Det här är olika symtom. Anteckna den exakta formuleringen i eventuella meddelanden i stället för att direkt tolka det som ett tekniskt fel.
Bekräfta tjänstens namn, datumet för besöket och den förväntade starttiden. Om kunden valde en annan behandling än den receptionen hade i åtanke kan tillgängligheten mycket väl skilja sig åt. Följ om möjligt samma steg som kunden, utan att slutföra en dubbelbokning.
- Fråga vilken tjänst och vilket datum kunden valde.
- Anteckna det sista steget kunden nådde och eventuella meddelanden som visades.
- Jämför kundens val med den tid som receptionen hade tänkt erbjuda.
2. Kontrollera tjänsten mot hela den tillgängliga tidsluckan
Granska tjänstens inställningar och tillgänglighet, inte bara salongens öppettider. Salongen kan vara öppen även om en viss behandling inte är tillgänglig. Jämför tiden som krävs för den valda tjänsten med den sammanhängande tidslucka ni faktiskt kan erbjuda, inklusive eventuell tid som personalen behöver för förberedelser eller efterarbete.
Kontrollera sedan befintliga bokningar och andra åtaganden som ligger till grund för dagens planering. En kort synlig lucka innebär inte att hela behandlingen får plats. Om teamet använder en separat kalender eller bemanningsplanering, jämför dem noggrant. Utgå inte från att de är kopplade till NeroBooking. Bekräfta med teamet vilka integrationer som stöds.
- Kontrollera den konfigurerade tillgängligheten för den valda tjänsten.
- Jämför hela tidsintervallet för bokningen med befintliga åtaganden.
- Kontrollera att den som ansvarar för kalendern bedömer att tiden fungerar.
3. Granska bokningsreglerna innan du ändrar tillgängligheten
Konfigurerade betalnings- och godkännanderegler kan påverka vad som går att boka. Om kunden kan välja en tid men inte slutföra bokningen, ta reda på om något tillämpligt krav ännu inte har uppfyllts. Behandla inte en vald tid, en bokningsförfrågan och en bekräftad bokning som samma sak. Kontrollera det faktiska resultatet innan du ber kunden att komma.
Granska reglerna som gäller för den här tjänsten och bokningen i stället för att ändra inställningar generellt. En begränsning kan vara avsiktlig. Om en regel verkar felaktig, be den som ansvarar för bokningsinställningarna att granska den. Undvik att ta bort ett giltigt krav enbart för att få igenom en bokning, och kontrollera vilka alternativ som stöds innan du föreslår ett annat arbetsflöde.
- Kontrollera vilka betalnings- eller godkännandekrav som gäller.
- Ta reda på om det redan finns en bokning innan du ber kunden att försöka igen.
- Låt den ansvariga teammedlemmen granska eventuella misstänkta konfigurationsfel.
4. Gå igenom ett realistiskt exempel från en salong
Hypotetiskt exempel: en kund förväntar sig att kunna boka en klippning med styling klockan 3 på eftermiddagen eftersom receptionen nämnde en lucka. Den valda tjänsten kräver en timme, men en annan bokning börjar klockan 3.45 på eftermiddagen. Den till synes lediga luckan är därför för kort. Att göra tiden bokningsbar skulle inte lösa det underliggande schemaläggningsproblemet.
Receptionen bör förklara att hela behandlingen inte får plats och erbjuda ett kontrollerat alternativ. Om fel tjänst har valts, bekräfta vad kunden faktiskt behöver innan du föreslår ett annat alternativ. Förkorta inte en behandling och byt inte ut en tjänst enbart för att göra en tid tillgänglig. När ni har kommit överens om ett alternativ, kontrollera att det går att boka enligt de regler som gäller.
5. Testa resultatet igen eller eskalera ärendet med tydligt underlag
Efter en godkänd korrigering ska du upprepa kundens ursprungliga bokningsflöde med samma tjänst och datum. Ett lyckat resultat innebär att den förväntade tiden kan väljas och att bokningen når rätt utfall enligt era betalnings- och godkännanderegler. Om begränsningen var korrekt innebär ett lyckat resultat att kunden får en korrekt förklaring och ett alternativ som faktiskt är tillgängligt.
Om inställningarna och åtagandena verkar korrekta men problemet kvarstår, kontakta teamet för NeroPay och ange tjänst, bokningsdatum, förväntad tid, exakt meddelande och vilka steg som redan har kontrollerats. Bifoga bara skärmbilder när de är till nytta och dölj kunduppgifter och betalningsinformation som inte behövs. Berätta för kunden vad som händer härnäst utan att lova en lösningstid som du inte har fått bekräftad.
- Testa igen utan att skapa en onödig dubbelbokning.
- Dokumentera om problemet har försvunnit eller fortfarande går att återskapa.
- Eskalera med konkreta underlag och kom överens om vem som ska uppdatera kunden.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Varför är en tid inte tillgänglig när salongen är öppen?
Öppettiderna i sig innebär inte att alla tjänster är tillgängliga. Kontrollera tjänstens konfigurerade tillgänglighet, hela tidsåtgången och befintliga åtaganden innan du erbjuder tiden.
Bör vi be kunden att fortsätta försöka?
Kontrollera först om en bokning redan finns och ta reda på var försöket avbröts. Upprepade försök utan att kontrollera resultatet kan skapa förvirring för både receptionen och kunden.
Stämmer NeroBooking automatiskt av mot vår andra bokningskalender?
Utgå inte från att en separat bokningskalender är ansluten. Bekräfta vilka funktioner och integrationer som stöds med teamet på NeroPay, och jämför uppgifterna manuellt där ert arbetsflöde kräver det.
Vad bör receptionen säga medan ärendet utreds?
Förklara att ni kontrollerar om hela tjänsten ryms och om några bokningskrav gäller. Erbjud er att återkomma eller diskutera ett verifierat alternativ i stället för att lova en tid som inte har kontrollerats.