Bestäm vad de som ringer kan få hjälp med utan en frisör
Börja med frågor som salongen kan besvara konsekvent, till exempel var man hittar aktuella öppettider eller hur man ber om att bli uppringd. Ställ in den information du känner dig bekväm med att dela och kontrollera vilka språk som stöds för ditt konto. Om öppettiderna ändras under en helgdag eller personalutbildning ska du uppdatera informationen som ges till dem som ringer.
Låt beslut som kräver en konsultation fattas tillsammans med personalen. En person som ringer och undrar om en färgkorrigering passar kan till exempel behöva prata med en frisör om sitt hår och hur lång tid behandlingen tar. Ett rutinmässigt svar ska inte misstas för en bokningsbekräftelse.
- Lista vanliga frågor och kom överens om ett godkänt svar för varje fråga.
- Identifiera frågor som bör leda till en återuppringning eller, där det är aktiverat, vidarekoppling.
Se till att förfrågningar utanför öppettider kan hanteras nästa dag
När salongen är stängd är ett användbart resultat en begäran om återuppringning med tillräckligt mycket information för att en medarbetare ska kunna svara. Bestäm vem som granskar förfrågningarna i början av nästa arbetsdag och hur hen markerar att en förfrågan har hanterats. Berätta för dem som ringer vad de kan förvänta sig utan att lova en svarstid som teamet inte konsekvent kan hålla.
Om vidarekoppling av samtal är aktiverad ska ni bestämma när det är lämpligt och vem som kan ta emot samtalet. Under en pågående behandling kan en återuppringning vara mer praktisk än att avbryta en frisör. Kontrollera tillgänglighet, telefonnummer och vidarekopplingsalternativ med NeroPay för ditt konto och din marknad.
- Utse en ansvarig varje dag och en ersättare som granskar förfrågningar.
- Anteckna den uppringandes kontaktuppgifter och orsaken till samtalet i er vanliga förfrågningslogg.
Håll isär förfrågan, bokning och betalning
En begäran om att bli uppringd inleder en dialog; den bevisar inte att en tid har reserverats. När personalen har pratat med kunden kan de registrera den överenskomna tjänsten och tiden i salongens bokningsprocess. Om en deposition eller betalning är aktuell ska dess status registreras separat i stället för att anta att den har betalats bara för att det finns en bokning.
Vid avstämning jämför ni den registrerade utförda tjänsten med den relevanta betalningen och noterar eventuella avvikelser för uppföljning. Kontrollera om tjänsten ändrades, om betalningen togs emot på annat sätt eller om en transaktion fortfarande är olöst. Markera inte en betalning som mottagen förrän det finns stöd för det i era register.
- Använd enhetliga referenser, till exempel bokningens namn och datum, i alla era register.
- Ge en teammedlem ansvar för att utreda betalningar som inte kan matchas.
Ett hypotetiskt färgbesök
Tänk dig att en salong i Manchester får ett samtal på kvällen från någon som vill boka en färgbehandling. AI Reception registrerar en begäran om återuppringning. Nästa morgon ringer en frisör tillbaka, diskuterar tjänsten och registrerar en överenskommen bokning. Den ursprungliga förfrågan markeras sedan som hanterad.
Samma dag väljer kunden även en behandling. Personalen uppdaterar tjänsteregistret och tar emot betalningen enligt salongens vanliga rutiner. I slutet av dagen jämför de den slutliga registreringen av tjänsten med betalningsregistret. Om beloppen inte stämmer kontrollerar de behandlingsposten och transaktionen innan avvikelsen avslutas. Detta är ett exempel på ett arbetsflöde, inte en förutsatt integration.
Kontrollera att processen fungerar i praktiken
Testa med några samtal under öppettiderna och efter stängning. Ställ en vanlig fråga, be om att bli uppringd och prova med en fråga som kräver en frisör. Kontrollera att informationen som ges är korrekt och att förfrågan når den person som ansvarar för att granska den.
Ett användbart sätt att kontrollera att processen fungerar är att se om personalen kan följa en testförfrågan från det första samtalet till ett svar och sedan skilja en eventuell bokning från tillhörande betalningspost. Om en förfrågan missas eller överlämningen är otydlig justerar ni processen och testar igen. Fråga NeroPay vilka funktioner och vidarekopplingsalternativ som finns tillgängliga innan ni förlitar er på ett visst arbetsflöde.
- Gå regelbundet igenom väntande återuppringningar och betalningsavvikelser.
- Uppdatera konfigurerad information när tjänster eller öppettider ändras.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Kan AI Reception bekräfta en salongsbokning?
De godkända funktionerna omfattar att besvara vanliga samtal, registrera begäranden om återuppringning och koppla vidare samtal där funktionen är aktiverad. Behandla en förfrågan som obekräftad tills teamet har registrerat och bekräftat bokningen enligt sina vanliga rutiner.
Kan tjänsten besvara samtal utanför öppettiderna?
Den kan använda konfigurerade öppettider och företagsinformation för att besvara vanliga samtal. Bekräfta vilka alternativ för telefon och vidarekoppling som är tillgängliga för ditt konto och din marknad.
Visar en begäran om återuppringning att kunden har betalat?
Nej. Kontrollera den relevanta betalningsposten separat och utred eventuella avvikelser i förhållande till bokningen eller den utförda tjänsten.
Kan AI Reception anslutas till mitt boknings- eller betalningssystem?
Integrationer beror på konto och marknad. Fråga NeroPay vad som finns tillgängligt i stället för att anta att information överförs mellan systemen.