1. Vaadake oma profiil üle ja viige pooleliolevad kontrollid lõpule
Alustage esitatud ettevõtteandmetest. Võrrelge neid oma dokumentidega, selle asemel et toetuda mälule. Kontrollige, kas teabes on puudusi, kirjavigu või andmeid, mis ei kajasta enam ettevõtte olukorda. Täidetud profiil ja läbitud kontokontrollid on eri asjad: ärge eeldage, et andmete sisestamine tähendab konto kasutusvalmidust.
Kui mõni etapp vajab tähelepanu, järgige oma kontol kuvatud juhiseid või võtke selgituste saamiseks ühendust teenuse NeroPay toega. Küsige, mis on veel puudu ja kes peab selle esitama. Ärge rajage kasutuselevõtu ajakava oletatavale avamiskuupäevale, sest edasiliikumine sõltub sobivusnõuete täitmisest ja kontrollide läbimisest.
- Vaadake üle oma ettevõtte kohta esitatud profiiliandmed.
- Selgitage välja kõik vastust ootavad päringud ja määrake neile vastutaja.
- Enne klientidele maksejuhiste andmist kinnitage konto olek.
2. Kinnitage, milliseid kontoandmeid kliendid peaksid kasutama
NeroBusiness võimaldab vastu võtta pangaülekandeid väljastatud Ühendkuningriigi kontoandmete kaudu. Kui need andmed on väljastatud, kontrollige neid otse oma kontol, enne kui lisate need arvele või saadate kliendile. Ärge kasutage nende asemel varasemast taotlusest, vanast sõnumist või teiselt kontolt pärit andmeid.
Hoidke teenuse NeroBusiness seadistamine oma maksekonto seadistamisest eraldi. Kui teie makseteenused juba toimivad, kuid teenuse NeroBusiness jaoks pole Ühendkuningriigi kontoandmeid veel väljastatud, ärge pidage andmete puudumist kopeerimisprobleemiks. Kontrollige seadistuse olekut teenusepakkujalt NeroPay. Kliendijuhiste uuendamisel vaadake üle kõik kohad, kus kontoandmed esinevad, et kliendid ei saaks vastuolulist teavet.
- Enne väljastatud andmete jagamist kontrollige nende vastavust kontole.
- Vaadake üle arvemallid ja salvestatud maksejuhised klientidele.
- Kui andmed puuduvad või on ebaselged, lahendage see enne ülekande taotlemist.
3. Määrake igale rahaga seotud ülesandele kindel vastutaja
Leppige kokku, kes kontrollib laekuvaid ülekandeid, kes kinnitab tarnijate andmed ja kes valmistab ette dokumendid teie raamatupidajale. Need on meeskonna kohustused, mitte eeldused konto kasutusõiguste kohta. Küsige teenusepakkujalt NeroPay, millised juurdepääsuvõimalused on teie ettevõttele saadaval, selle asemel et eeldada, et igale meeskonnaliikmele saab määrata kindla rolli või kinnitamisõiguse.
Salvestatud makse saajad võivad hõlbustada korduvaid väljaminevaid ülekandeid, kuid enne saaja salvestamist tuleb tema andmeid hoolikalt kontrollida. Leppige kokku, kuidas meeskond kontrollib uusi või muudetud maksejuhiseid usaldusväärse kontaktkanali kaudu. Hoidke vastutus selgelt määratletuna ka siis, kui üks inimene täidab mitut ülesannet, ning ärge jagage sisselogimisandmeid töö lihtsustamiseks.
- Määrake vastutaja laekuvate maksete, väljaminevate ülekannete ja kontoväljavõtete eest.
- Leppige kokku, kuidas kontrollitakse uusi ja muudetud makse saaja andmeid.
- Enne kontoga seotud ülesannete jagamist kinnitage juurdepääsukorraldus.
4. Enne ülekannete kavandamist kontrollige kasutatavaid vahendeid
Kasutatav saldo ja ootel saldo on erinevad. Enne väljamineva ülekande tegemist või kasutatavate maksevahendite liigutamist kontrollige kasutatavat summat, selle asemel et pidada iga kuvatavat saldot kohe kasutatavaks rahaks. Ärge lubage tarnijale makset üksnes ootel summa põhjal.
Enne oma töökorralduse valimist vaadake kehtivatest kontotingimustest üle paketid, tasud, limiidid ja kaartide saadavus. Aeg-ajalt tarnijatele maksmiseks sobiv ülekandeprotsess võib vajada teistsugust kontrollikorraldust kui igapäevased maksed. Kui ülekannet ei saa teha, kontrollige kasutatavat saldot ja kohaldatavaid limiite ning kui põhjus jääb ebaselgeks, võtke ühendust teenusepakkujaga NeroPay. Ärge eeldage, et arveldamine või raha laekumine toimub kohe.
5. Katsetage töökorraldust ja pidage kasutuskõlblikku arvestust
Hüpoteetiline näide: uus kontoritarvete ettevõte on läbinud kontoga seotud kontrollid ja saanud Ühendkuningriigi kontoandmed. Omanik kontrollib neid andmeid enne kliendile arve saatmist. Kolleeg vastutab kontotegevuse kontrollimise eest, omanik aga teeb väljaminevaid ülekandeid. Kui kliendi ülekanne ilmub kontotegevusse, võrdlevad nad seda arvega, selle asemel et tugineda üksnes kliendi kinnitusele, et ülekanne on saadetud.
Õnnestumist saab kontrollida kontotegevuses kajastuva ülekande põhjal, mille meeskond saab vastava äridokumendiga kokku viia. Enne otsustamist, kui palju saab välja maksta, kontrollige kasutatavat saldot eraldi. Eksportige CSV-vormingus kontoväljavõte ja kontrollige, et arvestuse eest vastutav inimene saaks seda kasutada. Kui miski ei klapi, märkige üles summa, kuupäev ja viide ning küsige abi teenusepakkujalt NeroPay, saatmata paroole või muid turvaandmeid.
- Viige esimene laekunud ülekanne kokku vastava arve või kirjega.
- Kontrollige kontotegevust ja eksportige oma arvestuse jaoks CSV-vormingus kontoväljavõte.
- Lahendage kõik lahknevused enne sama töökorralduse kasutamist järgmiste maksete puhul.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas NeroBusiness on kasutusvalmis, kui minu maksekonto on valmis?
Mitte tingimata. Teenuse NeroBusiness seadistamine on teie maksekontost eraldiseisev. Enne selle kasutamist ülekannete vastuvõtmiseks kontrollige eraldi selle olekut, läbitud kontrolle ja väljastatud Ühendkuningriigi kontoandmeid.
Mida teha, kui minu Ühendkuningriigi kontoandmeid ei ole veel väljastatud?
Kontrollige, kas seadistamisega seotud päringuid on veel täitmata, ja võtke ühendust NeroPay esindajaga, kui järgmine samm on ebaselge. Ärge koostage klientidele maksejuhiseid oletatavate andmete põhjal.
Kas saan kasutada ootel saldot väljaminevaks ülekandeks?
Ärge käsitage ootel vahendeid kasutatavatena. Enne väljamineva ülekande kavandamist või maksevahendite liigutamist kontrollige kasutatavat saldot ja kehtivaid kontotingimusi.
Kas NeroPay on pank?
Ei. NeroPay ei ole pank. NeroBusiness on ettevõttekonto teenuse NeroPay raames, millele kehtivad sobivusnõuded, konto kontrollide läbimise nõue ja kehtivad kontotingimused.