Leppige kokku periood ja materjalide üleandmise eest vastutaja
Enne eksportimist küsige raamatupidajalt, millist kuupäevavahemikku ta vajab ja kas seekordsed materjalid peaksid hõlmama perioodi, mis järgneb vahetult eelmisele. Pange algus- ja lõppkuupäev selgelt kirja. Palve esitada „eelmise kuu” andmed võib muutuda ebaselgeks, kui fail valmistatakse ette mitu nädalat hiljem.
Määrake üks inimene materjale ette valmistama ja üks küsimustele vastama. Väikeettevõttes võite mõlemat rolli täita teie ise. Kui teid asendab kolleeg, jätke talle lühike juhis selle kohta, kus tõendavaid dokumente hoitakse, kuidas faile nimetada ja kes saab anda kinnituse tundmatute tehingute kohta.
- Kinnitage soovitud alguskuupäev, lõppkuupäev ja tähtaeg.
- Kontrollige varem üle antud materjale, et vältida tahtmatuid lünki või kattuvusi.
- Leppige raamatupidajaga kokku turvaline edastamisviis.
Eksportige väljavõte ja säilitage algfail
NeroBusiness on ärikonto lahenduse NeroPay raames, kus on saadaval tehinguvaated ja CSV-väljavõtted. Eksportige kokkulepitud perioodi kohta saadaolev väljavõte ning kontrollige seejärel, et fail avaneb ja hõlmab soovitud kuupäevi. Ärge tuginege üksnes praeguse saldo kuvatõmmisele: see ei anna tehingute kohta sama üksikasjalikku teavet nagu väljavõte.
Salvestage algne CSV-fail muutmata kujul. Kui peate kirjeid sortima või töömärkmeid lisama, kasutage eraldi koopiat või märkmefaili. Nii säilib raamatupidaja jaoks selge algallikas ning väheneb segadus, kui tabelarvutustarkvara muudab kuupäevavormingut või eemaldab viidetest algusnullid.
- Kasutage selget failinime, näiteks NeroBusiness_2026-04-01_to_2026-04-30.csv.
- Kontrollige, millist ajavahemikku andmed hõlmavad ja kas eksporditud sisu on loetav.
- Hoidke märkmed ja muudetud töökoopiad algfailist selgelt eraldi.
Seostage kirjed tõendite, mitte oletustega
Koguge kokku arved, kviitungid ja muud tegevust selgitavad dokumendid. Kasutage iga kirje tuvastamiseks ekspordis tegelikult olevaid andmeid, näiteks kuupäeva, summat ja olemasolu korral viidet. Salvestatud saaja nimi või tuttav summa võib olla kasulik vihje, kuid ei asenda alusdokumendi kontrollimist.
Hoidke selgitused faktipõhised. Näiteks kirjutage „tarnija arve INV-214 on lisatud“, selle asemel et otsustada, kuidas kirjet raamatupidamises kajastada. Kui maksele vastav dokument puudub, märkige see ära. Raamatupidaja saab öelda, millist lisateavet ta vajab; te ei pea enne materjalide saatmist kõiki küsimusi lahendama.
- Andke igale alusdokumendile äratuntav failinimi.
- Koostage lühike loend, mis seob dokumendid väljavõtte kirjetega.
- Märkige üles puuduvad tõendusdokumendid ja nende leidmise eest vastutav isik.
Märkige ootel rahalised vahendid ja selgitamata rahaliikumised selgelt
Kasutatav saldo ja ootel saldo on erinevad. Ärge esitage ootel vahendeid juba kasutatavana ega eeldage, et täna kuvatav saldo kirjeldab seisu üleandmise arvestusperioodi lõpu seisuga. Kui ootel summa on selgituse jaoks oluline, märkige üles, millal seda nägite, ja hoidke see märkus eksporditud väljavõttest eraldi.
NeroBusiness toetab ka kasutatavate maksevahendite liigutamist ja väljaminevaid ülekandeid. Kui kirje puudutab raha liikumist teie ettevõtte enda kontode vahel, kirjeldage seda ja lisage olemasolu korral toetav teave. Ärge eeldage, et raamatupidaja suudab ainuüksi selle väljavõtte põhjal tuvastada ülekande mõlemad pooled. NeroBusiness seadistamine on maksekontost eraldiseisev, seega täpsustage, millise konto andmeid materjalid sisaldavad.
- Loetlege tundmatud kirjed koos nende tuvastamisandmete ja oma küsimusega.
- Selgitage teadaolevaid ülekandeid, käsitlemata neid uue kliendimaksena.
- Jätke lahendamata kirjed nähtavaks, selle asemel et neid kustutada või ümber nimetada.
Näide: ühe kuu materjalide üleandmine kahe lahtise küsimusega
Hüpoteetiline näide: väike remondiettevõte valmistab ette aprillikuu materjalide üleandmist. Omanik salvestab algse CSV-faili, kogub kokku klientidele esitatud arvete viited ja lisab tarnijate dokumendid. Ühel laekunud ülekandel on tundmatu viide ning ühe tarnijale tehtud makse kohta puudub arve. Omanik märgib mõlemad lahtiste küsimustena, selle asemel et oletada, millega need seotud on.
Üleandmismärkuses tuuakse välja hõlmatud ajavahemik ja failide nimed ning määratakse omanik laekunud ülekannet uurima ja kolleeg tarnija arvet hankima. Edukust saab kontrollida lihtsalt: raamatupidaja saab väljavõtte avada, viidatud dokumendid leida ja mõlemad lahendamata kirjed tuvastada, ilma et peaks küsima, milliseid faile kasutada.
- Saatke algne CSV-fail, alusdokumendid ja lühike küsimuste loend koos.
- Paluge raamatupidajal kinnitada materjalide kättesaamist ja anda teada puuduvast teabest.
- Hoidke järelküsimuste vastused koos algselt üle antud materjalidega.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksin CSV-faili enne saatmist muutma?
Jätke algfail muutmata. Lisage selgitused eraldi faili või tähistage märkustega töökoopia selgelt. Leppige eelistatud vorming raamatupidajaga kokku.
Mida teha, kui ma ei oska mõnda tehingut selgitada?
Lisage see üleantavate materjalide hulka ja tõstke selgelt esile. Esitage olemasolevad tuvastamist võimaldavad andmed ja selgitage, mida olete kontrollinud, oletamata selle otstarvet.
Kas saldo kuvatõmmisest piisab?
Kasutage soovitud perioodi CSV-vormingus väljavõtet. Kuvatõmmis võib anda lisateavet, kuid see ei tohiks asendada tehinguandmeid, mida teie raamatupidaja vajab.
Kas NeroBusiness asendab minu raamatupidaja hinnangut?
Ei. Väljavõte kajastab kontol toimunud tehinguid. Küsige oma raamatupidajalt, kuidas ta soovib tõendusdokumente saada ja kuidas tuleks lahendamata küsimusi käsitleda.