1. Begin bij de factuur, niet bij de opgeslagen begunstigde
Verzamel de factuur en uw inkoopadministratie voordat u het overboekingsproces opent. Controleer welke leverancier betaald moet worden, waarop de factuur betrekking heeft en of deze al is betaald. Voor een winkelier die wekelijks meerdere leveringen ontvangt, kan een pakbon helpen om de ontvangen goederen te controleren, maar deze mag niet worden aangezien voor een afzonderlijk betalingsverzoek.
NeroBusiness is een zakelijke rekening binnen NeroPay, waarvoor toelatingsvoorwaarden gelden en rekeningcontroles moeten zijn afgerond. De rekening ondersteunt opgeslagen begunstigden en uitgaande overboekingen, maar de inrichting staat los van de betaalrekening. Voordat u een betaling aan een leverancier plant, moet u vaststellen dat uw zakelijke rekening klaar is voor gebruik en de actuele voorwaarden raadplegen voor relevante kosten en limieten. NeroPay is geen bank.
- Controleer of de factuur overeenkomt met de leverancier en de bijbehorende bestelling of levering.
- Controleer uw eigen administratie op een eerdere betaling of een nog openstaande vraag.
- Houd de factuur bij de hand terwijl u de overboeking voorbereidt.
2. Controleer de ontvanger voordat u een begunstigde opnieuw gebruikt
Een opgeslagen begunstigde is handig voor een vaste voorraadleverancier, omdat u bestaande gegevens kunt selecteren in plaats van ze opnieuw in te voeren. Vergelijkbare handelsnamen, verschillende vestigingen of een oude leveranciersrelatie kunnen echter tot een verkeerde keuze leiden. Vergelijk de rekeningnaam, de bankcode (sort code) en het rekeningnummer van de beoogde ontvanger met gegevens die u onafhankelijk hebt gecontroleerd.
Zie een verzoek om bankgegevens te wijzigen als een reden om even te stoppen. Neem contact op met de leverancier via een eerder vertrouwd telefoonnummer of een bestaand contactkanaal, in plaats van uitsluitend af te gaan op de gegevens in het wijzigingsverzoek. Als uw team een apart leveranciersregister bijhoudt, leg dan vast wanneer de gegevens zijn gecontroleerd en door wie; ga er niet van uit dat deze informatie bij de opgeslagen begunstigde wordt bewaard.
- Selecteer de begunstigde pas nadat u de identiteit van de leverancier hebt bevestigd.
- Vergelijk de rekeninggegevens, niet alleen de weergegeven naam.
- Los gewijzigde of tegenstrijdige gegevens op voordat u een overboeking autoriseert.
3. Kies een kenmerk waarmee de leverancier de betaling kan afstemmen
Het betalingskenmerk moet de leverancier helpen om het ontvangen bedrag aan uw klantrekening of factuur te koppelen. Volg de opgegeven instructies: sommige leveranciers vragen om een factuurnummer, terwijl andere een klantcode gebruiken. Houd uw eigen inkoopnotities apart als deze het betalingskenmerk voor de leverancier minder herkenbaar zouden maken.
Hypothetisch voorbeeld: een winkel moet £428.60 betalen voor een levering van verpakkingsmateriaal. Het factuurnummer is PK-1842, maar de leverancier vraagt klanten om hun klantcode, SHOP27, te vermelden. De eigenaar gebruikt SHOP27 als betalingskenmerk en legt PK-1842 samen met de betaling vast in de winkeladministratie. Als de eigenaar meerdere facturen tegelijk betaalt, spreekt die eerst het betalingskenmerk af en stuurt vervolgens een aparte specificatie via het gebruikelijke contactkanaal van de leverancier.
- Lees de betaalinstructies op de factuur of in de overeengekomen leveranciersvoorwaarden.
- Controleer het betalingskenmerk op ontbrekende tekens of typefouten.
- Vraag om uitleg voordat u betaalt als het gevraagde betalingskenmerk onduidelijk is.
4. Controleer het saldo, het bedrag en de kosten voordat u bevestigt
Controleer het beschikbare saldo en beschouw bedragen die nog in behandeling zijn niet als direct besteedbaar. NeroBusiness maakt onderscheid tussen beschikbare saldi en saldi die nog in behandeling zijn, en ondersteunt het verplaatsen van beschikbare betaalmiddelen. Als u vóór de betaling geld moet verplaatsen, controleer dan of het beschikbare saldo daarna voldoende is, in plaats van aan te nemen dat het geld door de verplaatsing beschikbaar is geworden.
Vergelijk het over te boeken bedrag met de factuur en eventuele overeengekomen aanpassingen. Controleer eventuele weergegeven kosten en de definitieve gegevens voordat u bevestigt. In het hypothetische voorbeeld met verpakkingsmateriaal controleert de eigenaar of £428.60 naar de geverifieerde leverancier gaat met betalingskenmerk SHOP27. Als het bedrag, de ontvanger, de kosten of het betalingskenmerk afwijkt van wat u verwacht, stop dan en zoek uit waar het verschil vandaan komt, in plaats van de betaling onder druk te verzenden.
- Controleer of het beschikbare saldo voldoende is voor de betaling en eventuele toepasselijke kosten.
- Controleer nogmaals de ontvanger, het bedrag, het betalingskenmerk en de weergegeven kosten.
- Bevestig pas wanneer de gegevens overeenkomen met de bedoelde betaling.
5. Bevestig het resultaat en rond de registratie af
Lees na het verzenden het weergegeven resultaat en controleer het activiteitenoverzicht. Markeer een factuur niet als betaald alleen omdat u op de bevestigingsknop hebt gedrukt. Een concrete controle op een geslaagde betaling is een overboekingsresultaat dat aangeeft dat de overboeking is voltooid, met activiteitsgegevens die overeenkomen met de bedoelde leverancier, het bedrag en het betalingskenmerk. Dit vervangt niet de bevestiging van de leverancier dat de betaling correct is toegewezen als deze later vragen over de factuur heeft.
Als de uitkomst onduidelijk is, controleer dan eerst het activiteitenoverzicht voordat u het opnieuw probeert, om een dubbele betaling te voorkomen. Houd onopgeloste posten duidelijk apart in uw administratie en neem via uw gebruikelijke NeroPay-kanaal contact op met de ondersteuning als u het resultaat niet kunt vaststellen. Zodra de betaling is bevestigd, legt u deze vast bij de factuur; CSV-rekeningoverzichten kunnen helpen bij een latere afstemming. Kies als volgende stap één aankomende leveranciersfactuur en doorloop deze controles vóór uw volgende betaalronde.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Kan ik bij herhaalde betalingen vertrouwen op een opgeslagen begunstigde?
Gebruik deze als uitgangspunt, niet als bewijs dat alle gegevens nog kloppen. Controleer of de ontvanger overeenkomt met de factuur en verifieer elke gevraagde wijziging van rekeninggegevens via een onafhankelijk kanaal voordat u betaalt.
Moet ik mijn winkelnaam of het factuurnummer als betalingskenmerk gebruiken?
Gebruik het betalingskenmerk dat de leverancier vraagt. Als er geen instructies zijn, vraag dan welk kenmerk helpt om de betaling toe te wijzen, in plaats van te gokken.
Wat als het resultaat van de overboeking onduidelijk is?
Controleer het activiteitenoverzicht en verstuur niet meteen nog een overboeking. Laat de factuur in je administratie openstaan totdat je de uitkomst hebt vastgesteld en neem zo nodig contact op met de klantenservice.
Kan ik een leverancier betalen met geld dat nog in behandeling is?
Beschouw geld dat nog in behandeling is niet als beschikbaar. Controleer het beschikbare saldo voordat je een overboeking bevestigt en raadpleeg de actuele rekeningvoorwaarden voor de toepasselijke kosten en limieten.