Choisissez le lieu du paiement, pas seulement un appareil
Au comptoir, le personnel peut vérifier la commande et le montant au même endroit, mais les clients risquent de faire la queue pendant la correction d’une addition contestée. Le paiement à table permet aux clients de rester assis, mais le personnel doit disposer d’un moyen fiable d’identifier la bonne table et l’addition correspondante avant de présenter le terminal.
Pour un café ou un petit restaurant de Stretford qui encaisse en salle ou en terrasse, évaluez le parcours réel du personnel. Demandez quels appareils et quelles options de connexion sont disponibles, où ils fonctionneront et comment la recharge s’intègre au service. Ne supposez pas qu’un terminal portable prend en charge tous les types de connexion.
Vérifiez la connexion avant de décider de réessayer
Une perte de connexion ou un affichage ambigu ne suffit pas à prouver qu’un paiement a échoué. Réessayer immédiatement risque de débiter le client deux fois. Formez le personnel à distinguer un refus confirmé d’un paiement dont l’issue reste incertaine.
Demandez à NeroPay comment le personnel doit consulter le statut d’une transaction sur le terminal proposé et que faire si ce statut reste incertain. Définissez une procédure de recours à un responsable et à l’assistance aux paiements, afin qu’une file d’attente ne pousse pas un membre de l’équipe à agir au hasard.
- Faites une pause et notez la référence de l’addition, le montant et l’heure approximative.
- Consultez l’historique des transactions disponible en suivant la procédure confirmée.
- Ne réessayez qu’une fois le résultat initial établi et la prochaine action clairement définie.
Distinguez une erreur d’addition d’une erreur de paiement
Avant le paiement, un article incorrect nécessite généralement de corriger l’addition et de vérifier à nouveau le montant avec le client. Après le paiement, modifier uniquement l’addition ne restitue pas l’argent. Le personnel doit établir le montant facturé, celui qui aurait dû l’être et la procédure de correction applicable.
Confirmez avec l’équipe les procédures de remboursement et d’annulation prises en charge, les autorisations du personnel et les éventuels frais applicables. Un responsable doit prendre en charge les exceptions pendant que le reste du personnel poursuit le service. Indiquez au client les vérifications effectuées et la suite des opérations, sans promettre de délai de réception du remboursement non confirmé.
Exemple pratique : un article en trop sur une addition déjà réglée à table
Exemple hypothétique : deux clients terminent leur déjeuner dans un café de Stretford. Leur addition devrait s’élever à €28, mais un article supplémentaire de €6 la porte à €34. Ils s’en aperçoivent après avoir payé. Le serveur vérifie la commande et confirme que le paiement enregistré était de €34 avant de faire intervenir le responsable de service.
Si le remboursement partiel est pris en charge, le responsable suit la procédure confirmée pour restituer la différence de €6 et consigne la correction en la rattachant à l’addition initiale. Si ce n’est pas le cas, il recherche une solution appropriée plutôt que d’improviser. Pour valider la correction, l’addition, l’enregistrement du paiement et celui de la correction doivent tous justifier le même montant net de vente de €28, et une explication claire doit être donnée au client.
Demandez comment les corrections apparaissent dans les relevés de versement
Un paiement client réussi et l’arrivée des fonds sur votre compte professionnel sont deux étapes distinctes. Avant de choisir un service, renseignez-vous sur les délais de versement, les heures limites, les frais de traitement et la façon dont les remboursements ou autres ajustements apparaissent dans les rapports. Confirmez la marche à suivre pour examiner un écart entre le total d’un service et le montant d’un versement.
Votre prochaine étape consiste à présenter trois situations lors d’une demande de renseignements auprès de NeroPay : un montant erroné avant le paiement, un résultat de paiement incertain et un trop-perçu découvert après coup. Demandez une démonstration du processus proposé, ainsi qu’une confirmation de la disponibilité des appareils, de la connectivité, des conditions commerciales et des modalités d’assistance.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Une petite équipe doit-elle encaisser au comptoir ou à table ?
Choisissez le mode d’encaissement qui facilite le plus l’identification des additions et les relais entre membres du personnel. Comparez l’attente au comptoir aux besoins en connectivité, en recharge et en supervision des paiements à table.
Que faire si un client pense avoir été débité deux fois ?
Vérifiez les enregistrements des transactions concernées avant d’encaisser un autre paiement ou d’effectuer un remboursement. Transmettez les cas non résolus via le canal d’assistance convenu et expliquez la prochaine étape au client.
Un logiciel peut-il être inclus avec un terminal NeroPay ?
Avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Le coût du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur.