Déterminez à quel moment du rendez-vous encaisser
Un comptoir d’accueil peut offrir à l’équipe un point fixe pour vérifier le prix des soins, ajouter des produits à la vente et fixer un nouveau rendez-vous. Toutefois, si une seule personne gère les arrivées, les appels et les paiements, l’encaissement peut devenir un goulot d’étranglement. Déterminez qui prend le relais lorsque l’accueil est occupé.
Le paiement au fauteuil peut convenir aux personnes qui préfèrent rester assises, tandis qu’une solution mobile peut être pertinente pour les rendez-vous hors du salon. Comparez ces modes de fonctionnement avant de choisir le matériel. Demandez à NeroPay quels terminaux disponibles prennent en charge l’usage prévu, plutôt que de supposer que tous les appareils peuvent fonctionner au comptoir, dans le salon et à l’extérieur.
- Décrivez le parcours, de la fin du soin à la remise du reçu.
- Désignez les personnes chargées de vérifier le montant à régler et d’encaisser le paiement.
- Prévoyez un autre point d’encaissement pour les périodes de forte affluence.
Vérifiez la connectivité là où la clientèle paie réellement
Évaluez la connectivité à l’accueil et dans chaque espace de soins où vous prévoyez d’encaisser des paiements. Une connexion qui fonctionne à proximité du routeur peut se comporter différemment derrière une cloison ou dans une salle de soins séparée. Pour les rendez-vous à domicile dans les environs de Salford, vérifiez également le mode de connexion envisagé sur place.
Demandez quels modes de connexion chaque terminal proposé prend en charge, ce dont il a besoin pour fonctionner et ce que le personnel doit faire en cas de coupure. Ne présumez pas que les paiements hors ligne ou le basculement automatique sont disponibles. Convenez d’une procédure claire en cas d’interruption afin que le personnel ne demande pas plusieurs fois le paiement sans avoir d’abord vérifié le statut de la transaction.
- Répertoriez tous les lieux où vous prévoyez d’encaisser des paiements.
- Confirmez les modes de connexion pris en charge et les éventuels frais associés.
- Consignez les coordonnées de la personne ou du service que le personnel doit contacter lorsque le résultat d’un paiement est incertain.
Prévoyez un relais clair entre la coiffure et l’accueil
Le terminal ne peut pas lever les incertitudes sur ce qu’un client a accepté d’acheter. Avant l’encaissement, le membre de l’équipe ayant effectué le soin doit confirmer les prestations réalisées, les éventuels suppléments convenus et les produits achetés. Si un acompte a été versé, assurez-vous que l’accueil peut établir le solde restant sans demander au client de l’expliquer à nouveau.
Utilisez des termes simples : « Votre soin et vos produits s’élèvent à €80. Vous avez déjà versé un acompte de €20, le solde à régler aujourd’hui est donc de €60. » Il s’agit de montants fictifs, et non des tarifs de NeroPay. Invitez le client à poser ses questions avant de lui présenter le terminal et ne confirmez la finalisation du paiement qu’après en avoir vérifié le résultat.
Exemple concret : l’encaissement au salon un samedi chargé
Exemple fictif : dans un salon de Salford, deux coiffeurs terminent leurs prestations pendant que la personne à l’accueil reçoit un nouveau client. Un client sur le départ souhaite également acheter un produit d’entretien. Le salon choisit l’accueil comme point d’encaissement habituel, avec la possibilité de payer au fauteuil uniquement si le terminal et la connexion choisis le permettent.
Le coiffeur transmet à l’accueil le montant convenu pour la prestation et les détails des produits. La personne à l’accueil vérifie tout acompte éventuel, explique le solde à régler et encaisse le paiement. Si le résultat est incertain, elle en vérifie le statut selon la procédure convenue avant de demander une nouvelle tentative. Le client reste ainsi informé, sans qu’un résultat incertain soit considéré comme une réussite ou un échec.
Comparez séparément le versement des fonds, les coûts et les logiciels
La confirmation du paiement et le versement des fonds sont deux étapes distinctes. Avant d’accepter les conditions, demandez quand les fonds devraient parvenir sur votre compte désigné, quelles heures limites s’appliquent et quelle est l’incidence des week-ends et des jours fériés sur les délais. Renseignez-vous également sur les frais de traitement, les coûts du terminal, les conditions contractuelles, les remboursements et les modalités d’assistance.
NeroPay propose des terminaux de paiement et des services de paiement. Avec un terminal de paiement NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Si les logiciels de réservation ou d’encaissement sont importants pour votre salon, confirmez leur disponibilité, les appareils pris en charge et le fonctionnement proposé avec l’équipe, plutôt que de présumer qu’une intégration est possible.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Un seul terminal peut-il servir à l’accueil et dans les salles de soins ?
C’est possible, selon l’appareil choisi, la connectivité et l’accès du personnel au terminal. Évaluez si son déplacement risque de faire attendre l’accueil et confirmez les usages pris en charge auprès de NeroPay.
Que devons-nous dire si un paiement semble bloqué ?
Expliquez que vous devez vérifier le résultat avant de réessayer. Suivez la procédure convenue de vérification du statut plutôt que de demander immédiatement au client de payer une deuxième fois.
L’approbation du paiement signifie-t-elle que les fonds ont été versés ?
Non. Confirmez séparément le calendrier de versement et les éventuelles conditions lors de l’examen des conditions de votre service de paiement.
NeroBooking est-il inclus avec chaque terminal ?
Non. Son inclusion dépend de l’éligibilité du terminal et des conditions applicables. Confirmez l’offre auprès de NeroPay ; les coûts du terminal et les frais de traitement des paiements restent applicables.