Choisissez un point d’encaissement adapté au rendez-vous
Un comptoir d’accueil offre au personnel un point unique pour vérifier les montants facturés, encaisser le paiement et discuter du prochain rendez-vous. En contrepartie, des encombrements peuvent se créer : un client qui règle sa facture peut se retrouver au même comptoir qu’une personne qui arrive ou se renseigne sur les services. Déterminez quel échange est prioritaire lorsqu’une seule personne assure l’accueil.
Le paiement au fauteuil de soins, à la table de consultation ou à un autre endroit adapté peut éviter cette file d’attente, mais quelqu’un doit transporter, recharger et rapporter le terminal. Pour les rendez-vous chez les clients, évaluez plutôt un parcours d’encaissement mobile. Demandez quels appareils disponibles conviennent à chaque situation, sans supposer que tous les terminaux fonctionnent loin du comptoir.
Validez la facture avec le client avant de lui présenter le terminal
Confiez à un membre du personnel la responsabilité de confirmer les prestations réalisées, les éventuels ajouts convenus et tout paiement déjà enregistré. Expliquez le montant final au client avant de lui présenter le terminal. Si un acompte a été encaissé auparavant, vérifiez son enregistrement plutôt que de vous fier à une note indiquant uniquement que le rendez-vous est confirmé.
Distinguez la fin du rendez-vous de la finalisation du paiement. Un rendez-vous terminé ne prouve pas qu’un paiement par carte a abouti. Déterminez qui vérifie le résultat affiché sur le terminal, qui met à jour les données de l’entreprise et qui prend en charge un résultat incertain. Évitez de demander au client de payer à nouveau avant d’avoir vérifié la première tentative.
Testez la connectivité à l’endroit exact de l’encaissement
Pour des locaux situés à Radcliffe ou ailleurs dans le Grand Manchester, testez la connexion envisagée dans les pièces où les paiements seront effectués. Une connexion qui fonctionne près du routeur peut se comporter différemment derrière des cloisons intérieures. Confirmez les types de connexion pris en charge par l’appareil proposé et vérifiez si le passage d’une pièce à l’autre affecte son utilisation.
Pour les prestations en déplacement, renseignez-vous sur les exigences de couverture réseau et sur les options disponibles en l’absence de connexion. Ne supposez pas qu’un appareil peut accepter des paiements hors ligne. Convenez d’une procédure de secours que le personnel pourra expliquer calmement, notamment pour vérifier une transaction dont le résultat est incertain et savoir où obtenir de l’aide.
- Répertoriez le comptoir, les salles et les lieux de déplacement où un paiement doit pouvoir être effectué.
- Vérifiez les exigences de connexion, les modalités de recharge et la disponibilité des appareils.
- Demandez comment retrouver le résultat d’un paiement après une interruption de connexion.
Exemple concret : deux rendez-vous qui se terminent en même temps
Exemple fictif : un institut de beauté à Radcliffe compte deux praticiens et une personne à l’accueil. Deux soins se terminent au même moment, tandis qu’un autre client arrive. L’institut choisit l’encaissement à l’accueil, car la personne qui y travaille peut vérifier la facture et organiser le prochain rendez-vous. Chaque praticien transmet les détails des prestations réalisées avant d’orienter son client vers l’accueil.
Lors d’une simulation, un client conteste un soin ajouté. La personne à l’accueil clarifie le montant avant de lancer le paiement, tandis que l’autre praticien prend en charge le client qui arrive. Le processus est réussi si chaque facture correspond aux prestations convenues, si le résultat de chaque paiement est confirmé et si aucun client n’est invité à renouveler inutilement un paiement.
Comparez les conditions de versement des fonds en même temps que le matériel
Demandez quand les fonds issus des paiements confirmés deviennent disponibles, ce qui influe sur les délais de versement et comment les frais apparaissent dans les rapports. Demandez également comment sont présentés les remboursements, les paiements contestés et les transactions dont les fonds n’ont pas encore été versés. Une transaction réussie sur un terminal et l’arrivée des fonds sur votre compte sont deux étapes distinctes ; le personnel doit disposer d’un moyen de les différencier.
NeroPay propose des terminaux de paiement par carte et des services de paiement. Avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais supplémentaires d’abonnement logiciel. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. L’étape suivante consiste à présenter votre processus d’encaissement à l’équipe et à confirmer les options d’appareils, leur disponibilité, les tarifs et les éventuelles intégrations nécessaires.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Chaque praticien doit-il disposer d’un terminal ?
Pas nécessairement. Mettez en balance les besoins d’encaissement simultané et les contraintes liées au partage, à la recharge et à la localisation des appareils. Confirmez les options disponibles et les coûts avant de décider.
Un terminal mettra-t-il automatiquement à jour mes réservations ?
Ne le supposez pas. Vérifiez les connexions prises en charge entre les dossiers de réservation et les paiements, notamment la manière dont le personnel gère les acomptes, les corrections et les tentatives infructueuses.
Que doit faire le personnel si le résultat d’un paiement est incertain ?
Vérifiez l’enregistrement de la transaction selon la procédure convenue avant de réessayer. Si le résultat reste incertain, contactez l’équipe d’assistance du service de paiement.