Choisissez où se déroule l’échange autour du paiement
Le paiement au comptoir offre au personnel un point unique pour confirmer la prestation, ajouter les éventuels produits vendus et présenter le total au client. Il facilite également le relais lorsque le barbier qui termine le rendez-vous n’est pas la personne chargée de l’encaissement. En contrepartie, une file d’attente peut se former lorsque plusieurs rendez-vous se terminent en même temps.
Encaisser au fauteuil peut éviter ce relais, mais le personnel doit tout de même effectuer une vérification finale systématique. Pour les rendez-vous en déplacement à Potsdam ou ailleurs à Berlin et dans le Brandebourg, abordez séparément les besoins en appareils portables et en connectivité. Confirmez les modèles de terminaux disponibles et les connexions prises en charge auprès de NeroPay, plutôt que de supposer qu’un seul appareil convient à toutes les situations.
- Définissez les étapes entre la fin de la coupe et la confirmation du paiement.
- Désignez la personne chargée de vérifier le montant avant le paiement du client.
En cas de paiement incertain, faites une pause plutôt que de débiter une seconde fois
Une interruption de connexion peut laisser le personnel comme le client dans l’incertitude quant à la finalisation du paiement. Prévoyez une pause dans votre procédure : vérifiez le statut de la transaction dans les données disponibles avant de demander au client de réessayer. L’absence de reçu ou la lenteur d’un écran ne doit pas, à elle seule, déclencher une nouvelle tentative de paiement.
Demandez quelles options de connexion chaque terminal proposé prend en charge et comment le personnel peut vérifier les transactions interrompues. Testez la réception au comptoir et à tous les emplacements prévus pour le paiement au fauteuil. Si vous comptez déplacer l’appareil, prévoyez aussi ses modalités de recharge et désignez la personne chargée de le maintenir prêt à l’emploi entre les rendez-vous.
- Définissez qui examine une transaction dont le statut est incertain.
- Fournissez au personnel une explication simple à donner pendant la vérification du paiement.
Distinguez les modifications de montant des corrections de paiements finalisés
Avant le paiement, un total incorrect doit être corrigé et présenté à nouveau au client. Après le paiement, la démarche à suivre dépend du statut de la transaction et des outils de correction disponibles. Demandez à NeroPay comment fonctionnent les annulations et les remboursements pour le service proposé, notamment les autorisations nécessaires, les délais et les éventuels frais applicables.
Conservez une trace interne claire reliant chaque correction au paiement d’origine et à son motif. Évitez de consigner des données de carte inutiles. Déterminez quels membres du personnel peuvent autoriser les corrections et qui prend en charge les cas ne pouvant pas être résolus immédiatement, afin que le client reçoive une explication cohérente plutôt que des consignes contradictoires.
- Vérifiez si le paiement a été effectué avant de choisir une procédure de correction.
- Consignez la référence du paiement d’origine et l’action convenue.
Exemple concret : un produit facturé deux fois
Exemple fictif : un barbier de Potsdam facture EUR 42 pour une coupe et un produit coiffant, puis constate que le produit a été saisi deux fois. Le total prévu était de EUR 30. Le client a déjà payé : modifier simplement la fiche de prestation ne suffirait donc pas, à lui seul, à régler le trop-perçu de EUR 12.
Le barbier vérifie la transaction effectuée, explique l’erreur et demande au collègue habilité de suivre la procédure de correction prise en charge. Si un remboursement partiel est possible, il en confirme la procédure et les délais prévus avant de faire des promesses. Il consigne la correction en la reliant au paiement d’origine et explique quelle confirmation le client peut attendre.
Comparez les modalités de versement et les logiciels en même temps que le terminal
Demandez comment les paiements effectués, les remboursements et les frais apparaissent dans les rapports et les relevés de règlement. Confirmez les délais de versement, les heures limites, le traitement des jours non ouvrés et toute condition pouvant influer sur l’arrivée des fonds sur votre compte désigné en Allemagne. Le personnel doit comprendre que le paiement réussi d’un client et le règlement à l’entreprise sont deux événements distincts.
NeroPay propose des terminaux de paiement par carte et des services de paiement. Avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Confirmez auprès de l’équipe la disponibilité en Allemagne, les appareils compatibles, les tarifs et les éventuelles connexions logicielles nécessaires.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Chaque barbier doit-il encaisser les paiements, ou seulement la réception ?
Choisissez en fonction de votre organisation des relais et de vos effectifs. Dans les deux cas, les responsabilités doivent être clairement définies pour vérifier les totaux et signaler les erreurs à la personne compétente.
Puis-je supposer qu’un terminal portable fonctionne partout dans le salon ?
Non. Confirmez les modes de connexion pris en charge et testez les emplacements prévus pour les paiements avant de compter sur une utilisation au fauteuil.
Le personnel peut-il promettre un remboursement immédiat ?
Il doit expliquer la procédure et les délais de remboursement confirmés, sans promettre une réception immédiate des fonds.
Que dois-je préparer pour une demande de renseignements auprès de NeroPay ?
Décrivez vos lieux d’encaissement, les rôles du personnel, vos besoins de connexion et votre procédure de correction. Demandez quelles sont les disponibilités et les conditions commerciales pour l’Allemagne.