Adaptez le point de paiement au déroulement du rendez-vous
Un terminal au comptoir offre un point d’encaissement fixe : le personnel peut récapituler la prestation, confirmer le montant total et clôturer le rendez-vous au même endroit. En contrepartie, cela implique des déplacements. Les clients peuvent devoir quitter une salle de soins ou patienter pendant que l’accueil prend en charge une autre arrivée.
Le paiement à une table de consultation ou à la sortie d’une salle de soins peut limiter ce passage par l’accueil, mais les responsabilités du personnel doivent être clairement définies pour la confirmation du montant et l’enregistrement du résultat du paiement. Pour les rendez-vous à domicile, la portabilité devient importante. Demandez quels appareils et quelles options de connexion sont disponibles pour l’usage envisagé, plutôt que de supposer qu’un terminal fonctionne partout.
Adaptez la connectivité à vos lieux de travail réels
Pour des locaux à Königs Wusterhausen, vérifiez l’emplacement exact du paiement, et pas seulement si le bâtiment dispose d’Internet. Un comptoir d’accueil, une pièce séparée et une zone d’entrée peuvent présenter des conditions de connexion différentes. Demandez quels terminaux utilisent une connexion fixe, le Wi-Fi ou une connexion mobile, et ce qui se passe si la connexion choisie est interrompue.
Pour les rendez-vous à Berlin et dans le Brandebourg, précisez vos habitudes de déplacement lors de votre demande de renseignements. Confirmez les exigences de connexion, les modalités d’utilisation de la batterie et les éventuels coûts associés. Convenez avec le prestataire d’une procédure de paiement de secours avant de vous y fier ; ne promettez pas aux clients qu’un paiement interrompu sera automatiquement finalisé plus tard.
Informez les clients du déroulement avant le passage en caisse
Les messages relatifs aux rendez-vous doivent lever les incertitudes sans faire de promesses non confirmées sur les moyens de paiement. Indiquez quand le paiement est dû, où il aura lieu et comment les clients peuvent poser leurs questions. Ne mentionnez les types de cartes ou les autres moyens de paiement qu’après avoir obtenu confirmation de leur prise en charge.
Veillez à la cohérence des explications données à l’accueil, dans les messages relatifs aux rendez-vous et lors des échanges avec le personnel. Si une prestation change pendant la visite, expliquez le nouveau total avant de présenter le terminal. Lorsqu’un paiement anticipé s’applique, vérifiez le montant enregistré avant d’indiquer au client le solde à régler.
- Avant la visite : expliquez à quel moment le paiement doit être effectué et précisez les moyens de paiement acceptés qui ont été confirmés.
- Avant le paiement : confirmez la prestation réalisée et le montant final.
- Au terminal : laissez au client le temps et l’espace nécessaires pour suivre les instructions de l’appareil.
- Après le paiement : vérifiez le résultat et expliquez l’option disponible pour obtenir un reçu.
Un exemple fictif de passage en caisse dans un salon
Prenons l’exemple fictif d’un salon à Königs Wusterhausen disposant d’une personne à l’accueil et de deux cabines de soins. Un client accepte un soin supplémentaire pendant sa visite. La personne qui réalise le soin en confirme d’abord le prix, puis transmet le nouveau total à l’accueil avant que le client n’arrive au comptoir.
La personne à l’accueil répète le total, encaisse le paiement et vérifie le résultat de la transaction avant d’indiquer que le rendez-vous est réglé. Si le résultat n’est pas clair, le personnel vérifie le statut de la transaction en suivant les consignes du prestataire avant de demander un nouveau paiement. Le bon déroulement se vérifie concrètement : le total convenu, le résultat du paiement et les informations du rendez-vous concordent, sans que le client ait à expliquer deux fois le changement.
Distinguez le choix du terminal des questions de versement des fonds et de logiciel
Un paiement par carte effectué et l’arrivée des fonds sur votre compte professionnel correspondent à deux étapes distinctes. Renseignez-vous sur les délais de versement, les heures limites, les week-ends, les retenues et la manière de rapprocher les transactions des versements. Faites confirmer les frais de traitement, le coût des terminaux, les conditions contractuelles et la procédure à suivre pour toute question relative à un paiement.
NeroPay propose des terminaux de paiement par carte et des services de paiement, ainsi que NeroPOS/ePOS, NeroWeb et NeroBooking. Avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, ces logiciels peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Confirmez auprès de l’équipe la disponibilité en Allemagne ainsi que toute connexion envisagée entre les réservations, l’encaissement et les données de paiement.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Chaque praticien doit-il disposer d’un terminal ?
Pas nécessairement. Un comptoir partagé peut convenir à une petite équipe. Le paiement en cabine peut être adapté à une autre organisation, mais comparez d’abord la transmission des informations, la connectivité et le coût des appareils.
Puis-je utiliser le même terminal pour les rendez-vous en déplacement ?
Demandez à NeroPay de confirmer si l’appareil proposé convient à l’usage mobile envisagé, notamment en ce qui concerne la connectivité, l’autonomie nécessaire et les conditions applicables.
Le logiciel de réservation enregistre-t-il automatiquement les paiements par carte ?
Ne partez pas de ce principe. Confirmez les fonctionnalités et les connexions prises en charge, puis déterminez qui vérifie et met à jour le statut du paiement de chaque rendez-vous.