Évaluez les coûts à partir des rendez-vous effectués
Commencez par une période représentative tirée de vos propres données. Relevez les rendez-vous effectués, les recettes encaissées par carte, le nombre de paiements et les périodes plus calmes. Une entreprise qui encaisse moins de paiements, mais pour des montants plus élevés, peut présenter une structure de coûts différente de celle qui traite de nombreux rendez-vous de faible montant.
Demandez un détail écrit des coûts du terminal, des frais de traitement des paiements et de tous les autres frais applicables. Confirmez la durée du contrat, les conditions de résiliation et les frais liés aux remboursements. Comparez les devis sur la base d’une même activité, plutôt que de vous fier à un seul taux mis en avant.
Déterminez à quel moment et à quel endroit encaisser lors du rendez-vous
Un point d’encaissement fixe à l’accueil centralise la responsabilité, mais les clients risquent de faire la queue lorsque plusieurs rendez-vous se terminent en même temps. Apporter un terminal près d’un fauteuil ou à une table de consultation peut éviter un passage supplémentaire, à condition que le personnel dispose de procédures claires pour le partager, le recharger et le remettre à sa place.
Pour les rendez-vous hors de vos locaux, vérifiez les modes de connexion pris en charge, l’autonomie prévue et la couverture réseau dans les lieux où vous vous rendez. Demandez quels appareils et quelles options de connexion sont disponibles ; ne supposez pas que chaque terminal convient à toutes les configurations. Testez l’endroit exact où le paiement sera effectué, et pas seulement le comptoir d’accueil.
Distinguez le suivi des réservations de celui des paiements
Déterminez qui confirme le montant dû, qui encaisse le paiement et qui met à jour la fiche du rendez-vous. Si vous demandez des acomptes, le personnel doit pouvoir consulter le solde restant avant de réclamer le paiement. Une réservation confirmée ne doit pas être considérée comme une preuve de réception du paiement.
NeroPay propose des terminaux de paiement et un logiciel de réservation NeroBooking. Avec un terminal de paiement NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Vérifiez auprès de l’équipe les processus et les intégrations pris en charge, plutôt que de supposer que les données se synchronisent.
Exemple concret : un terminal fixe ou une organisation avec un terminal mobile partagé ?
Exemple hypothétique : un salon de Dukinfield compte deux praticiens dont les rendez-vous se terminent souvent en même temps. Le propriétaire compare l’encaissement uniquement à la réception avec l’encaissement directement au fauteuil. La réception permet de garder une procédure d’encaissement uniforme, tandis que le paiement au fauteuil pourrait réduire les relais entre membres du personnel, mais exige que les deux praticiens gèrent l’appareil.
Le propriétaire examine une semaine représentative en notant le nombre de paiements, le temps d’attente à l’encaissement et les occasions où le personnel ne trouve pas le terminal. Il compare ensuite les coûts détaillés par écrit pour les options adaptées. Un essai est concluant si chaque rendez-vous terminé correspond à un paiement enregistré, si le personnel sait qui détient l’appareil et si les clients ne sont pas redirigés à plusieurs reprises pour payer.
Vérifiez à quel moment les recettes deviennent disponibles
L’autorisation du paiement et le versement des fonds sont deux étapes distinctes. Demandez quand les fonds devraient arriver sur le compte que vous avez désigné, quelle incidence les week-ends et les jours fériés ont sur les délais et si certaines conditions peuvent retarder le versement. Ne planifiez pas vos dépenses en vous fondant sur une date d’arrivée présumée.
Avant de décider, demandez comment rapprocher les encaissements, les frais et les remboursements des montants reçus. La prochaine étape consiste à envoyer à NeroPay votre organisation habituelle des rendez-vous, vos lieux d’encaissement et vos totaux de paiements récents, puis à demander une ventilation des coûts ainsi qu’une confirmation des appareils adaptés, de leur disponibilité et des conditions commerciales.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Dois-je choisir un terminal en me fondant uniquement sur le taux de traitement des paiements ?
Non. Comparez les coûts du matériel, les frais applicables et les conditions contractuelles sur la base d’une même activité de paiement. Vérifiez également si la procédure d’encaissement ajoute du travail évitable au personnel.
Un seul terminal peut-il servir dans plusieurs salles de rendez-vous ?
Cela peut convenir à votre organisation, mais vérifiez les capacités de l’appareil et testez la connexion dans chaque salle. Définissez où il doit être rangé, qui le transporte et comment le personnel gère les encaissements simultanés.
Un logiciel de réservation est-il inclus avec chaque terminal ?
L’inclusion n’est pas systématique. Le logiciel NeroBooking peut être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires avec un terminal de paiement NeroPay éligible. Les coûts du terminal, les frais de traitement et les conditions applicables restent en vigueur.