Commencez par le comptoir, puis envisagez la mobilité
Si la plupart des achats se terminent près de votre caisse, une installation au comptoir offre au personnel un endroit fixe pour vérifier le montant et le résultat du paiement. Tenez compte de l’accès des clients, de la disposition des câbles et du risque que l’emballage des articles masque l’écran. Cette constance peut simplifier les changements d’équipe, mais un point d’encaissement unique peut créer une file d’attente lorsque les collègues sont occupés ailleurs.
Un appareil portable peut convenir pour encaisser près d’articles volumineux, à une table de conseil ou à distance du comptoir. En contrepartie, il faut définir les responsabilités : qui le transporte, où doit-il être remis et qui vérifie son niveau de charge ? Demandez à NeroPay quels appareils et quelles options de connectivité sont disponibles, plutôt que de supposer que tous les terminaux permettent les mêmes modes de travail.
Vérifiez la connexion là où les paiements sont effectués
Évaluez la connexion proposée à chaque emplacement prévu pour les paiements, et pas seulement à côté du routeur. Les conditions peuvent être différentes dans une zone de vente à l’arrière du magasin, à l’entrée de la réserve ou près d’un présentoir temporaire. Confirmez si l’appareil proposé utilise une connexion filaire, Wi-Fi ou mobile, et demandez ce qui se passe en cas de coupure.
Définissez une procédure claire en cas d’interruption avant que le personnel en ait besoin. Lorsque le résultat est incertain, vérifiez l’historique des transactions en suivant les instructions du prestataire avant de tenter un nouvel encaissement. Ne vous fiez pas uniquement à la notification bancaire du client comme confirmation et ne supposez pas qu’un terminal déconnecté peut continuer à accepter des paiements.
- Dressez la liste des endroits précis où le personnel encaissera les paiements.
- Confirmez les connexions prises en charge et le fonctionnement prévu en cas de défaillance.
- Identifiez la procédure d’assistance approuvée en cas de résultat incertain.
Centrez la passation des consignes sur les cas particuliers
Une passation utile indique au collègue qui prend le relais ce qui nécessite son attention, et pas simplement que le terminal se trouve sur le comptoir. Notez son emplacement, son niveau de charge et toute transaction non résolue en utilisant la référence convenue. N’incluez aucune donnée de carte dans les notes de passation et limitez l’accès aux documents opérationnels.
Donnez au personnel une courte procédure à suivre sans avoir à improviser. Les autorisations de remboursement, la recherche de transactions et les options de reçu dépendent du service et de l’appareil convenus : confirmez-les avant de rédiger votre guide. Désignez la personne autorisée à gérer les exceptions lorsque le propriétaire est indisponible.
- Montrez au collègue qui prend le relais où le terminal doit être rangé.
- Vérifiez qu’il est prêt pour la prochaine vente.
- Signalez les paiements non résolus et les vérifications déjà effectuées.
- Confirmez qui est responsable de chaque problème en suspens.
Un exemple fictif de passation des consignes en magasin
Imaginez un magasin indépendant d’articles pour la maison à Cheadle utilisant un terminal de comptoir, tandis qu’un deuxième collègue aide les clients à choisir des articles plus volumineux. Juste avant la passation de l’après-midi, une interruption de connexion laisse le résultat d’un paiement incertain. Le collègue qui termine son service note la référence de la vente et demande à celui qui prend le relais de ne pas retenter le paiement avant d’en avoir vérifié le statut.
Le collègue qui prend le relais suit la procédure de recherche convenue et sollicite le niveau d’assistance prévu si le résultat reste incertain. Le critère de réussite observable est simple : chaque vente finalisée a un résultat de paiement confirmé, et chaque élément non résolu a un responsable désigné. Ensuite, le responsable évalue si encaisser ailleurs qu’au comptoir améliorerait réellement le service ou ne ferait qu’ajouter un appareil à gérer.
Distinguez les questions de versement des fonds du fonctionnement du terminal
Un paiement réussi et l’arrivée des fonds sur votre compte professionnel sont deux événements distincts. Avant d’accepter les conditions, renseignez-vous sur les délais de versement, les heures limites, le traitement des week-ends et jours fériés, les retenues et la procédure à suivre en cas d’écart. Le personnel chargé de fermer le magasin doit savoir quel rapport conserver ; il ne doit pas promettre de date d’arrivée des fonds sans conditions confirmées.
NeroPay propose des terminaux de paiement et des services de paiement par carte. Avec un terminal de paiement NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Confirmez auprès de l’équipe la disponibilité des appareils, toute intégration nécessaire et les conditions commerciales.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Tous les commerçants ont-ils besoin d’un terminal portable ?
Non. Un point d’encaissement fixe au comptoir peut être plus simple. Choisissez la portabilité lorsqu’elle résout un problème précis dans le parcours client ou l’organisation du travail du personnel.
Que doit faire le personnel avant de retenter un paiement au résultat incertain ?
Vérifier son statut au moyen de la procédure de recherche de transactions convenue. S’il reste incertain, suivre la procédure d’assistance plutôt que de supposer le résultat.
Que dois-je préparer pour une demande de renseignements sur un terminal ?
Préparez la liste de vos lieux d’encaissement, vos besoins de connexion et de passation entre collègues, ainsi que vos questions sur les frais, les versements et l’assistance.