Choisissez le lieu d’encaissement
Un terminal à la réception offre au personnel un point fixe pour confirmer les prestations, ajouter les achats de produits et encaisser le paiement. Il facilite aussi la transmission des informations entre le coiffeur et la personne chargée de l’accueil. L’inconvénient est le risque de file d’attente lorsque plusieurs rendez-vous se terminent en même temps.
L’encaissement au fauteuil peut convenir aux prestations plus longues ou aux clients qui préfèrent ne pas se déplacer immédiatement. Avant de choisir une solution portable, demandez quels appareils et modes de connexion compatibles sont disponibles pour votre entreprise en Allemagne. Déterminez qui apporte le terminal, confirme le montant total et le remet sur son socle de recharge.
- Simulez l’encaissement lors d’une période chargée entre deux rendez-vous.
- Choisissez un point d’encaissement habituel et une solution de remplacement pratique.
Faites le lien entre la réservation et la facture finale
Une réservation en ligne décrit le rendez-vous prévu, pas nécessairement la prestation finalement réalisée. Un soin supplémentaire peut s’ajouter à une coloration, et le client peut aussi acheter un shampoing. Donnez au personnel une méthode claire pour comparer la réservation à la facture finale avant de présenter le terminal.
NeroPay propose un logiciel de réservation NeroBooking, un logiciel NeroPOS/de caisse électronique et des sites web NeroWeb. Demandez à l’équipe quelles fonctionnalités et connexions sont prises en charge pour la configuration envisagée. Ne supposez pas que les modifications de réservation, les données de paiement ou les coordonnées des clients sont automatiquement transférées entre les systèmes ; confirmez le fonctionnement exact avant de remplacer vos outils actuels.
- Déterminez le document que le personnel doit utiliser pour confirmer les prestations réalisées.
- Convenez de la manière dont les références de réservation et de paiement seront rapprochées.
Testez la connexion là où le personnel travaille réellement
Une bonne couverture réseau à l’accueil ne garantit pas qu’un terminal se connectera de manière fiable à côté de chaque poste de coiffage. Vérifiez les emplacements prévus pour les paiements, y compris les cabines de soins éloignées de l’accueil. Renseignez-vous sur les modes de connexion pris en charge, les besoins en alimentation électrique et les éventuelles dépendances au réseau de votre salon.
Établissez une procédure simple pour les transactions interrompues ou dont le résultat est incertain. Avant de tenter un nouveau paiement, le personnel doit vérifier le statut de la transaction selon la procédure convenue, plutôt que de supposer qu’une réponse tardive signifie un échec. Vérifiez quelle assistance est disponible et la marche à suivre lorsque la connexion ne peut pas être rétablie.
- Vérifiez la qualité de la connexion à l’accueil et à chaque point de paiement envisagé.
- Installez les équipements de recharge à l’écart des zones de travail et de passage.
- Consignez la marche à suivre par le personnel lorsque le résultat d’un paiement est incertain.
Exemple concret : un rendez-vous, plusieurs modifications
Exemple hypothétique : un salon berlinois reçoit une réservation en ligne pour une coupe et une coloration. Lors de la consultation, la personne accepte un soin nourrissant supplémentaire, puis choisit un produit à acheter. Le coiffeur consigne les prestations réalisées, puis informe l’accueil que le rendez-vous est prêt à être encaissé.
La personne chargée de l’accueil vérifie que les prestations et le produit correspondent au montant final, puis encaisse le paiement par carte. Si une avance a été versée dans le cadre d’un dispositif distinct, le personnel la vérifie d’abord et détermine le solde restant dû. Cet exemple décrit un processus à prévoir et ne prétend pas que toutes les étapes sont automatiquement reliées par le logiciel NeroPay.
Dans un petit salon sans personnel d’accueil, le coiffeur pourrait effectuer ces mêmes vérifications et apporter à la personne un terminal portable pris en charge. L’essentiel est de définir les responsabilités : une seule personne confirme le montant, vérifie le résultat et indique que le rendez-vous est réglé.
Clarifiez le versement des fonds et l’ensemble des conditions commerciales
La finalisation d’une transaction par carte et l’arrivée des fonds sur votre compte professionnel sont deux étapes distinctes. Renseignez-vous auprès de NeroPay sur les délais de versement en Allemagne, les heures limites, le traitement des week-ends, les rapports, les remboursements et les éventuelles retenues applicables. Vérifiez les moyens de paiement et les appareils pris en charge plutôt que de supposer qu’une carte particulière ou un mode de paiement privilégié localement est accepté.
Avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Demandez une proposition qui distingue ces éléments et confirme la disponibilité des produits pour votre entreprise.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
La clientèle peut-elle payer directement au fauteuil ?
Cela dépend du terminal pris en charge et de la connectivité disponible dans votre configuration. Vérifiez les appareils proposés auprès de NeroPay et testez les emplacements prévus pour les paiements.
Les réservations en ligne mettront-elles automatiquement à jour le montant sur le terminal ?
Ne le présumez pas. Demandez à NeroPay de confirmer les connexions prises en charge et de montrer comment les modifications d’une réservation se traduisent en un montant final à payer.
Quand les recettes des paiements par carte seront-elles versées sur notre compte ?
Demandez le calendrier de versement et les conditions applicables à votre entreprise en Allemagne, notamment les heures limites, le traitement des week-ends et les retenues.