Choisissez où se déroule l’échange autour du paiement
Dans un salon, un cabinet de consultation ou lors d’un rendez-vous de réparation, l’encaissement à l’accueil permet au personnel de vérifier le montant final de la prestation en un seul endroit. Encaisser auprès du client peut éviter une seconde file d’attente, mais le personnel doit toujours disposer d’un moyen fiable de confirmer le montant et d’enregistrer le résultat du paiement dans le dossier du bon rendez-vous.
Pour les interventions en dehors de votre établissement d’Ashton-under-Lyne, renseignez-vous sur les terminaux et les connexions disponibles. Un appareil portable ne convient pas automatiquement à toutes les situations de mobilité. Vérifiez les connexions prises en charge, les besoins de recharge et ce qui se passe en cas de coupure de connexion avant de vous engager sur un appareil précis.
Lorsqu’un paiement semble incorrect, vérifiez avant de réessayer
Un écran figé, un reçu manquant ou une notification bancaire reçue par le client ne permettent pas, à eux seuls, de déterminer si un paiement a abouti. Répéter immédiatement le débit peut créer un autre problème. Fournissez au personnel une procédure de vérification ordonnée et désignez la personne qui prend le relais lorsque le résultat reste incertain.
Distinguez les informations du rendez-vous des preuves de paiement : une réservation indiquée comme terminée ne prouve pas que la transaction par carte a réussi. De même, ne supposez pas que modifier le montant d’une réservation modifie un paiement existant. Vérifiez les contrôles de transaction et les procédures de correction disponibles auprès de NeroPay.
- Marquez une pause et notez le montant, l’heure approximative et la référence du rendez-vous.
- Consultez les données disponibles sur le terminal ou dans l’historique des paiements pour connaître le résultat de la transaction.
- Comparez le montant confirmé au total convenu pour la prestation et à tout acompte enregistré.
- Si le statut reste incertain, faites remonter le problème par le canal d’assistance convenu avant de réessayer.
- Expliquez au client le résultat confirmé et la prochaine étape.
Exemple concret : un acompte oublié à l’accueil
Exemple hypothétique : un client réserve un rendez-vous de €70 et a déjà versé un acompte de €20. Lors de l’encaissement, un membre du personnel saisit €70 au lieu du solde de €50. Le client s’en aperçoit une fois le paiement effectué. La première étape consiste à vérifier à la fois l’enregistrement de l’acompte et la transaction effectuée sur le terminal, et non à simplement modifier le montant total du rendez-vous.
Un collègue habilité suit ensuite la procédure de correction confirmée pour le trop-perçu de €20 et explique ce qui a été demandé, en précisant tout délai de traitement confirmé. Conservez les références reliant le paiement initial et la correction au rendez-vous, sans copier les données complètes de la carte dans les notes. Le résultat est satisfaisant lorsque les enregistrements font apparaître un montant total de prestation de €70, l’acompte, le paiement ultérieur et la correction, sans écart inexpliqué.
Distinguez la confirmation du paiement du versement des fonds
Les clients doivent savoir si leur paiement a bien été effectué ; les responsables doivent également savoir quand les fonds devraient arriver sur leur compte. Ce sont deux questions différentes. Avant de choisir une solution de terminal, renseignez-vous sur les calendriers de versement, les heures limites, les retenues et la manière dont les remboursements ou autres ajustements apparaissent dans les rapports.
Déterminez qui examine les écarts en fin de journée. Comparez les paiements et les corrections confirmés aux soldes des rendez-vous, plutôt que de vous attendre à ce que le montant total de chaque réservation corresponde à une seule transaction sur le terminal. Les acomptes, les prestations supplémentaires et les visites fractionnées peuvent tous nécessiter une traçabilité plus claire.
Demandez une analyse de votre processus d’encaissement avant de choisir votre équipement
Fournissez à NeroPay une brève description de vos lieux d’encaissement, des passations entre membres du personnel et des corrections les plus courantes. Demandez à l’équipe de confirmer la disponibilité des appareils, la connectivité, les fonctionnalités prises en charge, les conditions commerciales et la procédure à suivre pour les transactions non résolues. Ne supposez pas que le logiciel de réservation et les enregistrements du terminal se mettent automatiquement à jour mutuellement ; faites confirmer toute intégration proposée.
Les logiciels NeroBooking, NeroPOS et NeroWeb peuvent être inclus avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Avant de choisir votre configuration, examinez avec l’équipe un encaissement habituel et un scénario d’erreur de paiement.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Les clients doivent-ils payer à l’accueil ou sur le lieu de leur rendez-vous ?
Choisissez l’endroit où le personnel peut confirmer le solde de manière fiable et où les clients peuvent payer confortablement. Vérifiez la connectivité et la manière dont le résultat du paiement est transmis au dossier du rendez-vous.
Que doit faire le personnel si un client affirme avoir été débité deux fois ?
Vérifiez les enregistrements des transactions avant de tirer une conclusion à partir des seules notifications bancaires. Transmettez les cas non résolus au service compétent et suivez la procédure de correction confirmée si un paiement en double est avéré.
Puis-je supposer qu’un remboursement parvient immédiatement au client ?
Non. Confirmez la procédure applicable et le délai prévu avant de les expliquer au client. Distinguez la demande de correction de la réception des fonds par le client.