1. Un article semble présenter une anomalie : vérifiez d’abord son identité
Partez de l’article en rayon plutôt que de son seul nom. Des descriptions similaires peuvent masquer des différences de taille, de couleur ou de quantité par lot, ou encore d’anciennes fiches produit. Comparez l’identifiant figurant sur le produit ou son emballage avec la fiche utilisée en caisse. Si vous utilisez des codes-barres, vérifiez quel article le code scanné sélectionne réellement.
NeroPOS propose la gestion des produits et des commandes, des variantes, des fonctions de contrôle des stocks et des processus de réception. Il convient de vérifier dans votre installation comment ces fonctions s’appliquent à un article ou à une variante en particulier. Ne supposez pas que deux variantes partagent un même solde de stock, ni que chacune dispose d’un solde distinct, sans vérifier la configuration.
- Notez l’identifiant de l’article, sa description, sa variante et l’unité utilisée pour le comptage.
- Recherchez les fiches produit similaires ou en double.
- Vérifiez si les quantités correspondent à des articles individuels, à des lots ou à une autre unité.
2. Le comptage change sans cesse : fixez un instant de référence précis
Un comptage effectué pendant que les clients achètent et que le personnel déballe les livraisons peut être exact tout en différant des données de caisse consultées plus tard. Notez l’heure du comptage et identifiez tous les mouvements intervenus entre cette heure et celle du chiffre enregistré. Isoler temporairement le stock compté peut être utile, à condition de ne pas compromettre la sécurité des accès ni le service habituel aux clients.
Recomptez l’article de manière indépendante, en incluant les rayons concernés, les zones de stockage et le stock mis de côté pour les commandes. Distinguez le stock vendable des marchandises endommagées et des retours clients en attente de contrôle. L’emplacement physique indique où se trouve un article ; son statut indique s’il doit être inclus dans la quantité que vous comparez.
- Notez l’heure du comptage et celle à laquelle correspond le chiffre indiqué en caisse.
- Recomptez tous les emplacements concernés sans vous appuyer sur le premier résultat.
- Répertoriez les ventes, les livraisons et les autres mouvements survenus entre ces deux heures.
3. L’écart persiste : reconstituez l’historique des quantités
Prenez comme point de départ le dernier comptage fiable. Ajoutez les réceptions de stock confirmées, soustrayez le stock vendu ou sorti pour d’autres raisons, puis examinez les retours et les ajustements en fonction de ce qui s’est physiquement produit. Appuyez-vous sur les documents disponibles plutôt que sur vos souvenirs. L’arrivée d’une livraison en magasin ne prouve pas que sa quantité a été saisie correctement, et un remboursement ne prouve pas que l’article a réintégré le stock vendable.
Vérifiez individuellement les transactions concernées : identifiant de l’article, quantité, heure et statut. Lorsque des données sont disponibles, recherchez les commandes annulées, les échanges, les doublons et les corrections. Les commandes NeroWeb peuvent suivre le processus de traitement existant, mais cela ne garantit pas que le stock se met automatiquement à jour sur tous les canaux. Confirmez quel événement lié à la commande affecte le stock dans votre configuration et évitez de compter deux fois la même commande.
- Comparez les documents de livraison à la quantité réellement reçue et enregistrée.
- Retracez les ventes et les retours de l’article concerné sur la période examinée.
- Examinez les ajustements manuels et leurs motifs à l’aide des données disponibles.
4. Un manque de six unités : un exemple hypothétique
Exemple fictif : un commerçant compte 18 carnets, alors que le stock enregistré en caisse est de 24. L’identifiant et l’unité de comptage correspondent. Le précédent comptage vérifié était de 30, et le commerçant retrouve six ventes effectuées depuis. Cela explique le solde enregistré de 24, mais pas le comptage physique de 18.
Le commerçant retrouve ensuite une note indiquant que six carnets endommagés par l’eau ont été retirés du rayon. Ils sont toujours dans une boîte séparée en attente d’élimination, et aucun ajustement de stock correspondant n’a été enregistré. L’écart a désormais une explication : le stock enregistré en caisse et le comptage traitaient ces six articles différemment.
Avant de modifier quoi que ce soit, le commerçant vérifie comment le stock endommagé doit être enregistré dans sa configuration. Une fois la correction autorisée effectuée, la réussite se vérifie concrètement ainsi : le comptage du stock vendable et l’enregistrement correspondant indiquent tous deux 18 au même instant de référence, avec un motif documenté. Un ajustement inexpliqué de moins six aurait fait concorder les chiffres sans résoudre le problème de processus.
5. Corrigez une cause connue ou signalez une cause inexpliquée
Si les éléments recueillis révèlent une réception non enregistrée, une quantité incorrecte ou une sortie non consignée, faites vérifier la correction par la personne responsable. Conservez ensemble le comptage initial, les références justificatives et le motif. Évitez de supprimer ou d’écraser des éléments simplement pour faire concorder les totaux. Vérifiez ensuite à nouveau l’article concerné après le prochain mouvement de stock habituel.
Si la cause reste incertaine, cessez les ajustements fondés sur des suppositions et demandez à votre administrateur système ou à votre interlocuteur d’assistance de mener une investigation. Fournissez l’identifiant concerné, les quantités attendues et constatées, l’heure du comptage, les références des commandes ou des réceptions pertinentes et les vérifications déjà effectuées. Pour NeroPOS, demandez à l’équipe de confirmer les contrôles de stock effectivement en place, le fonctionnement des commandes et les éventuelles connexions prises en charge dans votre installation.
- Désignez une personne chargée d’approuver et de documenter la correction.
- Pour transmettre le problème au niveau d’assistance supérieur, décrivez un exemple reproductible plutôt que de formuler une réclamation générale.
- Vérifiez que le prochain mouvement de stock entraîne la variation de quantité attendue.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Dois-je ajuster immédiatement la quantité en stock ?
Conservez les chiffres d’origine et commencez par rechercher la cause. Si une correction urgente est nécessaire pour poursuivre les ventes, consignez l’heure du comptage, le motif et l’autorisation afin que l’écart initial puisse encore être examiné.
Un remboursement client augmente-t-il toujours le stock ?
Ne le supposez pas. Vérifiez si l’article a été physiquement retourné, s’il peut être remis en vente et comment votre installation traite cette opération. Un remboursement et un retour en stock sont deux événements distincts.
Les commandes en ligne mettent-elles automatiquement à jour toutes les données de stock ?
Cela dépend de la configuration réelle. Les commandes NeroWeb peuvent suivre le processus de traitement existant, mais vous devez confirmer où le stock est conservé et quels événements le modifient avant de vous fier aux quantités indiquées sur les différents canaux.
Que dois-je envoyer à l’assistance ?
Transmettez l’identifiant de l’article, ses options, les quantités, les horodatages et les références des transactions concernées via le canal d’assistance convenu. Indiquez les vérifications effectuées et évitez de communiquer des informations clients inutiles.