1. Vérifier la commande d’origine avant d’enregistrer la livraison
Partez de la commande convenue avec le client, et non du bon de préparation ou des souvenirs du chauffeur. Vérifiez le compte client, la référence de commande, les désignations des articles, les quantités et les unités. Dix cartons et dix articles à l’unité correspondent à des instructions différentes, même lorsque la désignation du produit semble identique.
Conservez les quantités d’origine comme base de référence. Si le client modifie la commande, distinguez cette modification d’un manquant : un article annulé d’un commun accord n’est pas un article qui reste dû. Si le document de travail ne permet pas de faire clairement cette distinction, conservez un document complémentaire selon la procédure convenue au sein de votre équipe.
- Retrouvez la commande convenue et vérifiez toute modification ultérieure demandée par le client.
- Confirmez l’unité de mesure de chaque ligne concernée.
- Déterminez qui assurera le suivi du reliquat après la livraison.
2. Confirmer le fonctionnement de votre circuit documentaire selon les fonctions activées
NeroTrade prend en charge les processus de vente en gros, notamment les bons de livraison, les comptes professionnels, les factures, les relevés de compte, les tournées et les encaissements. Vérifiez les fonctions activées pour votre entreprise avant de choisir une procédure. Ces fonctionnalités ne permettent pas, à elles seules, de déterminer si votre configuration conserve un reliquat de commande, associe plusieurs bons de livraison à une même commande ou reporte les quantités restant à livrer.
Passez en revue le processus réel avec la personne responsable de votre configuration. Si les documents peuvent être liés, déterminez comment leurs références restent visibles. Dans le cas contraire, convenez d’un suivi contrôlé des articles restant à livrer, mentionnant la commande d’origine et la référence de chaque livraison. L’objectif est d’assurer la traçabilité, et non de créer une deuxième commande qui risquerait d’être exécutée à nouveau par erreur.
- Vérifiez comment la commande initiale est conservée après l’établissement du premier document de livraison.
- Confirmez où les quantités restantes seront enregistrées et vérifiées.
- Définissez comment les corrections sont traitées sans masquer ce qui s’est passé.
3. Enregistrer ce qui est arrivé, pas seulement ce qui a quitté l’entrepôt
La préparation, l’expédition et la livraison sont des événements distincts. La quantité chargée dans un véhicule peut différer de celle acceptée par le client. Consignez le résultat réel, y compris les quantités manquantes, les marchandises refusées ou les articles endommagés, selon le processus convenu. Indiquez clairement la date de livraison et la référence du document afin de pouvoir rattacher les demandes ultérieures au bon passage.
Exemple hypothétique : un café commande 12 caisses de jus et huit caisses d’eau dans le cadre de la commande W1042. Lors de la première livraison, il accepte neuf caisses de jus et les huit caisses d’eau. La commande initiale reste de 12 et huit ; l’enregistrement de livraison indique neuf et huit ; le suivi des quantités restant à livrer indique trois caisses de jus. Ne réduisez pas la commande initiale de jus à neuf caisses et ne créez pas une nouvelle commande sans lien avec la première pour les trois caisses restantes.
- Comparez les quantités acceptées avec celles figurant dans l’enregistrement d’expédition.
- Consignez tout écart et sa raison, si elle est connue.
- Vérifiez que la quantité commandée sur chaque ligne est comptabilisée comme livrée, restant à livrer ou ayant fait l’objet d’une modification explicite.
4. Définir clairement la suite à donner aux articles restant à livrer
Toute quantité restant à livrer doit avoir un responsable et faire l’objet d’une décision. Demandez au client s’il souhaite une livraison ultérieure, un retrait ou l’annulation des articles restants. Une nouvelle livraison peut convenir au client, mais nécessite une coordination avec l’équipe chargée des tournées ; un retrait nécessite une remise clairement organisée ; une annulation nécessite une modification explicite plutôt qu’un ajustement du solde sans trace.
Dans cet exemple hypothétique, le café accepte de recevoir les trois caisses de jus restantes lors d’une livraison ultérieure. Consignez cet accord et désignez la personne chargée de l’organiser. Tout document de livraison ultérieur doit reprendre la référence de la commande initiale dans le cadre du processus disponible ou au moyen d’un renvoi convenu. Informez le client des quantités restantes et des prochaines étapes, sans promettre de date non confirmée.
- Confirmez la préférence du client pour chaque ligne restant à honorer.
- Désignez la personne responsable de l’organisation de la prochaine exécution de la commande.
- Consultez le suivi des quantités restant à livrer avant de préparer toute nouvelle livraison.
5. Rapprocher les documents avant de solder le reliquat
Avant d’émettre une facture, demandez au service comptable de confirmer les quantités et les références qu’elle doit couvrir selon le processus commercial convenu. Ne supposez pas que l’établissement d’un bon de livraison crée également la bonne facture ou met à jour un relevé de compte. Vérifiez le fonctionnement réel du processus activé, en particulier lorsque la commande est exécutée en plusieurs passages.
Le critère de réussite observable est simple : un autre membre de l’équipe doit pouvoir partir de la commande initiale et expliquer chaque quantité sans interroger le chauffeur. Pour W1042, cela signifie retrouver la première livraison de neuf caisses de jus, la livraison ultérieure de trois caisses et aucun solde inexpliqué. Votre prochaine action consiste à tester un exemple de livraison fractionnée dans votre propre processus avant de l’appliquer à des commandes réelles.
- Rattachez les références de livraison à la commande initiale et aux factures correspondantes.
- Vérifiez que les quantités livrées n’ont pas été comptées deux fois.
- Ne soldez les quantités restant à livrer que lorsqu’elles sont justifiées par une livraison ou une modification convenue.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Devons-nous modifier la commande initiale pour qu’elle corresponde à une livraison partielle ?
Pas simplement parce qu’une quantité inférieure de marchandises est arrivée. Conservez le besoin initial et enregistrez séparément la livraison réelle. Traitez toute modification convenue avec le client comme un changement distinct.
NeroTrade reporte-t-il automatiquement les quantités restant à livrer ?
Confirmez ce point avec l’équipe pour la configuration activée dans votre cas. La prise en charge des bons de livraison et des factures ne confirme pas, à elle seule, la gestion automatique des reliquats de commande.
Que faire si un manquant est constaté après l’émission des documents ?
Suivez la procédure de correction convenue, conservez la référence d’origine et consignez l’écart. Informez la personne chargée du suivi des quantités restant à livrer et demandez au service comptable de vérifier les documents concernés.