Définir la période avant de discuter du solde
Commencez par sélectionner le bon compte professionnel du client et indiquer clairement la plage de dates. Précisez si le relevé présente les mouvements sur cette période ou tous les postes non soldés à la date d’arrêté. Ces deux présentations répondent à des questions différentes : une vue par période permet d’examiner les mouvements récents, tandis qu’une vue des postes non soldés permet d’identifier ce qui reste en suspens.
Vérifiez la cohérence de tout solde d’ouverture avec les écritures antérieures. Si un client possède plusieurs établissements ou comptes d’achat, précisez le compte concerné par le relevé, plutôt que de supposer que son service comptable le reconnaîtra. Un relevé arrêté au 30 avril ne reflétera pas nécessairement un paiement enregistré le 1 mai ; expliquez ce décalage de dates plutôt que de le considérer comme un désaccord.
- Confirmez le nom et la référence du compte.
- Indiquez la période, la date d’arrêté et le type de relevé.
- Vérifiez le solde d’ouverture par rapport aux écritures précédentes.
Utiliser des références qui aident le client à retrouver les justificatifs
Pour chaque facture, utilisez systématiquement le numéro et la date enregistrés. Lorsque cela est pertinent et que ces informations sont disponibles, incluez la référence du bon de commande du client ou celle d’un bon de livraison associé. Ne remplacez pas un document par un autre : un bon de livraison permet de retracer une livraison, tandis qu’une facture constate le montant facturé. Le client peut avoir besoin des deux pour examiner une question.
Vérifiez les paiements enregistrés à partir des informations dont vous disposez. Si un client indique avoir payé, mais que vous ne parvenez pas encore à rapprocher le paiement, demandez-lui la date, le montant et la référence du paiement par votre canal de contact professionnel habituel. Présentez-le comme un paiement en attente de rapprochement, et non comme une régularisation confirmée. Évitez de demander des informations bancaires inutiles.
Séparer le relevé des questions à traiter
Veillez à ce que le relevé reste fidèle aux écritures du compte. Présentez les points non résolus dans une liste de questions distincte ou dans un message d’accompagnement, en utilisant les mêmes références. Par exemple, distinguez une facture contestée par le client d’un ajustement effectivement comptabilisé. Sinon, un total révisé qui semble utile risque d’être pris pour un solde de compte accepté par les deux parties.
Cette séparation rend également l’échange plus utile. Au lieu de demander au client d’expliquer l’ensemble d’un solde, posez une question précise par point : quelle livraison est concernée, quelle référence de paiement a été utilisée ou quel document manque ? Désignez un responsable interne pour chaque question et convenez d’une date à laquelle le client recevra des nouvelles, sans promettre de résultat avant la fin des vérifications.
- Indiquez chaque référence avec la question correspondante à côté.
- Précisez ce qui est confirmé et ce qui reste à vérifier.
- Consignez le nom de la personne chargée des vérifications et la date du prochain contact.
Exemple fictif : remplacer un total vague par un échange clair
Avant : un fournisseur envoie un e-mail à un client : « Votre solde d’avril est de £1,240. Merci de procéder au règlement. » Le client répond qu’il a déjà payé £400 et qu’une livraison était incomplète. Aucun des deux messages ne précise la facture, la date de paiement ou le bon de livraison concernés ; la discussion reste donc au point mort.
Après : le fournisseur envoie le relevé du compte T104, couvrant la période du 1 au 30 avril, et écrit : « Le solde de clôture comptabilisé au 30 avril est de £1,240. Vous nous avez signalé un paiement de £400 effectué le 1 mai ; merci de nous confirmer sa référence afin que nous puissions le rapprocher des écritures correspondantes. Votre question sur les quantités concerne la facture INV-218 et le bon de livraison DN-206. Nous vérifions ce point séparément ; aucun ajustement n’a encore été comptabilisé. »
Le message d’accompagnement indique ensuite le nom de l’interlocuteur chez le fournisseur et propose une date pour faire le point. Il ne présente pas £840 comme un solde accepté par les deux parties au seul motif que le client a signalé un paiement. Le résultat est concret : le client peut identifier précisément les documents, fournir la référence manquante et comprendre quel point reste à l’étude.
Vérifier la transmission, puis communiquer une prochaine action précise
Avant l’envoi, demandez à un collègue de suivre une facture depuis le relevé jusqu’aux pièces justificatives. Peut-il identifier le compte, comprendre la date d’arrêté et retrouver la question associée sans vous demander d’explications ? Si ce n’est pas le cas, améliorez les références ou le message d’accompagnement. Envoyez le relevé à l’interlocuteur approprié chez le client, par le canal habituel convenu.
NeroTrade prend en charge les processus du commerce de gros, notamment les bons de livraison, les comptes clients professionnels, les factures, les relevés, les tournées et les encaissements. Vérifiez quelles fonctions sont activées pour votre compte marchand avant de décider comment préparer ou récupérer les documents. Quel que soit le processus utilisé, votre prochaine étape reste la même : examinez le relevé d’un client, clarifiez les références ambiguës et demandez uniquement les informations nécessaires pour faire avancer chaque question en suspens.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Une facture contestée doit-elle disparaître du relevé ?
Ne la supprimez pas simplement pour faciliter la discussion. Veillez à ce que le relevé reste cohérent avec les écritures comptabilisées et expliquez le litige séparément. Faites apparaître tout ajustement une fois qu’il a été vérifié et comptabilisé.
Que faire si un paiement est arrivé après la date d’arrêté ?
Expliquez que le relevé reflète les écritures à sa date d’arrêté. Une fois le paiement ultérieur confirmé et rapproché des écritures correspondantes, fournissez si nécessaire une situation actualisée, en la distinguant clairement du relevé initial.
Dois-je joindre tous les bons de livraison ?
Pas nécessairement. Commencez par fournir des références claires et joignez les pièces justificatives lorsqu’elles permettent de répondre à une question précise. Avant l’envoi, vérifiez que les pièces jointes concernent bien le bon compte client.