1. Préparez les informations de référence de vos documents comptables
Conservez une fiche de référence indiquant le nom de votre entreprise, son éventuel nom commercial, ses coordonnées et la personne responsable des questions de tenue comptable. Utilisez systématiquement les mêmes informations pour identifier vos documents. Si des documents plus anciens portent un nom ou une adresse différents, signalez-le plutôt que de modifier les originaux.
Faites ensuite l’inventaire de ce dont vous disposez déjà : documents de vente, factures fournisseurs, justificatifs de dépenses, relevés de paiement et éventuels tableurs comptables existants. Notez où chaque ensemble est conservé et les dates qu’il couvre. Cela aide la personne chargée de votre comptabilité à repérer les éléments manquants sans avoir à parcourir plusieurs boîtes de réception.
- Créez une fiche de référence unique regroupant les informations de l’entreprise et les emplacements des documents comptables.
- Dressez une liste distincte des documents manquants afin de ne pas les perdre de vue pendant la configuration.
2. Définissez la date de début des documents à reprendre
Choisissez une date de début précise avec la personne chargée de votre comptabilité avant de saisir un volume important de documents en attente. Commencer par une période récente peut faciliter la gestion du travail initial, tandis que l’intégration de documents plus anciens peut apporter davantage de contexte. En contrepartie, cela nécessite des vérifications supplémentaires et augmente le risque de doublons avec des travaux déjà effectués ailleurs.
Ne supposez pas que chaque ligne de tableur ou de relevé doit donner lieu à un nouvel enregistrement. Demandez à la personne chargée de votre comptabilité ce qui doit être transféré et comment traiter les éléments en suspens ou les totaux existants. Gardez les pièces justificatives anciennes accessibles, même si elles ne relèvent pas de la période de départ convenue.
- Consignez la date de début et le périmètre convenus.
- Identifiez les écritures déjà saisies dans un autre système.
- Conservez les points de départ non résolus dans une liste de questions partagée.
3. Organisez les recettes, les dépenses et les pièces justificatives
Regroupez les pièces justificatives de manière à ce qu’une personne qui ne les connaît pas puisse s’y retrouver. Pour chaque recette ou dépense, cherchez à établir la date, le montant, le client ou le fournisseur, l’objet et la pièce justificative lorsqu’elle est disponible. Conservez les fichiers originaux intacts et utilisez des noms de fichiers cohérents dans vos dossiers.
Une vente enregistrée, un paiement client et une somme reçue sur un compte peuvent correspondre à différentes étapes d’une même opération. Les traiter comme des recettes distinctes pourrait créer des doublons. De même, un reçu et le paiement correspondant ne constituent pas automatiquement deux dépenses. Demandez à la personne chargée de votre comptabilité comment les enregistrer et vérifiez les options correspondantes dans votre compte NeroBooks actuel.
- Séparez les documents nécessitant des explications de ceux qui sont prêts à être saisis.
- Signalez les doublons potentiels plutôt que de supprimer les justificatifs.
- Notez les éléments manquants lorsqu’un reçu ou une facture est introuvable.
4. Déterminez qui saisit, vérifie et résout les questions
Convenez des responsabilités avant la première vérification. Vous pouvez rassembler les documents et expliquer les achats pendant que la personne chargée de votre comptabilité vérifie leur classement. Cette personne peut aussi prendre en charge la saisie à partir des documents que vous fournissez. En faire davantage vous-même peut réduire le travail de transmission, mais uniquement si la méthode est cohérente et convenue ensemble.
Fixez un rythme de vérification adapté au volume d’activité et choisissez où regrouper les questions en attente. Pour chaque question, indiquez la référence du document, les points à expliquer et la personne qui répondra. Vérifiez les options d’accès ou de partage disponibles dans votre compte actuel plutôt que de supposer que la personne chargée de votre comptabilité peut tout consulter.
- Désignez une personne responsable pour la collecte des documents, la saisie et la vérification.
- Convenez du moment où les questions seront examinées et de la personne qui y répondra.
- Confirmez les modalités de partage des écritures et des rapports.
5. Testez un petit lot avant de poursuivre
Exemple fictif : une nouvelle entreprise de jardinage dispose de six factures clients, de quatre reçus d’achat et d’un relevé de paiements pour sa première semaine. La personne qui dirige l’entreprise rassemble ces documents, mais remarque qu’un paiement client figure à la fois dans un tableur et sur le relevé. Elle signale ce doublon potentiel et demande à la personne chargée de sa comptabilité comment l’enregistrer, plutôt que de saisir les deux éléments comme de nouvelles recettes.
Utilisez un lot de taille tout aussi raisonnable pour tester votre propre méthode de travail. Le critère de réussite observable est la traçabilité : pouvez-vous sélectionner une écriture, retrouver sa pièce justificative et expliquer son montant sans chercher à plusieurs endroits ? Examinez un rapport disponible avec la personne chargée de votre comptabilité et analysez les écarts inexpliqués avant de traiter le reste.
- Choisissez un petit lot comprenant à la fois des recettes et des dépenses.
- Vérifiez chaque élément à l’aide de ses justificatifs.
- Clarifiez les écritures ambiguës et consignez la méthode convenue pour les prochains lots.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Dois-je retrouver tous mes anciens reçus avant de commencer ?
Pas nécessairement. Convenez de la période de départ avec la personne chargée de votre comptabilité, rassemblez les documents disponibles et dressez une liste claire des justificatifs manquants. N’inventez pas de détails pour combler les lacunes.
Dois-je classer les documents moi-même ou confier cette tâche à la personne chargée de ma comptabilité ?
Convenez ensemble de la répartition des tâches. Rassembler les documents et expliquer les opérations constitue une préparation utile, même si la personne chargée de votre comptabilité s’occupe de la saisie et de la vérification. Évitez que deux personnes saisissent le même lot chacune de leur côté.
Puis-je supposer que NeroBooks se connecte à ma banque ou transmet des déclarations ?
Non. Vérifiez les fonctionnalités précises de votre compte actuel. Organisez votre préparation en fonction des documents auxquels vous avez accès, plutôt que de supposer qu’une connexion bancaire ou une fonction de transmission des déclarations est disponible.
Que dois-je faire après le lot test ?
Demandez à votre comptable d’examiner les questions en suspens, de valider la méthode de travail et de convenir du prochain lot. Conservez les mêmes règles de nommage des documents et les mêmes procédures de vérification pour la suite.